Privatlivspolitik

1. Hvem vi er

Appoint Me drives af GK Tools Ltd, et selskab registreret i England og Wales, selskabsnummer 16434833, med hjemsted på 483 Green Lanes, London, N13 4BS. Vi er registreret hos det britiske Information Commissioner's Office med registreringsnummer ZB899192 (åbner i en ny fane). Denne politik dækker bookingprogrammet Appoint Me på dette domæne — bookingsiderne, kundekontiene og virksomhedernes adminpanel.

2. Dataansvarlig og databehandler — to forskellige roller

Dette afsnit er det vigtigste, så vi siger det lige ud.

Appoint Me er en platform: virksomheder (»Virksomheder«) opretter sig for at tage imod bookinger fra deres egne kunder (»Kunder«). Det betyder, at personoplysninger løber gennem os på to ret forskellige måder.

Når du booker en tid, køber et gavekort eller betaler et depositum hos en Virksomhed, er det Virksomheden, der bestemmer, hvilke oplysninger de indsamler om dig og hvorfor — de er dataansvarlige for dine bookingoplysninger efter den britiske GDPR. GK Tools Ltd (der driver Appoint Me) er deres databehandler: vi opbevarer og håndterer oplysningerne efter Virksomhedens instruks, under vores databehandleraftale, alene for at drive bookingsoftwaren. Vi bestemmer ikke, hvordan en Virksomhed bruger dine oplysninger, og vi bruger dem ikke til vores egne formål — vi bruger for eksempel aldrig din bookinghistorik til at markedsføre andre virksomheder over for dig.

For alt andet — en virksomhedsejers eller medarbejders egne kontooplysninger, abonnementsfaktureringen og alle, der besøger vores markedsføringssider — er GK Tools Ltd dataansvarlig. I den sammenhæng fungerer politikken som enhver almindelig privatlivspolitik: vi er de ansvarlige for oplysningerne, og du kan komme direkte til os med enhver anmodning.

3. Det vi indsamler

Hvis du er en Virksomhed (ejer eller medarbejder)

• Navn, e-mailadresse, telefonnummer og adgangskode (gemt som saltet hash — vi gemmer den aldrig i klartekst);
• Virksomhedsoplysninger — navn, adresse, ydelsesliste, åbningstider, medarbejdere, adresser;
• Abonnements- og faktureringsoplysninger — Stripe håndterer og gemmer dine kort- eller bankoplysninger; vi har kun det, der skal til for at styre dit abonnement (abonnement, betalingshistorik, betalingsstatus);
• Valg af sprog og farvetema;
• Henvisningsoplysninger — hvis en anden virksomhed har anbefalet Appoint Me til dig, registrerer vi hvilken og fortæller den virksomhed din virksomheds navn, hvis du tilmelder dig, så vi kan give jer begge en eventuel henvisningsbelønning. Det gør vi som en rimelig og forventelig del af en anbefalingsordning, og du kan bede os om at lade være.

Hvis du er en Kunde, der booker hos en Virksomhed

• Navn, e-mailadresse, telefonnummer;
• Bookingoplysninger — ydelse, dato/tid, medarbejder, eventuelle noter du tilføjer, og din bookinghistorik hos den Virksomhed;
• Hvis du opretter en Appoint Me-kundekonto (så du kan styre bookinger hos alle Virksomheder, der bruger Appoint Me), dine login- og kontooplysninger;
• Betalinger for depositum eller gavekort — vi kan se, at en betaling er foretaget, hvor meget, og hvilken booking eller hvilket gavekort den gjaldt. Dine kortoplysninger går til Stripe, aldrig til os;
• Hvis du anmelder en Virksomhed efter en aftale: din bedømmelse, din anmeldelsestekst, eventuelle billeder, du tilføjer, og et eventuelt videolink. Anmeldelser vises offentligt på den Virksomheds bookingside under det navn, du anmelder med. Se vores vilkår for reglerne om anmeldelser.
• Tilbud og nyheder fra en Virksomhed: når du booker, kan en Virksomhed spørge, om den må sende dig tilbud og nyheder via e-mail eller via WhatsApp eller SMS. Felterne er aldrig afkrydset på forhånd. Hvis du siger ja, registrerer vi dit valg for den Virksomhed sammen med den nøjagtige ordlyd, du fik vist, dens sprog, dato og klokkeslæt samt den anvendte IP-adresse og browser, så Virksomheden kan dokumentere dit samtykke. Vi opbevarer registreringen i seks år efter dit seneste valg. Du kan til enhver tid ændre mening på din Appoint Me-konto eller via linket i dine booking-e-mails; det påvirker aldrig dine bookingbekræftelser eller påmindelser. En Virksomhed i Storbritannien kan i stedet bruge “soft opt-in” til e-mail: e-mailfeltet spørger så, om du ikke ønsker dens tilbud og nyheder via e-mail. Lader du det stå tomt, må den Virksomhed sende dig e-mails om ydelser, der ligner dem, du har booket, indtil du siger nej; hver sådan e-mail lader dig afmelde dig, og vi registrerer valget på samme måde.

