Política de Privacidad

1. Quiénes somos

Appoint Me está operado por GK Tools Ltd, sociedad registrada en Inglaterra y Gales, número de sociedad 16434833, con domicilio social en 483 Green Lanes, London, N13 4BS. Estamos inscritos en la autoridad británica de protección de datos (la ICO), con referencia de registro ZB899192 (se abre en una pestaña nueva). Esta política cubre la aplicación de reservas Appoint Me en este dominio: las páginas de reservas, las cuentas de cliente y el panel de administración de las empresas.

2. Responsable y encargado: dos funciones distintas

Esta es la parte que más importa, así que se expone de forma directa.

Appoint Me es una plataforma: hay empresas («Empresas») que se registran para recibir reservas de sus propios clientes («Clientes»). Eso significa que los datos personales pasan por nosotros de dos maneras muy distintas.

Cuando usted reserva una cita, compra una tarjeta regalo o paga una señal a una Empresa, es esa Empresa la que decide qué datos le pide y para qué: es el responsable del tratamiento de los datos de su reserva conforme al RGPD del Reino Unido. GK Tools Ltd (que opera como Appoint Me) es su encargado del tratamiento: guardamos y tratamos esos datos siguiendo las instrucciones de la Empresa, al amparo de nuestro Anexo de Tratamiento de Datos, únicamente para hacer funcionar el software de reservas. Nosotros no decidimos cómo usa una Empresa sus datos, y no los usamos para nuestros propios fines: por ejemplo, nunca usamos su historial de reservas para hacerle publicidad de otros negocios.

Para todo lo demás —los datos de la cuenta de un propietario o de un miembro del personal, la facturación de la suscripción y quien visite nuestras páginas de marketing— el responsable del tratamiento es GK Tools Ltd. En ese contexto, esta política funciona como cualquier política de privacidad normal: los responsables de esos datos somos nosotros y puede dirigirse directamente a nosotros con cualquier solicitud.

3. Datos que recopilamos

Si es una Empresa (propietario o personal)

• Nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono y contraseña (guardada como hash con sal: nunca la almacenamos en texto plano);
• Datos del negocio: nombre, dirección, lista de servicios, horarios, personal, ubicaciones;
• Información de suscripción y facturación: Stripe gestiona y almacena los datos de su tarjeta o cuenta bancaria; nosotros solo conservamos lo necesario para gestionar su suscripción (plan, historial de facturación, estado del pago);
• Preferencias de idioma y de tema visual;
• Información de recomendación: si otro negocio le recomendó Appoint Me, registramos cuál fue y, si usted se registra, le comunicamos a ese negocio el nombre del suyo, para poder darles a ambos la recompensa por recomendación que corresponda. Lo hacemos como parte justa y esperable de un programa de recomendaciones, y puede pedirnos que no lo hagamos.

Si es un Cliente que reserva con una Empresa

• Nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono;
• Datos de la reserva: servicio, fecha y hora, profesional, las notas que añada y su historial de reservas con esa Empresa;
• Si crea una cuenta de cliente de Appoint Me (para gestionar sus reservas en cualquier Empresa que use Appoint Me), sus datos de acceso y de cuenta;
• Pagos de señales o tarjetas regalo: vemos que se ha hecho un pago, por qué importe y a qué reserva o tarjeta regalo correspondía. Los datos de su tarjeta van a Stripe, nunca a nosotros;
• Si deja una reseña de una Empresa después de una cita: su valoración, el texto de la reseña, las fotos que añada y el enlace a un vídeo, si lo incluye. Las reseñas se muestran públicamente en la página de reservas de esa Empresa, con el nombre con el que firma la reseña. Consulte nuestros Términos para conocer las normas sobre reseñas.
• Ofertas y novedades de una Empresa: al reservar, una Empresa puede preguntarle si puede enviarle ofertas y novedades por email, o por WhatsApp o SMS. Las casillas nunca están marcadas de antemano. Si acepta, registramos su decisión para esa Empresa junto con el texto exacto que se le mostró, su idioma, la fecha y la hora, y la dirección IP y el navegador utilizados, para que la Empresa pueda demostrar su consentimiento. Conservamos este registro durante seis años desde su última decisión. Puede cambiar de opinión en cualquier momento en su cuenta de Appoint Me o mediante el enlace de sus emails de reserva; esto nunca afecta a las confirmaciones ni a los recordatorios de sus citas. Una Empresa del Reino Unido puede usar en su lugar el «soft opt-in» para el email: la casilla de email le pregunta entonces si no desea recibir sus ofertas y novedades por email. Si la deja sin marcar, esa Empresa puede enviarle emails sobre servicios similares a los que reservó hasta que usted diga que no; cada uno de esos emails le permite darse de baja, y registramos esta elección del mismo modo.

