Das Terminbuch

Wann Sie es nutzen

Lassen Sie es den ganzen Tag am Empfang oder auf einem Tablet geöffnet und nutzen Sie es, wenn ein Kunde anruft oder hereinkommt.

So richten Sie es ein

1. Öffnen Sie „Terminbuch“. Nutzen Sie „Vorheriger Tag“, „Nächster Tag“ und „Heute“ oder wählen Sie einen Tag unter „Diese Woche“.
2. Wenn Sie mehr als einen Standort haben, wählen Sie einen unter „Standort“. Um den Tag einer einzelnen Person zu sehen, nutzen Sie „Nur eine Person anzeigen“.
3. Um für einen Kunden zu buchen, wählen Sie „Neue Buchung“ oder klicken Sie auf eine freie Stelle in der Spalte einer Person, damit Person und Uhrzeit ausgefüllt werden. Wählen Sie „Bestandskunde“, wenn der Kunde schon einmal gebucht hat, wählen Sie dann Leistung, Datum und Uhrzeit und klicken Sie auf „Buchen“.
4. Für jemanden, der gerade hereingekommen ist, wählen Sie „Laufkundschaft (jetzt)“. Das heutige Datum und die nächste freie Uhrzeit werden für Sie ausgefüllt.
5. Um einen Termin auf eine andere Uhrzeit zu verschieben, ziehen Sie ihn in seiner Spalte nach oben oder unten. Auf einem Touchscreen halten Sie ihn zuerst gedrückt. Er lässt sich nur auf eine Uhrzeit legen, die nach den normalen Buchungsregeln frei ist.
6. Die Legende „Farben“ erklärt jede Farbe, etwa „Bestätigt“, „Anfrage“ und „Anzahlung offen“.
7. Buchungsanfragen beantworten Sie unter „Buchungen“: Filtern Sie nach „Wartet auf Ihre Antwort“ und wählen Sie dann „Annehmen“ oder „Ablehnen“.

Was Ihre Kunden sehen

Kunden sehen das Terminbuch nicht. Eine Buchung, die Sie anlegen, erhält dieselbe Bestätigungs-E-Mail wie eine Online-Buchung, sofern Sie die E-Mail-Adresse des Kunden eingetragen haben. Bei Buchungen, die Sie selbst anlegen, wird der Kunde nie nach einer Anzahlung oder einer Karte gefragt.

So werden Doppelbuchungen verhindert

Jede Buchung wird im Moment des Speicherns noch einmal geprüft, ob ein Kunde online bucht oder Sie sie im Terminbuch anlegen. Zwei Kunden können nie zur selben Zeit bei derselben Person gebucht werden: Wählen zwei Personen gleichzeitig dieselbe Uhrzeit, wird die erste gebucht und die zweite gebeten, eine andere Uhrzeit zu wählen. Doppeltes Tippen oder eine abgebrochene Verbindung erzeugt nie eine zweite Buchung.

Wenn Sie eine Buchung anlegen, Laufkundschaft eintragen oder einen Termin verschieben, prüft das Terminbuch auf dieselbe Weise. Ist die Uhrzeit nicht mehr frei, sehen Sie einen entsprechenden Hinweis, und es wird nichts gebucht oder verschoben.

Berücksichtigt werden Schließtage, Öffnungszeiten, Abwesenheiten, die frei gehaltene Zeit zwischen Terminen, Personen, die an mehreren Standorten arbeiten, und die Anfahrt zwischen Besuchen bei Kunden. Eine frei gewordene Uhrzeit wird auf der Warteliste immer nur einer Person angeboten, bis zu der Uhrzeit in ihrer E-Mail, und erst danach der nächsten.

Beispiele aus verschiedenen Branchen

• BarbierLassen Sie das Terminbuch auf einem Tablet bei den Stühlen laufen und nutzen Sie „Laufkundschaft (jetzt)“ für jeden Kunden, der spontan von der Straße hereinkommt.
• PhysiotherapeutZeigen Sie den Tag eines einzelnen Physiotherapeuten an und ziehen Sie eine Folgebehandlung auf später am Nachmittag, wenn ein Patient anruft und sich verspätet.
• HundefriseurKlicken Sie auf eine freie Stelle, um den nächsten Pflegetermin eines Stammkunden zu buchen, bevor er geht, und wählen Sie „Bestandskunde“, damit seine Daten ausgefüllt werden.