Automatisk, fra alle der bruger Tjenesten

• IP-adresse — bruges til at foreslå valuta og sprog ved første besøg og til sikkerhed, forebyggelse af svindel og hastighedsgrænser;
• Almindelige enheds- og browseroplysninger, som enhver webforespørgsel sender med (for eksempel din browsers user agent);
• Cookies og lokal lagring — se næste afsnit.

Hvis du beder om en demo

• din e-mailadresse eller dit mobilnummer, alt efter hvad du giver os, og din virksomheds navn, hvis du tilføjer det;
• hvilken demo du åbnede, hvilket sprog du læste den på, hvilken side der førte dig dertil, og det land, vi anslår ud fra din IP-adresse;
• om du vendte tilbage via det link, vi sendte, og om du senere tilmeldte dig;
• hvilke dele af demoen du ser på, og hvornår du vender tilbage, så vi ved, hvilke opsætningsmails vi skal sende dig. Vi bruger det kun til at sortere demoanmodninger; det afgør aldrig noget om dig automatisk;
• en uigenkaldeligt krypteret (hashet) form af din IP-adresse, som kun bruges til at stoppe misbrug af formularen.

4. Cookies og lignende teknologier

Vi holder listen ærlig og kort. Intet her opbygger en profil af dig på tværs af andre websteder, og det eneste annoncetag er Microsoft Advertisings, som kun kører, hvis du accepterer cookies, og kun for at måle vores egne annoncer. Til gengæld bruger vi privatlivsvenlig statistik til at forstå, hvordan Tjenesten bliver brugt; se »Statistik« nedenfor for præcis hvad det vil sige. Det her er alt, hvad Appoint Me rent faktisk sætter.

Strengt nødvendige — uden dem virker Tjenesten ikke

Funktionelle

Statistik

Vi bruger to statistikværktøjer. Matomo, et privatlivsvenligt værktøj vi selv hoster, ser groft sagt, hvordan Tjenesten bliver brugt. Det er sat op uden cookies — det sætter ingen cookies og kan ikke identificere dig personligt, så det kører uden at spørge om dit samtykke. Google Analytics giver os et fyldigere billede, men kører kun, efter at du aktivt har accepteret det i cookiebanneret; afviser eller ignorerer du banneret, forbliver det slukket, og du kan altid skifte mening under »Cookieindstillinger« i sidefoden. Det samme samtykke omfatter Microsoft Advertisings tag, som fortæller os, om vores annoncer på Bing fører til tilmeldinger; det sætter først sine egne cookies (_uetsid, _uetvid), når du har accepteret. Uafhængigt heraf gælder, at hvis du kommer ind via en af vores annoncer, gemmes annoncens klikreference og kampagnetags i linket sammen med dit besøg på vores server og lagres sammen med din virksomhed, hvis du tilmelder dig, så vi ved, hvilke annoncer der giver os kunder. Vi sender kun klikreferencen videre til Microsoft, hvis du har accepteret cookies. Intet andet om dig sendes med.

Sådan slår du statistik fra

Google Analytics og Microsoft Advertising kører kun, hvis du accepterer dem — brug »Cookieindstillinger« i sidefoden til at ændre det når som helst. Matomo kræver ikke samtykke, fordi det ikke sætter cookies, men du kan alligevel slå det fra for denne browser med feltet nedenfor. Dit valg gemmes kun på denne enhed.

Lokal lagring — kun på enheden, sendes aldrig til vores servere

Vi gemmer også dine valg af farvetema, lys eller mørk tilstand, sprog og valutavisning i browserens lokale lagring, så sitet husker dem næste gang. Lokal lagring forlader aldrig din enhed. Det er ikke en cookie i juridisk forstand, og vi nævner det her for fuldstændighedens skyld. Dit farvetema og dit valg af lys eller mørk gemmes også i de cookies, der er nævnt ovenfor, så alle Appoint Me-sider følger dem.

