1. Kdo jsme
Appoint Me provozuje společnost GK Tools Ltd, zapsaná v Anglii a Walesu, registrační číslo 16434833, sídlo 483 Green Lanes, London, N13 4BS. Jsme registrováni u britského Úřadu komisaře pro informace (Information Commissioner's Office), registrační reference ZB899192 (otevře se v nové kartě). Tyto zásady se vztahují na rezervační aplikaci Appoint Me na této doméně: rezervační stránky, zákaznické účty a firemní administrační panel.
2. Procesor Controller & : dvě různé role
Tato část je nejdůležitější, proto je uvedena přímo.
Appoint Me je platforma: firmy (“ Firmy ”) se registrují k přijímání rezervací od svých zákazníků (“ Zákazníci ”). To znamená, že osobní údaje k nám proudí dvěma zcela odlišnými způsoby.
Když si rezervujete termín, koupíte dárkovou kartu nebo zaplatíte zálohu u Firmy, rozhoduje o tom, jaké údaje od vás sbírá a proč, tato Firma. Je správcem údajů o vaší rezervaci podle britského GDPR. GK Tools Ltd (podnikající jako Appoint Me) je jejím zpracovatelem údajů: tyto údaje ukládáme a zpracováváme podle pokynů Firmy, na základě našeho Dodatku o zpracování údajů, výhradně k provozu rezervačního softwaru. Nerozhodujeme o tom, jak Firma vaše údaje využije, a nepoužíváme je pro vlastní účely. Například nikdy nevyužíváme vaši historii rezervací k tomu, abychom vám nabízeli jiné firmy.
Pokud chcete uplatnit právo na ochranu osobních údajů týkající se rezervace (zobrazit si ji, opravit ji, smazat ji), nejrychlejší cestou je obrátit se přímo na danou firmu, protože ta je nejlépe připravena na vaši žádost okamžitě reagovat. Můžete nás také kontaktovat a my vám pomůžeme, včetně přeposlání vaší žádosti dané firmě, pokud je to potřeba.
Pro vše ostatní (údaje o účtu majitele firmy nebo zaměstnance, fakturaci předplatného a kohokoli, kdo navštíví naše marketingové stránky) je správcem údajů GK Tools Ltd V tomto kontextu tyto zásady fungují jako jakékoli standardní zásady ochrany osobních údajů: za tyto údaje jsme zodpovědní my a s jakoukoli žádostí se na nás můžete obrátit přímo.
3. Informace, které shromažďujeme
Pokud jste firma (majitel nebo zaměstnanec)
- Jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo a heslo (uložené jako solený hash; nikdy jej neukládáme jako prostý text);
- Údaje o firmě: název, adresa, seznam služeb, otevírací doba, personál, umístění;
- Informace o předplatném a fakturaci: Stripe zpracovává a ukládá údaje o vaší kartě nebo bankovní údaje; uchováváme pouze to, co je nezbytné pro správu vašeho předplatného (tarif, historie fakturace, stav plateb);
- Předvolby jazyka a motivu zobrazení;
- Informace o doporučení: pokud vám jiná firma doporučila Appoint Me , zaznamenáme, která to byla, a pokud se zaregistrujete, sdělíme této firmě název vaší firmy, abychom vám oběma mohli poskytnout případnou odměnu za doporučení. Děláme to jako spravedlivou a očekávanou součást doporučovacího programu a můžete nás požádat, abychom to neudělali.
Pokud jste zákazník rezervující u firmy
- Jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo;
- Podrobnosti o rezervaci: služba, datum/čas, zaměstnanec, jakékoli poznámky, které přidáte, a historie vašich rezervací u dané firmy;
- Pokud si vytvoříte zákaznický účet Appoint Me (abyste mohli spravovat rezervace v jakékoli firmě, která používá Appoint Me ), vaše přihlašovací údaje a údaje o účtu;
- Platby zálohou nebo dárkovou kartou: vidíme, že byla platba provedena, kolik a za jakou rezervaci nebo dárkovou kartu se vztahovala. Údaje o vaší kartě putují do Stripe, nikdy nám;
- Pokud po schůzce napíšete recenzi na firmu: vaše hodnocení, text recenze, všechny přidané fotografie a odkaz na video. Recenze se veřejně zobrazují na rezervační stránce dané firmy pod jménem, pod kterým recenzi napíšete. Pravidla pro recenze naleznete v našich Podmínkách.
