Databehandleraftale

1. Hvad det er

Denne aftale er en del af de vilkår og betingelser, der gælder mellem GK Tools Ltd (selskabsnummer 16434833, hjemsted på 483 Green Lanes, London, N13 4BS, ICO-registrering ZB899192 (åbner i en ny fane) — »vi«, »os«) og hver Virksomhed, der bruger Appoint Me. Den beskriver, hvordan vi behandler personoplysninger på dine vegne, som artikel 28 i den britiske GDPR kræver.

2. Rollerne

For personoplysninger om dine kunder, der løber gennem Appoint Me — navne, kontaktoplysninger, bookinger, noter, betalingsreferencer — er du dataansvarlig, og vi er din databehandler. (For din egen konto, faktureringen og vores markedsføringssider er vi dataansvarlige; se vores privatlivspolitik.)

3. Behandlingens omfang

Genstand: at drive din bookingside og dit adminpanel. Varighed: så længe du har en konto, plus opbevaringsperioden i vores privatlivspolitik. Karakter og formål: at gemme og vise bookinger, sende bookingbekræftelser og påmindelser, registrere depositum og gavekortbetalinger samt Tjenestens øvrige funktioner. Typer af oplysninger: identitets- og kontaktoplysninger, bookingoplysninger og -historik, noter som du eller dine kunder tilføjer, anmeldelser (bedømmelse, kommentar og eventuelle billeder) og betalingsreferencer. Registrerede: dine kunder og dine medarbejdere.

Tilbud og nyheder: når din bookingside spørger kunder, om du må sende dem tilbud og nyheder, registrerer vi hvert svar på dine vegne med den nøjagtige viste ordlyd, dens sprog, dato og klokkeslæt, IP-adresse og browser, og opbevarer registreringen i seks år efter kundens seneste valg. Kunder kan til enhver tid trække samtykket tilbage via deres konto eller linket i dine booking-e-mails, og du kan registrere en tilbagetrækning, de giver dig direkte.

4. Vores forpligtelser som din databehandler

Vi vil:

• kun behandle oplysningerne efter dine dokumenterede instrukser — at bruge Tjenesten er din instruks — medmindre britisk lov kræver andet, og i så fald siger vi det først, hvor loven tillader det;
• sikre, at alle vi giver adgang, er underlagt tavshedspligt;
• beskytte dem med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder krypterede forbindelser, hashede adgangskoder og adgangsstyring, der holder hver Virksomheds data private for netop den Virksomhed;
• hjælpe dig med rimelig bistand til at svare på dine kunders anmodninger om databeskyttelse og til at opfylde dine egne forpligtelser om sikkerhed og anmeldelse af brud;
• hjælpe dig med rimelig bistand, når du foretager en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse eller hører ICO;
• sige det til dig, hvis vi mener, at en instruks fra dig vil være i strid med databeskyttelseslovgivningen, så du kan beslutte, hvad du vil gøre;
• sige det til dig uden unødig forsinkelse, hvis vi bliver opmærksomme på et brud på persondatasikkerheden, der berører dine oplysninger;
• ved lukning af din konto slette eller tilbagelevere oplysningerne som beskrevet i vores privatlivspolitik og kun gemme det, loven kræver af os; og
• stille de oplysninger til rådighed, der med rimelighed er nødvendige for at vise, at vi lever op til forpligtelserne, og muliggøre revisioner, hvor UK GDPR kræver det.

5. Underdatabehandlere

Du giver os en generel godkendelse til at bruge disse underdatabehandlere: allhost.io (de britiske servere, som Tjenesten kører på); Microsoft 365, Microsoft Ireland Operations Ltd (bookingbekræftelser, påmindelser og login-e-mails); Google (botbeskyttelse med Google reCAPTCHA i formularer og Firebase Cloud Messaging til notifikationer på Android); Apple (Apple Push Notification service til notifikationer på iPhone og iPad); og Voodoo SMS (loginkoder og sms'er om aftaler, hvis du slår dem til). Depositum, gavekort og andre kortbetalinger, du tager imod, betales direkte ind på din egen Stripe-konto og behandles af Stripe under din egen aftale med Stripe, ikke som vores underdatabehandler. En AI-receptionist, du forbinder, er din egen leverandør, valgt og instrueret af dig.

Vi giver Virksomheder rimeligt varsel, før vi tilføjer eller udskifter en underdatabehandler, og du kan gøre indsigelse på rimelige databeskyttelsesgrunde; kan vi ikke løse indsigelsen, kan du opsige efter vilkårene.

6. Overførsler

Vores servere står i Storbritannien. Google og Apple kan behandle data om notifikationer og botbeskyttelse i USA, og Microsoft kan behandle e-maildata uden for Storbritannien. Når en underdatabehandler overfører dine kunders data ud af Storbritannien, sørger vi for, at overførslen er omfattet af den britiske udvidelse af EU-US Data Privacy Framework, ICO's International Data Transfer Agreement eller dens tillæg til EU's standardkontraktbestemmelser, og ved at bruge de pågældende funktioner instruerer du os i at foretage disse overførsler.

7. Kontakt

Spørgsmål til denne aftale? Skriv til support@appointme.com eller til GK Tools Ltd, 483 Green Lanes, London, N13 4BS.