Tredjepart

Når du betaler med kort på Stripes betalingsside, kan Stripe sætte sine egne cookies der for at forebygge svindel, under Stripes privatlivspolitik (åbner i en ny fane). Hvor en formular i Tjenesten er beskyttet af reCAPTCHA (se “Hvem vi deler data med” nedenfor), kan Google sætte sine egne cookies for at klare den opgave — det er omfattet af Googles privatlivspolitik (åbner i en ny fane), ikke af denne.

Du kan blokere eller slette cookies i dine browserindstillinger når som helst. Blokerer du de strengt nødvendige, holder Tjenesten op med at fungere ordentligt — du kan for eksempel ikke forblive logget ind.

5. Sådan bruger vi dine oplysninger

Vi behandler kun personoplysninger, når vi har et lovligt grundlag for det:

• Aftale — for at oprette din konto, tage imod en booking, håndtere et abonnement eller et depositum og i det hele taget levere den Tjeneste, du har bedt om.
• Legitim interesse — for at holde Tjenesten sikker (hastighedsgrænser, botbeskyttelse, forebyggelse af svindel), for at forstå hvor bookinger kommer fra (sporingslinks), for at drive vores henvisningsordning og for at forbedre produktet — altid afvejet over for dine rettigheder, og du kan gøre indsigelse (se “Dine rettigheder”).
• Retlig forpligtelse — for at gemme regnskabsmateriale (fakturaer, abonnementsbetalinger), så længe britisk skattelovgivning kræver det.
• Samtykke — hvor vi beder specifikt om det. Hvis du beder om en demo, sender vi kun nyheder og tilbud fra Appoint Me, hvis du selv sætter kryds i det felt, og du kan til enhver tid trække samtykket tilbage med ét klik. Demolinket og den korte startguide (4 e-mails over 2 uger) sendes, fordi du bad om demoen, hvilket er vores legitime interesse, og de stopper, så snart du afmelder dig.

6. Hvem vi deler data med

Vi sælger aldrig personoplysninger. Vi deler dem kun med dem, der hjælper os med at drive Tjenesten — og, i forbindelse med vores egne annoncer, med Microsoft Advertising: Hvis du har accepteret cookies og tilmeldt din virksomhed efter at have klikket på en af vores annoncer, sender vi Microsoft annoncens klikreference og tidspunktet for din tilmelding, så konverteringen kan tælles med (se »Cookies« ovenfor). De øvrige:

• Stripe — håndterer betalinger for abonnementer med kort eller direkte debitering og gemmer kort- eller bankoplysninger på vores vegne og tager imod betalinger for depositum og gavekort med kort ind på Virksomhedens egen Stripe-konto. Stripe er PCI-DSS-certificeret; vi ser eller gemmer aldrig hele dit kortnummer. Stripes privatlivspolitik (åbner i en ny fane)
• GK Tools egne banksystemer (“gktools-core”) — vores interne tjeneste, der afstemmer betalinger via fast bankoverførsel og bankoverførsel (matcher en Virksomheds bankbetaling med det rigtige Appoint Me-abonnement) og slår en omtrentlig placering op ud fra en IP-adresse for at foreslå valuta og sprog. Det hører til samme selskab og er ikke en ekstern leverandør, men vi fortæller dig om det, fordi det behandler betalings- og IP-data. Depositum og gavekort går ikke igennem det: de betales med kort via Stripe direkte til Virksomheden.
• Google reCAPTCHA — beskytter oprettelses-, login- og bookingformularer mod bots og misbrug. Googles privatlivspolitik (åbner i en ny fane)
• Google Maps (adresseforslag) — når en virksomhed skriver en adresse i en formular i sit dashboard, sendes det skrevne til Google for at foreslå matchende adresser. Intet sendes, før nogen skriver i feltet, og kun adressen sendes. Googles privatlivspolitik (åbner i en ny fane)
• Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd) — sender de e-mails, Tjenesten skal sende (bookingbekræftelser og påmindelser, nulstilling af adgangskode, bekræftelse af e-mail, loginkoder), samt demolinket og startguiden til alle, der beder om en demo. Bruges kun til at levere de e-mails.
• Voodoo SMS — sender de sms'er, Tjenesten sender: loginkoder, demolinket, hvis du opgiver et mobilnummer i stedet for en e-mailadresse, og sms'er om aftaler, hvis en Virksomhed slår dem til. Modtager kun mobilnummeret og teksten.
• allhost.io — serverne i et britisk datacenter, som Appoint Me kører på.
• Google Analytics — måler, hvordan vores websted bruges, og kører kun, efter du har accepteret statistikcookies (se “Cookies” ovenfor). Googles privatlivspolitik (åbner i en ny fane)
• Log ind med Google eller Apple — hvis du vælger at logge ind på den måde, oplyser Google eller Apple os dit navn, din e-mailadresse (eller en Apple-videresendelsesadresse) og et konto-id. Når du sletter din konto, beder vi Apple om at tilbagekalde login-forbindelsen.
• Stripe som selvstændig dataansvarlig — Stripe bruger også nogle betalingsoplysninger til sine egne forpligtelser inden for forebyggelse af svindel og til juridiske og regulatoriske forpligtelser, som Stripe selv bestemmer over og ikke efter vores instrukser. Stripes privatlivspolitik forklarer dette.
• Apple og Google — hvis du tillader notifikationer i vores apps til telefonen, leveres beskeder om bookinger via Apple Push Notification service eller Firebase Cloud Messaging. De modtager beskeden og enhedsadressen, ikke dine kontooplysninger.
• Google Kalender og Microsoft Outlook — hvis en person, der arbejder i en Virksomhed, forbinder sin egen kalender, læser vi kun, hvornår personen er optaget (start- og sluttidspunkter), aldrig hvad begivenhederne handler om, så kunder ikke kan booke personen på de tidspunkter. Forbindelsen kan til enhver tid afbrydes, i kontrolpanelet eller på Google- eller Microsoft-kontoen, og så sletter vi de optagede tider, vi har gemt.
• En AI-receptionist, som Virksomheden vælger — en Virksomhed kan forbinde en AI-receptionist fra en tredjepart, så den kan fortælle opkaldere om virksomhedens ydelser, priser og ledige tider og booke dem ind. Den tjeneste er valgt af Virksomheden og arbejder for Virksomheden; den ser kun det, den har brug for til at svare og oprette bookingen, og Virksomheden er ansvarlig for den.
• Den Virksomhed, du booker hos — det er hele pointen med en booking. Se “Dataansvarlig & databehandler” ovenfor.

