1. Wie we zijn
Appoint Me wordt geëxploiteerd door GK Tools Ltd, een onderneming geregistreerd in Engeland en Wales, ondernemingsnummer 16434833, statutair gevestigd op 483 Green Lanes, London, N13 4BS. We staan geregistreerd bij het Britse Information Commissioner's Office, registratiekenmerk ZB899192 (opent in een nieuw tabblad). Dit beleid geldt voor de boekingsapplicatie Appoint Me op dit domein — de boekingspagina's, de klantaccounts en het beheerpaneel voor bedrijven.
2. Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker — twee verschillende rollen
Dit onderdeel is het belangrijkst, dus we zeggen het rechtstreeks.
Appoint Me is een platform: bedrijven (“Bedrijven”) melden zich aan om boekingen aan te nemen van hun eigen klanten (“Klanten”). Persoonsgegevens stromen dus op twee heel verschillende manieren door ons heen.
Als u een afspraak boekt, een cadeaubon koopt of een aanbetaling doet bij een Bedrijf, bepaalt dat Bedrijf welke gegevens het van u verzamelt en waarom — zij zijn onder de Britse AVG de verwerkingsverantwoordelijke voor uw boekingsgegevens. GK Tools Ltd (handelend als Appoint Me) is hun verwerker: wij bewaren en verwerken die gegevens op instructie van het Bedrijf, onder ons verwerkersaddendum, puur om de boekingssoftware te laten draaien. Wij bepalen niet hoe een Bedrijf uw gegevens gebruikt, en we gebruiken ze niet voor onze eigen doelen — we gebruiken uw boekingsgeschiedenis bijvoorbeeld nooit om andere bedrijven bij u aan te prijzen.
Wilt u een gegevensrecht uitoefenen over een boeking — inzien, corrigeren, verwijderen — dan gaat het het snelst als u het Bedrijf rechtstreeks vraagt, want zij kunnen er meteen op handelen. U mag ook bij ons terecht en we helpen u graag, ook door uw verzoek door te sturen naar het Bedrijf waar dat nodig is.
Voor al het andere — de eigen accountgegevens van een bedrijfseigenaar of medewerker, de abonnementsfacturatie, en iedereen die onze marketingpagina's bezoekt — is GK Tools Ltd de verwerkingsverantwoordelijke. In die context werkt dit beleid als elk gewoon privacybeleid: wij zijn verantwoordelijk voor die gegevens en u kunt met elk verzoek rechtstreeks bij ons terecht.
3. Welke gegevens we verzamelen
Bent u een Bedrijf (eigenaar of medewerker)
- Naam, e-mailadres, telefoonnummer en wachtwoord (opgeslagen als gezouten hash — we bewaren het nooit als leesbare tekst);
- Bedrijfsgegevens — naam, adres, dienstenlijst, openingstijden, medewerkers, locaties;
- Abonnements- en facturatiegegevens — Stripe verwerkt en bewaart uw kaart- of bankgegevens; wij houden alleen bij wat nodig is om uw abonnement te beheren (pakket, factuurhistorie, betaalstatus);
- Voorkeuren voor taal en weergavethema;
- Verwijzingsgegevens — als een ander bedrijf Appoint Me bij u heeft aanbevolen, leggen we vast welk bedrijf dat was en geven we dat bedrijf de naam van uw bedrijf door als u zich aanmeldt, zodat we u allebei een eventuele verwijzingsbeloning kunnen geven. We doen dit als een eerlijk en te verwachten onderdeel van een aanbevelingsregeling, en u kunt ons vragen dit niet te doen.