- Nabídky a novinky od Podniku: při rezervaci se vás Podnik může zeptat, zda vám smí posílat nabídky a novinky e-mailem, přes WhatsApp nebo SMS. Políčka za vás nikdy nezaškrtáváme. Pokud souhlasíte, zaznamenáme vaši volbu pro daný Podnik spolu s přesným zněním, které se vám zobrazilo, jeho jazykem, datem a časem a použitou IP adresou a prohlížečem, aby Podnik mohl doložit, že jste souhlasili. Tento záznam uchováváme šest let od vaší poslední volby. Názor můžete kdykoli změnit ve svém účtu Appoint Me nebo přes odkaz v e-mailech o rezervaci; na potvrzení a připomínky termínů to nemá nikdy vliv. Podnik ve Spojeném království může u e-mailu místo toho využít tzv. „soft opt-in“: políčko pro e-mail se pak ptá, zda jeho nabídky a novinky e-mailem dostávat nechcete. Pokud ho nezaškrtnete, může vám Podnik posílat e-maily o službách podobných těm, které jste si rezervovali, dokud neřeknete ne; každý takový e-mail umožňuje odhlášení a tuto volbu zaznamenáme stejným způsobem.
Automaticky, od kohokoli, kdo Službu používá
- IP adresa: používá se k návrhu vaší měny/jazyka při první návštěvě a pro účely zabezpečení, prevence podvodů a omezení sazeb;
- Standardní informace o zařízení/prohlížeči odesílané jakýmkoli webovým požadavkem (například uživatelský agent vašeho prohlížeče);
- Soubory cookie a lokální úložiště: viz další část.
Pokud požádáte o demo
- Vaše e-mailová adresa nebo číslo mobilního telefonu, dle toho, které nám poskytnete, a název vaší firmy, pokud jej přidáte;
- Kterou demoverzi jste otevřeli, jazyk, ve kterém jste si ji přečetli, stránka, která vás na ni přivedla, a země, kterou odhadujeme z vaší IP adresy;
- Zda jste se vrátili přes odkaz, který jsme vám poslali, a zda jste se později zaregistrovali;
- Na které části dema se podíváte a kdy se vrátíte, abychom věděli, které e-maily s nastavením vám máme poslat. Toto používáme pouze k třídění požadavků na demoverze; nikdy se o vás automaticky nerozhoduje;
- Jednosměrně zašifrovaná (hašovaná) forma vaší IP adresy, používaná pouze k zabránění zneužití této formy.
5. Jak používáme vaše data
Osobní údaje zpracováváme pouze tehdy, když k tomu máme zákonný důvod:
- Smlouva: k vytvoření účtu, přijetí rezervace, zpracování předplatného nebo zálohy a obecně k poskytnutí vámi požadované služby.
- Oprávněné zájmy: zajišťovat bezpečnost Služby (omezování počtu rezervací, ochrana před boty, prevence podvodů), porozumět zdroji rezervací (sledování odkazů), provozovat náš doporučovací program a vylepšovat produkt, vždy s ohledem na vaše práva, a vy můžete vznést námitku (viz “ Vaše práva ”).
- Právní povinnost: uchovávat finanční záznamy (faktury, platby předplatného) po dobu vyžadovanou daňovými zákony Spojeného království.