Vi deler kun data med andre, hvis loven kræver det (for eksempel en retskendelse), eller hvis du beder os om det.

7. Overførsler til udlandet

Vores servere står i Storbritannien. Nogle af de virksomheder, der er nævnt ovenfor, behandler data uden for Storbritannien, primært i USA (Stripe, Google, Apple og Microsoft). Når de gør det, er overførslen omfattet af garantier, der er anerkendt efter UK GDPR: den britiske udvidelse af EU-US Data Privacy Framework, hvis virksomheden er certificeret under den, og ellers ICO's International Data Transfer Agreement eller dens tillæg til EU's standardkontraktbestemmelser. Skriv til os for at få en kopi af den garanti, der gælder. En AI-receptionist, som en Virksomhed forbinder, behandler de bookingoplysninger, den har brug for, der hvor den tjeneste opererer; det er Virksomheden, der vælger den, så spørg Virksomheden, hvor dine data ender.

8. Hvor længe vi gemmer data

• Virksomhedskonto- & abonnementsdata — så længe din konto er aktiv og derefter i 30 dage, hvor du kan bede os om en kopi af dine data, og derefter slettet, bortset fra fakturaer og betalingsoplysninger, som vi gemmer i 6 år fra udgangen af det regnskabsår, de vedrører, som britisk skattelovgivning kræver.
• Anmeldelser — så længe Virksomheden beholder sin konto, medmindre anmeldelsen fjernes på Kundens anmodning eller af os efter vores vilkår, for eksempel efter at vi har undersøgt en indberetning. Lukker du din kundekonto, fjernes dine anmeldelser ikke; bed os om det.
• Kunders bookingdata — gemmes efter Virksomhedens instruks, som regel så længe deres konto er aktiv, eller så længe det er nødvendigt for at løse en tvist eller opfylde en retlig forpligtelse. Beder du en Virksomhed om at slette dine oplysninger, og de ikke længere har en grund til at gemme dem, gennemfører vi sletningen på deres vegne.
• Cookies — som anført i tabellen ovenfor.
• Demoanmodninger — hvis du beder om en demo og ikke tilmelder dig, sletter vi din e-mailadresse, dit mobilnummer og din virksomheds navn 12 måneder efter dit seneste besøg. Hvis du afmelder dig, beholder vi kun en krypteret (hashet) kopi af adressen, så vi aldrig skriver til den igen.