Bent u een Klant die bij een Bedrijf boekt
- Naam, e-mailadres, telefoonnummer;
- Boekingsgegevens — dienst, datum/tijd, medewerker, eventuele notities die u toevoegt, en uw boekingsgeschiedenis bij dat Bedrijf;
- Maakt u een Appoint Me-klantaccount aan (zodat u boekingen kunt beheren bij elk Bedrijf dat Appoint Me gebruikt), dan uw inlog- en accountgegevens;
- Betalingen van aanbetalingen of cadeaubonnen — we zien dat een betaling is gedaan, hoeveel het was en voor welke boeking of cadeaubon. Uw kaartgegevens gaan naar Stripe, nooit naar ons;
- Als u na een afspraak een Bedrijf beoordeelt: uw waardering, de tekst van uw beoordeling, eventuele foto's die u toevoegt en een eventuele videolink. Beoordelingen worden openbaar getoond op de boekingspagina van dat Bedrijf, met de naam waaronder u beoordeelt. Zie onze voorwaarden voor de regels voor beoordelingen.
- Aanbiedingen en nieuws van een Bedrijf: bij het boeken kan een Bedrijf u vragen of het u aanbiedingen en nieuws mag sturen per e-mail, of per WhatsApp of sms. De vakjes zijn nooit vooraf voor u aangevinkt. Zegt u ja, dan leggen wij uw keuze voor dat Bedrijf vast, samen met de exacte tekst die u te zien kreeg, de taal ervan, de datum en tijd, en het gebruikte IP-adres en de browser, zodat het Bedrijf kan aantonen dat u toestemming gaf. Wij bewaren dit gegeven zes jaar na uw laatste keuze. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen in uw Appoint Me-account of via de link in uw boekingsmails; dit heeft nooit invloed op uw afspraakbevestigingen of herinneringen. Een Bedrijf in het Verenigd Koninkrijk kan voor e-mail in plaats daarvan de ‘soft opt-in’ gebruiken: het e-mailvakje vraagt u dan of u géén aanbiedingen en nieuws per e-mail wilt. Laat u het leeg, dan mag dat Bedrijf u e-mailen over diensten zoals die u boekte, totdat u nee zegt; elke zulke e-mail biedt de mogelijkheid u af te melden, en wij leggen deze keuze op dezelfde manier vast.
Automatisch, van iedereen die de Dienst gebruikt
- IP-adres — gebruikt om bij uw eerste bezoek uw valuta/taal voor te stellen, en voor beveiliging, fraudepreventie en snelheidslimieten;
- Standaard apparaat- en browserinformatie die elk webverzoek meestuurt (zoals de user agent van uw browser);
- Cookies en lokale opslag — zie het volgende onderdeel.
Als u een demo aanvraagt
- uw e-mailadres of mobiele nummer, welke u ons ook geeft, en uw bedrijfsnaam als u die invult;
- welke demo u opende, in welke taal, via welke pagina u daar kwam en het land dat we afleiden uit uw IP-adres;
- of u via de link die we stuurden bent teruggekomen en of u zich later hebt aangemeld;
- welke onderdelen van de demo u bekijkt en wanneer u terugkomt, zodat we weten welke instellingsmails we u sturen. We gebruiken dit alleen om demo-aanvragen te ordenen; het beslist nooit automatisch iets over u;
- een onomkeerbaar versleutelde (gehashte) vorm van uw IP-adres, alleen gebruikt om misbruik van het formulier te voorkomen.
5. Hoe we uw gegevens gebruiken
We verwerken persoonsgegevens alleen als we daar een rechtsgrond voor hebben:
- Overeenkomst — om uw account aan te maken, een boeking aan te nemen, een abonnement of aanbetaling te verwerken en in het algemeen de Dienst te leveren waar u om hebt gevraagd.
- Gerechtvaardigd belang — om de Dienst veilig te houden (snelheidslimieten, botbescherming, fraudepreventie), om te begrijpen waar boekingen vandaan komen (trackinglinks), om onze verwijzingsregeling uit te voeren en om het product te verbeteren — altijd afgewogen tegen uw rechten, en u kunt bezwaar maken (zie “Uw rechten”).
- Wettelijke verplichting — om financiële administratie (facturen, abonnementsbetalingen) te bewaren zolang de Britse belastingwetgeving dat vereist.
