1. Wat dit is
Dit addendum is onderdeel van de algemene voorwaarden tussen GK Tools Ltd (ondernemingsnummer 16434833, statutair gevestigd op 483 Green Lanes, London, N13 4BS, ICO-registratie ZB899192 (opent in een nieuw tabblad) — “wij”, “ons”) en elk Bedrijf dat Appoint Me gebruikt. Het legt vast hoe we persoonsgegevens namens u verwerken, zoals artikel 28 van de Britse AVG vereist.
Botst dit addendum met de voorwaarden op een punt van gegevensbescherming, dan gaat dit addendum voor.
2. De rollen
Voor persoonsgegevens over uw klanten die via Appoint Me stromen — namen, contactgegevens, boekingen, notities, betaalreferenties — bent u de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij uw verwerker. (Voor uw eigen account, de facturatie en onze marketingpagina's zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke; zie ons privacybeleid.)
3. Reikwijdte van de verwerking
Onderwerp: het draaien van uw boekingspagina en beheerpaneel. Duur: zolang u een account hebt, plus de bewaartermijn uit ons privacybeleid. Aard en doel: boekingen opslaan en tonen, boekingsbevestigingen en herinneringen versturen, aanbetalingen en cadeaubonbetalingen vastleggen, en de overige functies van de Dienst. Soorten gegevens: identiteits- en contactgegevens, boekingsgegevens en -geschiedenis, notities die u of uw klanten toevoegen, beoordelingen (waardering, opmerking en eventuele foto's) en betaalreferenties. Betrokkenen: uw klanten en uw medewerkers.
Aanbiedingen en nieuws: wanneer uw boekingspagina klanten vraagt of u hun aanbiedingen en nieuws mag sturen, leggen wij elk antwoord namens u vast, met de exacte getoonde tekst, de taal ervan, de datum en tijd, het IP-adres en de browser, en bewaren wij dit gegeven zes jaar na de laatste keuze van de klant. Klanten kunnen hun toestemming op elk moment intrekken via hun account of de link in uw boekingsmails, en u kunt een intrekking vastleggen die zij rechtstreeks aan u doorgeven.
4. Onze toezeggingen als uw verwerker
Wij zullen:
- deze gegevens alleen verwerken volgens uw gedocumenteerde instructies — gebruik van de Dienst is uw instructie — tenzij de Britse wet iets anders vereist, in welk geval we u dat vooraf laten weten waar de wet dat toestaat;
- ervoor zorgen dat iedereen die we er toegang toe geven aan geheimhouding gebonden is;
- ze beschermen met passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, gehashte wachtwoorden en toegangscontroles die de gegevens van elk Bedrijf privé houden voor dat Bedrijf;
- u met redelijke hulp bijstaan bij het beantwoorden van privacyverzoeken van uw klanten en bij uw eigen verplichtingen rond beveiliging en het melden van datalekken;
- u met redelijke hulp bijstaan als u een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uitvoert of de ICO raadpleegt;
- u laten weten als we denken dat een instructie van u in strijd zou zijn met de wetgeving inzake gegevensbescherming, zodat u kunt beslissen wat u doet;
- u zonder onnodige vertraging informeren als we een datalek ontdekken dat uw gegevens raakt;
- bij sluiting van uw account deze gegevens verwijderen of teruggeven zoals beschreven in ons privacybeleid, en alleen bewaren wat de wet ons verplicht te bewaren; en
- de informatie beschikbaar stellen die redelijkerwijs nodig is om aan te tonen dat we deze toezeggingen nakomen, en audits toestaan waar de UK GDPR dat vereist.
5. Subverwerkers
U geeft ons algemene toestemming om deze subverwerkers in te schakelen: allhost.io (de Britse servers waarop de Dienst draait); Microsoft 365, Microsoft Ireland Operations Ltd (boekingsbevestigingen, herinneringen en inlog-e-mails); Google (botbescherming met Google reCAPTCHA op formulieren, en Firebase Cloud Messaging voor meldingen op Android); Apple (Apple Push Notification service voor meldingen op iPhone en iPad); en Voodoo SMS (inlogcodes, en afspraak-sms'jes als u die inschakelt). Aanbetalingen, cadeaubonnen en andere kaartbetalingen die u aanneemt, worden rechtstreeks op uw eigen Stripe-account betaald en door Stripe verwerkt onder uw eigen overeenkomst met Stripe, niet als onze subverwerker. Een AI-receptionist die u koppelt, is uw eigen leverancier, door u gekozen en geïnstrueerd.
We laten Bedrijven het tijdig weten voordat we een subverwerker toevoegen of vervangen, en u kunt op redelijke gegevensbeschermingsgronden bezwaar maken; komen we er samen niet uit, dan kunt u opzeggen volgens de voorwaarden.
6. Doorgifte
Onze servers staan in het VK. Google en Apple kunnen gegevens voor meldingen en botbescherming in de Verenigde Staten verwerken, en Microsoft kan e-mailgegevens buiten het VK verwerken. Als een subverwerker de gegevens van uw klanten buiten het VK doorgeeft, zorgen we ervoor dat de doorgifte gedekt is door de Britse uitbreiding van het EU-VS Data Privacy Framework, het International Data Transfer Agreement van de ICO of het Addendum daarvan bij de EU-modelcontractbepalingen, en door de betreffende functies te gebruiken, geeft u ons de instructie die doorgiften uit te voeren.
7. Contact
Vragen over dit addendum? Mail support@appointme.com of schrijf naar GK Tools Ltd, 483 Green Lanes, London, N13 4BS.