Dagboken

Når du bruker det

Ha den åpen i resepsjonen eller på et nettbrett gjennom dagen, og bruk den hver gang en kunde ringer eller kommer innom.

Slik setter du det opp

1. Åpne Dagbok. Bruk Forrige dag, Neste dag og I dag, eller velg en dag under Denne uken.
2. Hvis du har mer enn én avdeling, velger du en under Sted. For å se dagen til én enkelt person bruker du Vis én person.
3. For å booke for en kunde velger du Ny bestilling, eller du velger en ledig plass i en persons kolonne for å fylle inn person og tidspunkt. Velg Tilbakevendende kunde hvis kunden har booket før, velg deretter tjeneste, dato og tidspunkt, og velg Bestill.
4. For noen som nettopp har kommet inn, velger du Drop-in (nå). Dagens dato og neste ledige tidspunkt fylles inn for deg.
5. For å flytte en avtale til et annet tidspunkt drar du den opp eller ned i kolonnen. På en berøringsskjerm holder du den inne først. Den kan bare flyttes til et tidspunkt som er ledig etter de vanlige bookingreglene.
6. Forklaringen Farger viser hva hver farge betyr, for eksempel Bekreftet, Forespørsel og Depositum skal betales.
7. Bookingforespørsler besvares under Bookinger: filtrer på Venter på svar fra deg, og velg deretter Godkjenn eller Avslå.

Hva kundene dine ser

Kundene ser ikke dagboken. En booking du legger inn, får samme bekreftelse på e-post som en booking gjort på nett, forutsatt at du har lagt inn kundens e-postadresse. Bookinger du legger inn selv, ber aldri kunden om depositum eller kort.

Slik hindres dobbeltbookinger

Hver booking sjekkes på nytt i det øyeblikket den lagres, enten en kunde booker på nett eller du legger den inn i Dagbok. To kunder kan aldri bli booket hos samme person til samme tid: Hvis to personer velger samme tidspunkt samtidig, blir den første booket, og den andre blir bedt om å velge et annet tidspunkt. Et dobbelttrykk eller et brudd i forbindelsen lager aldri en ekstra booking.

Når du legger inn en booking, tar imot en drop-in eller flytter en avtale, gjør dagboken den samme sjekken. Hvis tidspunktet ikke lenger er ledig, ser du en melding om det, og ingenting blir booket eller flyttet.

Sjekken tar hensyn til stengte dager, åpningstider, fravær, tiden som holdes fri mellom avtaler, personer som jobber på mer enn ett sted, og reisen mellom besøk hos kunder. Et tidspunkt som blir ledig, tilbys én person om gangen på Venteliste, fram til tidspunktet i e-posten deres, og først deretter den neste.

Eksempler fra ulike bransjer

• BarbererHa dagboken på et nettbrett ved stolene, og bruk Drop-in (nå) for hver kunde som kommer rett inn fra gaten.
• FysioterapeutVis dagen til én fysioterapeut, og dra en oppfølgingstime lenger ut på ettermiddagen når en pasient ringer og sier at de blir forsinket.
• HundefrisørVelg en ledig plass for å booke neste trimming for en fast kunde før de går, og velg Tilbakevendende kunde for å fylle inn opplysningene deres.