- Toestemming — waar we er specifiek om vragen. Als u een demo aanvraagt, sturen we u alleen nieuws en aanbiedingen van Appoint Me als u dat vakje zelf aanvinkt, en u kunt die toestemming op elk moment met één klik intrekken. De demolink en de korte startgids (4 e-mails in 2 weken) sturen we omdat u de demo hebt aangevraagd, op grond van ons gerechtvaardigd belang; ze stoppen zodra u zich afmeldt.
7. Internationale doorgifte
Onze servers staan in het VK. Sommige van de hierboven genoemde bedrijven verwerken gegevens buiten het VK, vooral in de Verenigde Staten (Stripe, Google, Apple en Microsoft). Als dat gebeurt, is de doorgifte gedekt door waarborgen die onder de UK GDPR worden erkend: de Britse uitbreiding van het EU-VS Data Privacy Framework als het bedrijf daaronder is gecertificeerd, en anders het International Data Transfer Agreement van de ICO of het Addendum daarvan bij de EU-modelcontractbepalingen. Mail ons voor een kopie van de waarborg die van toepassing is. Een AI-receptionist die een Bedrijf koppelt, verwerkt de boekingsgegevens die hij nodig heeft op de plek waar die dienst actief is; het Bedrijf kiest hem, dus vraag het Bedrijf waar uw gegevens naartoe gaan.
8. Hoe lang we gegevens bewaren
- Bedrijfsaccount- & abonnementsgegevens — zolang uw account actief is, daarna nog 30 dagen, waarin u ons om een kopie van uw gegevens kunt vragen, en daarna verwijderd, behalve facturen en betalingsgegevens, die we 6 jaar bewaren vanaf het einde van het boekjaar waarop ze betrekking hebben, zoals de Britse belastingwetgeving vereist.
- Beoordelingen — zolang het Bedrijf zijn account aanhoudt, tenzij de beoordeling wordt verwijderd op verzoek van de Klant, of door ons op grond van onze voorwaarden, bijvoorbeeld nadat we een melding hebben gecontroleerd. Als u uw klantaccount sluit, worden uw beoordelingen niet verwijderd; vraag ons daarom.
- Boekingsgegevens van klanten — bewaard op instructie van het Bedrijf, in de regel zolang hun account actief is, of zolang nodig om een geschil op te lossen of aan een wettelijke plicht te voldoen. Vraagt u een Bedrijf om uw gegevens te verwijderen en heeft het geen reden meer om ze te bewaren, dan voeren we die verwijdering namens hen uit.
- Cookies — zoals vermeld in de tabel hierboven.
- Demo-aanvragen — als u een demo aanvraagt en zich niet aanmeldt, verwijderen we uw e-mailadres, mobiele nummer en bedrijfsnaam 12 maanden na uw laatste bezoek. Meldt u zich af, dan bewaren we alleen een versleutelde (gehashte) kopie van het adres, zodat we het nooit meer mailen.
9. Gegevens veilig houden
We gebruiken maatregelen die in de sector standaard zijn om persoonsgegevens te beschermen — versleutelde verbindingen (HTTPS), gehashte gevoelige velden (wachtwoorden worden altijd gehasht en nooit als leesbare tekst bewaard), toegangscontroles zodat een Bedrijf alleen zijn eigen gegevens kan zien, en regelmatige beveiligingsreviews van het platform. Geen enkel systeem is volledig risicovrij, maar we nemen dit serieus: mocht er ooit een datalek plaatsvinden, dan melden we dat zonder onnodige vertraging en waar mogelijk binnen 72 uur aan de ICO, en informeren we u rechtstreeks en zonder onnodige vertraging als het waarschijnlijk een hoog risico voor u oplevert.
10. Gegevens van kinderen
Appoint Me is niet gericht op kinderen. U moet minstens 13 jaar oud zijn om een klantaccount aan te maken, en bent u jonger dan 18, gebruik Appoint Me dan alleen met toestemming van een ouder of voogd. Een Bedrijf kan uiteraard diensten aan kinderen leveren — een kinderknipbeurt bijvoorbeeld — en dan is het de volwassene die de boeking maakt die de eigen contactgegevens aan het Bedrijf geeft, niet die van het kind.