- Souhlas: pokud si o to výslovně požádáme. Pokud si vyžádáte demoverzi, nezasíláme vám Appoint Me novinky ani nabídky, pouze pokud si toto políčko sami zaškrtnete, a tento souhlas můžete kdykoli jedním kliknutím odvolat. Odkaz na demoverzi a krátký návod k nastavení (4 e-maily během 2 týdnů) vám zasíláme, protože jste si o demoverzi požádali, což je náš oprávněný zájem, a jejich zasílání přestane být zasíláno, jakmile se odhlásíte.
7. Předávání do zahraničí
Naše servery jsou ve Spojeném království. Některé z výše uvedených společností zpracovávají údaje mimo Spojené království, hlavně ve Spojených státech (Stripe, Google, Apple a Microsoft). V takovém případě se na předání vztahují záruky uznávané podle UK GDPR: britské rozšíření rámce EU-US Data Privacy Framework, pokud je společnost podle něj certifikována, jinak mezinárodní smlouva o předávání údajů ICO (International Data Transfer Agreement) nebo její dodatek ke standardním smluvním doložkám EU. Kopii příslušné záruky vám na požádání pošleme e-mailem. AI recepční, kterou Podnik připojí, zpracovává potřebné údaje o rezervaci tam, kde daná služba působí; vybírá ji Podnik, proto se zeptejte Podniku, kam vaše údaje putují. Anthropic a Google, které navrhují odpovědi podpory a pohánějí asistenta v přehledu, zpracovávají tyto údaje ve Spojených státech podle svých podmínek zpracování údajů a se stejnými zárukami.
8. Jak dlouho údaje uchováváme
- Údaje o firemním účtu a předplatném: po dobu, kdy je váš účet aktivní, a poté ještě 30 dní, během nichž si můžete vyžádat kopii svých údajů; poté se smažou, s výjimkou faktur a záznamů o platbách, které uchováváme 6 let od konce účetního roku, ke kterému se vztahují, jak vyžadují britské daňové předpisy.
- Recenze: po dobu, kdy má Podnik svůj účet, pokud recenzi neodstraníme na žádost Zákazníka nebo podle našich Podmínek, například po prověření nahlášení. Zrušením zákaznického účtu se vaše recenze neodstraní; požádejte nás o to.
- Údaje o rezervacích zákazníků: uchovávají se podle pokynů Podniku, zpravidla po dobu, kdy je jeho účet aktivní, nebo podle potřeby k vyřešení sporu či splnění zákonné povinnosti. Pokud Podnik požádáte o smazání svých údajů a on už nemá důvod je uchovávat, smazání za něj provedeme.
- Cookies: podle výše uvedené tabulky.
- Žádosti o ukázku: pokud požádáte o ukázku a nezaregistrujete se, smažeme vaši e-mailovou adresu, mobilní číslo a název podniku 12 měsíců po vaší poslední návštěvě. Pokud se odhlásíte, uchováme jen zašifrovanou (hashovanou) kopii adresy, abychom na ni už nikdy nic neposlali.
9. Zabezpečení údajů
K ochraně osobních údajů používáme standardní opatření: šifrovaná spojení (HTTPS), hashování citlivých polí (hesla jsou vždy hashovaná, nikdy uložená jako čitelný text), řízení přístupu, aby Podnik vždy viděl jen svá vlastní data, a pravidelné bezpečnostní kontroly platformy. Žádný systém není zcela bez rizika, ale bereme to vážně: pokud by někdy došlo k úniku, nahlásíme ho bez zbytečného odkladu ICO, pokud možno do 72 hodin, a pokud by pro vás pravděpodobně představoval vysoké riziko, bez zbytečného odkladu vám to sdělíme přímo.
10. Údaje dětí
Appoint Me není určen dětem. Pro založení zákaznického účtu vám musí být alespoň 13 let a pokud je vám méně než 18, používejte Appoint Me prosím jen se souhlasem rodiče nebo zákonného zástupce. Podnik samozřejmě může poskytovat služby dětem (například dětský střih), v takovém případě Podniku poskytuje své kontaktní údaje dospělý, který rezervaci vytváří, nikoli dítě.