9. Sådan holder vi data sikre

Vi bruger branchestandarder til at beskytte personoplysninger — krypterede forbindelser (HTTPS), hashede følsomme felter (adgangskoder hashes altid og gemmes aldrig i klartekst), adgangsstyring så en Virksomhed kun kan se sine egne data, og regelmæssig sikkerhedsgennemgang af platformen. Intet system er helt fri for risiko, men vi tager det alvorligt: sker der nogensinde et brud, anmelder vi det til ICO uden unødig forsinkelse og så vidt muligt inden for 72 timer, og vi fortæller dig det direkte og uden unødig forsinkelse, hvis det sandsynligvis indebærer en høj risiko for dig.

10. Børns data

Appoint Me henvender sig ikke til børn. Du skal være mindst 13 år for at oprette en kundekonto, og er du under 18, så brug kun Appoint Me med en forælders eller værges samtykke. En Virksomhed kan naturligvis levere ydelser til børn — en børneklipning, for eksempel — og så er det den voksne, der booker, som giver sine egne kontaktoplysninger til Virksomheden, ikke barnets.

11. Dine rettigheder

Efter den britiske GDPR har du ret til at:

• få at vide, hvilke oplysninger vi (eller, for bookingdata, den pågældende Virksomhed) har om dig, og få en kopi — indsigt;
• få urigtige oplysninger rettet — berigtigelse;
• bede om at få dine oplysninger slettet, hvor der ikke er en god grund til at gemme dem — sletning;
• bede os begrænse bestemte behandlinger eller gøre indsigelse mod dem, herunder alt der hviler på legitim interesse — begrænsning og indsigelse;
• få dine oplysninger i et portabelt format eller få dem sendt direkte til en anden udbyder — dataportabilitet;
• trække dit samtykke tilbage når som helst, hvor vi bygger på det.

Vil du gøre en af rettighederne gældende for din egen Appoint Me-virksomhedskonto eller for din Appoint Me-kundekonto (det login, du bruger til at styre bookinger hos alle Virksomheder på Appoint Me), så kontakt os direkte (nedenfor) — vi er dataansvarlige for begge. Handler det om en bestemt booking hos en Virksomhed, foreslår vi, at du spørger dem først — de er dataansvarlige for de bookingoplysninger og kan som regel handle hurtigst — men du er velkommen til at komme til os, og vi hjælper under alle omstændigheder.

12. Vores apps til telefonen

Appoint Me og Appoint Me Business, vores apps til iPhone, iPad og Android, viser den samme Tjeneste som hjemmesiden, og alt i denne politik gælder også for dem. De tilføjer kun følgende.

• Diagnosticering — når appen går ned, en side er langsom eller ikke indlæses, eller en skærm åbnes, sender appen os en kort rapport: hvad der skete, på hvilken side (aldrig hvad der blev skrevet eller vist på den), app- og systemversion, telefonmodel og et tilfældigt tal, der blev dannet på telefonen, da appen blev installeret. Den knyttes ikke til din konto og bruges ikke til at identificere dig, og vi gemmer den i 30 dage for at finde og rette fejl.
• Gemt på din telefon — de sider og billeder, du åbner, og dine kommende aftaler til widgets, låseskærmen og offlineskærmen, så de stadig vises uden dækning. De fjernes, når du logger ud (næste gang telefonen har dækning), og når du sletter appen. Intet af det kopieres til sikkerhedskopier i skyen: hverken til iCloud på iPhone og iPad eller til Googles sikkerhedskopi på Android.
• Notifikationer — hvis du tillader dem, giver telefonen appen en adresse til at sende dig beskeder om bookinger, som vi gemmer, indtil du logger ud.
• Ingen sporing — vores apps indeholder ingen reklamekode og følger dig ikke på tværs af andre virksomheders apps eller hjemmesider. Brugstal kommer fra vores egen statistik, uden cookies.

Vil du slette din Appoint Me-konto, kan du læse Slet din konto.

13. Ændringer af denne politik

Vi kan opdatere politikken, når Tjenesten eller lovgivningen ændrer sig. Den gældende version er altid den, der er offentliggjort på denne adresse, med dato øverst; væsentlige ændringer bliver markeret i Tjenesten.

14. Kontakt og klager

Skriv til support@appointme.com eller til GK Tools Ltd, 483 Green Lanes, London, N13 4BS. Er du utilfreds med, hvordan vi har håndteret dine oplysninger, kan du klage til os på samme adresse. Vi bekræfter modtagelsen af din klage inden for 30 dage, undersøger den uden unødig forsinkelse, holder dig orienteret og fortæller dig, hvad vi har besluttet og hvorfor. Du kan også til enhver tid klage til det britiske Information Commissioner's Office, også hvis du ikke er tilfreds med vores svar: ico.org.uk/make-a-complaint (åbner i en ny fane).