11. Uw rechten
Onder de Britse AVG hebt u het recht om:
- te weten welke gegevens wij (of, bij boekingsgegevens, het betreffende Bedrijf) over u hebben, en er een kopie van te krijgen — inzage;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren — rectificatie;
- om verwijdering van uw gegevens te vragen, als er geen goede reden is om ze te bewaren — wissing;
- ons te vragen bepaalde verwerking te beperken of daartegen bezwaar te maken, ook bij alles wat op gerechtvaardigd belang berust — beperking en bezwaar;
- uw gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen, of ze rechtstreeks naar een andere aanbieder te laten sturen — overdraagbaarheid;
- toestemming op elk moment in te trekken, waar we ons daarop baseren.
Wilt u een van deze rechten uitoefenen voor uw eigen Appoint Me-bedrijfsaccount, of voor uw Appoint Me-klantaccount (de login waarmee u boekingen beheert bij elk Bedrijf op Appoint Me), neem dan rechtstreeks contact met ons op (hieronder) — wij zijn voor allebei de verwerkingsverantwoordelijke. Gaat het om een specifieke boeking bij een Bedrijf, vraag het dan eerst aan hen — zij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor die boekingsgegevens en kunnen meestal het snelst handelen — maar u mag ook bij ons komen, en we helpen u hoe dan ook.
12. Onze apps voor de telefoon
Appoint Me en Appoint Me Business, onze apps voor iPhone, iPad en Android, tonen dezelfde Dienst als de website, en alles in dit beleid geldt ook voor de apps. Ze voegen alleen het volgende toe.
- Diagnosegegevens — als de app crasht, een pagina traag is of niet laadt, of een scherm wordt geopend, stuurt de app ons een kort rapport: wat er gebeurde, op welke pagina (nooit wat daar werd getypt of getoond), de app- en systeemversie, het telefoonmodel en een willekeurig getal dat bij de installatie van de app op de telefoon is aangemaakt. Het wordt niet aan uw account gekoppeld of gebruikt om u te identificeren, en we bewaren het 30 dagen, om fouten op te sporen en te verhelpen.
- Bewaard op uw telefoon — de pagina's en foto's die u opent, en uw komende afspraken voor de widgets, het toegangsscherm en het offlinescherm, zodat ze ook zonder bereik zichtbaar blijven. Ze worden verwijderd als u uitlogt (zodra de telefoon weer bereik heeft) en als u de app verwijdert. Niets daarvan wordt naar cloudback-ups gekopieerd: niet naar iCloud op iPhone en iPad, en niet naar de back-up van Google op Android.
- Meldingen — als u ze toestaat, geeft de telefoon de app een adres om u berichten over uw boekingen te sturen; dat bewaren we tot u uitlogt.
- Geen tracking — de apps bevatten geen advertentiecode en volgen u niet via apps of websites van andere bedrijven. Gebruikscijfers komen uit onze eigen statistieken, zonder cookies.
Wilt u uw Appoint Me-account verwijderen, zie dan Uw account verwijderen.
13. Wijzigingen van dit beleid
We kunnen dit beleid bijwerken als de Dienst of de wet verandert. De geldende versie is altijd de versie die op dit adres staat, met de datum bovenaan; wezenlijke wijzigingen melden we in de Dienst.
14. Contact en klachten
Mail support@appointme.com of schrijf naar GK Tools Ltd, 483 Green Lanes, London, N13 4BS. Bent u niet tevreden over hoe we met uw gegevens zijn omgegaan, dan kunt u bij ons een klacht indienen op hetzelfde adres. We bevestigen de ontvangst van uw klacht binnen 30 dagen, onderzoeken haar zonder onnodige vertraging, houden u op de hoogte en laten u weten wat we hebben besloten en waarom. U kunt ook op elk moment een klacht indienen bij het Britse Information Commissioner's Office, ook als u niet tevreden bent met ons antwoord: ico.org.uk/make-a-complaint (opent in een nieuw tabblad).