Kalenderen

Hvornår du kan bruge det

Hav den åben i receptionen eller på en tablet i løbet af dagen, og brug den, når en kunde ringer eller kommer ind ad døren.

Sådan sætter du det op

1. Åbn Kalender. Brug Forrige dag, Næste dag og I dag, eller vælg en dag under Denne uge.
2. Har du mere end én lokation, så vælg en under Lokation. Brug Vis én person for at se én persons dag.
3. For at booke for en kunde vælger du Ny booking, eller du vælger et ledigt felt i en persons kolonne, så person og tidspunkt udfyldes. Vælg Tilbagevendende kunde, hvis kunden har booket før, vælg derefter ydelse, dato og tidspunkt, og vælg Book.
4. For en kunde, der lige er kommet ind, vælger du Drop-in (nu). Dagens dato og det næste ledige tidspunkt udfyldes for dig.
5. For at flytte en aftale til et andet tidspunkt trækker du den op eller ned i kolonnen. På en touchskærm holder du først fingeren på den. Den kan kun flyttes til et tidspunkt, der er ledigt efter de normale regler for booking.
6. Forklaringen Farver viser, hvad hver farve betyder, f.eks. Bekræftet, Anmodning og Depositum forfalden.
7. Bookinganmodninger besvares under Bookinger: filtrér på Afventer dit svar, og vælg derefter Godkend eller Afvis.

Det ser dine kunder

Kunderne ser ikke kalenderen. En booking, du tilføjer, giver samme bekræftelsesmail som en booking foretaget online, forudsat at du har indtastet kundens e-mailadresse. Bookinger, du selv tilføjer, beder aldrig kunden om depositum eller et kort.

Sådan undgås dobbeltbookinger

Hver booking bliver tjekket igen i det øjeblik, den gemmes, uanset om en kunde booker online, eller du tilføjer den i Kalender. To kunder kan aldrig blive booket hos den samme person på samme tid: Hvis to personer vælger det samme tidspunkt samtidig, bliver den første booket, og den anden bliver bedt om at vælge et andet tidspunkt. Et dobbelttryk eller en afbrudt forbindelse opretter aldrig en ekstra booking.

Når du tilføjer en booking, tager imod en drop-in eller flytter en aftale, laver kalenderen det samme tjek. Hvis tidspunktet ikke længere er ledigt, ser du en besked om det, og intet bliver booket eller flyttet.

Tjekket tager højde for lukkedage, åbningstider, fravær, den tid, der holdes fri mellem aftaler, personer, der arbejder på mere end én lokation, og turen mellem besøg hos kunder. Et tidspunkt, der bliver ledigt, tilbydes én person ad gangen på Venteliste, indtil det tidspunkt, der står i deres e-mail, og først derefter den næste.

Eksempler fra forskellige fag

• BarberHav kalenderen på en tablet ved stolene, og brug Drop-in (nu) til hver kunde, der kommer ind fra gaden.
• FysioterapeutVis én fysioterapeuts dag, og træk en opfølgning til senere på eftermiddagen, når en patient ringer og siger, at vedkommende er forsinket.
• HundefrisørVælg et ledigt felt for at booke en fast kundes næste trimning, før de går, og vælg Tilbagevendende kunde for at udfylde deres oplysninger.