11. Vaše práva
Podle UK GDPR máte právo:
- vědět, jaké údaje o vás uchováváme my (nebo u údajů o rezervacích příslušný Podnik), a získat jejich kopii (přístup);
- nechat opravit nepřesné údaje (oprava);
- požádat o smazání svých údajů, pokud nemáme dobrý důvod je uchovávat (výmaz);
- požádat nás o omezení určitého zpracování nebo proti němu vznést námitku, včetně zpracování na základě oprávněného zájmu (omezení a námitka);
- získat své údaje v přenositelném formátu nebo je nechat poslat přímo jinému poskytovateli (přenositelnost);
- kdykoli odvolat souhlas, pokud na něm zpracování stojí.
Chcete-li kterékoli z těchto práv uplatnit u svého firemního účtu Appoint Me nebo u svého zákaznického účtu Appoint Me (přihlášení, kterým spravujete rezervace u všech Podniků na Appoint Me), kontaktujte nás přímo (níže). U obou jsme správcem my. U konkrétní rezervace u Podniku doporučujeme obrátit se nejdřív na něj, protože je správcem těchto údajů o rezervaci a obvykle dokáže jednat nejrychleji, ale klidně se můžete obrátit i na nás a pomůžeme vám v obou případech.
12. Naše mobilní aplikace
Appoint Me a Appoint Me Business, naše aplikace pro iPhone, iPad a Android, zobrazují stejnou Službu jako web a vše v těchto zásadách platí i pro ně. Přidávají jen následující.
- Diagnostika: když aplikace spadne, stránka se načítá pomalu nebo se nenačte, nebo se otevře obrazovka, aplikace nám pošle krátké hlášení: co se stalo, na které stránce (nikdy ne to, co se na ní psalo nebo zobrazovalo), verzi aplikace a systému, model telefonu a náhodné číslo vytvořené v telefonu při instalaci aplikace. Není propojené s vaším účtem ani se nepoužívá k vaší identifikaci a uchováváme ho 30 dní, abychom mohli najít a opravit chyby.
- Uloženo ve vašem telefonu: stránky a fotky, které otevřete, a vaše nadcházející termíny pro widgety, zamykací obrazovku a offline obrazovku, aby se zobrazovaly i bez signálu. Odhlášením se odstraní (jakmile bude mít telefon signál), stejně jako smazáním aplikace. Nic z toho se nekopíruje do cloudových záloh: ani do iCloudu na iPhonu a iPadu, ani do záloh Google na Androidu.
- Oznámení: pokud je povolíte, telefon aplikaci poskytne adresu, na kterou vám můžeme posílat zprávy o rezervacích; uchováváme ji, dokud se neodhlásíte.
- Žádné sledování: aplikace neobsahují žádný reklamní kód a nesledují vás v aplikacích ani na webech jiných společností. Údaje o používání pocházejí z naší vlastní analytiky, bez cookies.
Jak smazat účet Appoint Me, najdete v části Smazání účtu.
13. Změny těchto zásad
Tyto zásady můžeme aktualizovat, když se změní Služba nebo právní předpisy. Platná verze je vždy ta zveřejněná na této adrese, s datem nahoře; podstatné změny ve Službě vyznačíme.
14. Kontakt a stížnosti
Napište na support@appointme.com nebo na adresu GK Tools Ltd, 483 Green Lanes, London, N13 4BS. Pokud nejste spokojeni s tím, jak jsme s vašimi údaji naložili, můžete si u nás stěžovat na stejné adrese. Přijetí stížnosti potvrdíme do 30 dní, bez zbytečného odkladu ji prošetříme, budeme vás průběžně informovat a sdělíme vám, jak jsme rozhodli a proč. Stížnost můžete kdykoli podat také u britského úřadu Information Commissioner's Office, a to i v případě, že nejste spokojeni s naší odpovědí: ico.org.uk/make-a-complaint (otevře se v nové kartě).