Dodatek o zpracování osobních údajů

1. Co to je

Tento Dodatek je součástí Obchodních podmínek mezi společností GK Tools Ltd (číslo společnosti 16434833, sídlo 483 Green Lanes, London, N13 4BS, registrace u ICO ZB899192 (otevře se v nové kartě); „my“, „nás“) a každým Podnikem, který používá Appoint Me. Stanoví, jak vaším jménem zpracováváme osobní údaje, jak vyžaduje článek 28 UK GDPR.

2. Role

U osobních údajů o vašich zákaznících, které procházejí přes Appoint Me (jména, kontaktní údaje, rezervace, poznámky, platební reference), jste správcem vy a my jsme váš zpracovatel. (U vašeho vlastního účtu, fakturace a našich marketingových stránek jsme správcem my; viz naše Zásady ochrany osobních údajů.)

3. Rozsah zpracování

Předmět: provoz vaší rezervační stránky a administrace. Doba trvání: po dobu, kdy máte účet, plus doba uchování uvedená v našich Zásadách ochrany osobních údajů. Povaha a účel: ukládání a zobrazování rezervací, odesílání potvrzení a připomínek rezervací, evidence záloh a plateb dárkovými poukazy a další funkce Služby. Typy údajů: identifikační a kontaktní údaje, podrobnosti a historie rezervací, poznámky, které přidáte vy nebo vaši zákazníci, recenze (hodnocení, komentář a případné fotky) a platební reference. Subjekty údajů: vaši zákazníci a vaši zaměstnanci.

Nabídky a novinky: když se vaše rezervační stránka ptá zákazníků, zda jim smíte posílat nabídky a novinky, zaznamenáme vaším jménem každou odpověď s přesným zobrazeným zněním, jeho jazykem, datem a časem, IP adresou a prohlížečem a tento záznam uchováme šest let od poslední volby zákazníka. Zákazníci mohou souhlas kdykoli odvolat ve svém účtu nebo přes odkaz ve vašich e-mailech o rezervaci a odvolání, které vám sdělí přímo, můžete zaznamenat vy.

4. Naše závazky jako vašeho zpracovatele

Budeme:

• zpracovávat tyto údaje jen na základě vašich doložených pokynů (používání Služby je vaším pokynem), pokud britské právo nevyžaduje jinak; v takovém případě vám to předem sdělíme, pokud to zákon dovolí;
• zajišťovat, aby každý, komu k nim umožníme přístup, byl vázán mlčenlivostí;
• chránit je vhodnými technickými a organizačními opatřeními, včetně šifrovaných spojení, hashovaných hesel a řízení přístupu, díky kterému zůstávají data každého Podniku jen jeho;
• přiměřeně vám pomáhat odpovídat na žádosti vašich zákazníků týkající se ochrany údajů a plnit vaše vlastní povinnosti v oblasti zabezpečení a hlášení úniků;
• přiměřeně vám pomáhat, pokud provádíte posouzení vlivu na ochranu osobních údajů nebo konzultujete ICO;
• upozornit vás, pokud se domníváme, že by váš pokyn porušil právo na ochranu osobních údajů, abyste se mohli rozhodnout, co dál;
• bez zbytečného odkladu vás informovat, pokud zjistíme únik osobních údajů týkající se vašich dat;
• po zrušení vašeho účtu tyto údaje smazat nebo vrátit podle našich Zásad ochrany osobních údajů a ponechat si jen to, co nám ukládá zákon; a
• poskytnout informace přiměřeně potřebné k prokázání, že tyto závazky plníme, a umožnit audity tam, kde to UK GDPR vyžaduje.

5. Dílčí zpracovatelé

Udělujete nám obecné oprávnění využívat tyto dílčí zpracovatele: allhost.io (servery ve Spojeném království, na kterých Služba běží); Microsoft 365, Microsoft Ireland Operations Ltd (potvrzení a připomínky rezervací a přihlašovací e-maily); Google (ochrana formulářů před roboty Google reCAPTCHA a Firebase Cloud Messaging pro oznámení na Androidu); Apple (Apple Push Notification service pro oznámení na iPhonu a iPadu); a Esendex (dříve Voodoo SMS), provozovaný společností Commify UK Limited (číslo společnosti 04217280), data uložená ve Spojeném království (přihlašovací kódy a SMS k termínům, pokud je zapnete). Zálohy, dárkové poukazy a další platby kartou, které přijímáte, jdou přímo na váš vlastní účet Stripe a zpracovává je Stripe podle vaší vlastní smlouvy se Stripe, nikoli jako náš dílčí zpracovatel. AI recepční, kterou připojíte, je váš vlastní dodavatel, kterého si vybíráte a řídíte vy. Vaše obecné oprávnění se vztahuje i na Anthropic, Anthropic Ireland, Limited (Claude), a Google (Gemini), které navrhují odpovědi na vaše zprávy podpoře, když o to někdo z našeho týmu požádá, a pohánějí volitelného asistenta ve vašem přehledu (navrhuje e-maily a odpovídá na otázky o Službě na základě údajů o vašem podniku a toho, co váš tým napíše, nikdy ne jmen, kontaktních údajů či rezervací vašich zákazníků). Podle svých komerčních podmínek na ničem z toho nesmí trénovat své modely.

Před přidáním nebo nahrazením dílčího zpracovatele dáme Podnikům s přiměřeným předstihem vědět a můžete vznést námitku z oprávněných důvodů ochrany údajů; pokud námitku nevyřešíme, můžete službu zrušit podle Podmínek.

6. Předávání

Naše servery jsou ve Spojeném království. Google a Apple mohou zpracovávat údaje pro oznámení a ochranu před roboty ve Spojených státech a Microsoft může zpracovávat e-mailová data mimo Spojené království. Pokud dílčí zpracovatel předává údaje vašich zákazníků mimo Spojené království, zajistíme, aby se na předání vztahovalo britské rozšíření rámce EU-US Data Privacy Framework, mezinárodní smlouva o předávání údajů ICO nebo její dodatek ke standardním smluvním doložkám EU, a používáním příslušných funkcí nám k těmto předáním dáváte pokyn. Anthropic a Google mohou zpracovávat zprávy podpoře a požadavky na asistenta ve Spojených státech se stejnými zárukami.

7. Kontakt

Máte otázky k tomuto Dodatku? Napište na support@appointme.com nebo na adresu GK Tools Ltd, 483 Green Lanes, London, N13 4BS.