De forma automática, de cualquiera que use el Servicio

• Dirección IP: se usa para sugerirle una moneda y un idioma en su primera visita, y con fines de seguridad, prevención del fraude y limitación de peticiones;
• Información estándar del dispositivo y del navegador que envía cualquier petición web (como el agente de usuario de su navegador);
• Cookies y almacenamiento local: véase la sección siguiente.

Si solicita una demo

• su dirección de correo electrónico o su número de móvil, el que nos facilite, y el nombre de su negocio si lo añade;
• qué demo abrió, el idioma en que la leyó, la página que le llevó a ella y el país que estimamos a partir de su dirección IP;
• si volvió mediante el enlace que le enviamos y si después se registró;
• qué partes de la demo consulta y cuándo vuelve, para saber qué correos de configuración enviarle. Solo lo usamos para ordenar las solicitudes de demo; nunca decide nada sobre usted de forma automática;
• una forma cifrada de manera irreversible (hash) de su dirección IP, que solo se usa para impedir el abuso del formulario.

4. Cookies y tecnologías similares

Mantenemos esta lista honesta y breve. Nada de lo que hay aquí crea un perfil suyo a través de otras webs, y la única etiqueta publicitaria es la de Microsoft Advertising, que solo funciona si usted acepta las cookies y solo para medir nuestros propios anuncios. Sí usamos analítica respetuosa con la privacidad para entender cómo se utiliza el Servicio; vea «Analítica» más abajo para saber exactamente qué significa eso. Esto es todo lo que Appoint Me instala realmente.

Estrictamente necesarias: el Servicio no puede funcionar sin ellas

Funcionales

Analítica

Usamos dos herramientas de analítica. Matomo, una herramienta respetuosa con la privacidad que alojamos nosotros mismos, ve a grandes rasgos cómo se usa el Servicio. Está configurada sin cookies: no instala ninguna cookie y no puede identificarle personalmente, así que funciona sin pedirle su consentimiento. Google Analytics nos da una imagen más completa, pero solo se activa si usted lo acepta expresamente en el banner de cookies; si lo rechaza o lo ignora, se queda apagado, y puede cambiar de opinión cuando quiera desde «Configuración de cookies» en el pie de página. El mismo consentimiento cubre la etiqueta de Microsoft Advertising, que nos indica si nuestros anuncios en Bing generan registros; esta solo instala sus propias cookies (_uetsid, _uetvid) después de que usted acepte. Por otra parte, si llega desde uno de nuestros anuncios, la referencia de clic del anuncio y las etiquetas de campaña del enlace se guardan con su visita en nuestro servidor y, si se registra, se almacenan con los datos de su empresa, para que sepamos qué anuncios nos traen clientes. Solo transmitimos esa referencia de clic a Microsoft si usted aceptó las cookies. No se envía ningún otro dato suyo junto con ella.

Cómo desactivar la analítica

Google Analytics y Microsoft Advertising solo se activan si usted los acepta: use «Configuración de cookies» en el pie de página para cambiarlo cuando quiera. Matomo no necesita consentimiento porque no instala cookies, pero aun así puede desactivarlo en este navegador con la casilla de abajo. Su elección se guarda solo en este dispositivo.

Almacenamiento local: solo en su dispositivo, nunca se envía a nuestros servidores

También guardamos sus preferencias de tema de color, modo claro u oscuro, idioma y visualización de la moneda en el almacenamiento local de su navegador, para que el sitio las recuerde en la siguiente visita. El almacenamiento local nunca sale de su dispositivo. No es una cookie en sentido legal, y lo incluimos aquí para que la información sea completa. Su tema de color y su elección de modo claro u oscuro también se guardan en las cookies indicadas más arriba, para que todas las páginas de Appoint Me los sigan.

De terceros

Cuando paga con tarjeta en la página de pago de Stripe, Stripe puede instalar allí sus propias cookies para prevenir el fraude, conforme a la Política de Privacidad de Stripe (se abre en una pestaña nueva). Cuando un formulario del Servicio está protegido por reCAPTCHA (véase «Con quién compartimos sus datos» más abajo), Google puede instalar sus propias cookies para hacer ese trabajo; eso se rige por la Política de Privacidad de Google (se abre en una pestaña nueva), no por esta.

Puede bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador en cualquier momento. Si bloquea las estrictamente necesarias, el Servicio dejará de funcionar bien: por ejemplo, no podrá mantener la sesión iniciada.

5. Cómo usamos sus datos

Solo tratamos datos personales cuando tenemos una base jurídica para hacerlo:

• Contrato — para crear su cuenta, tramitar una reserva, procesar una suscripción o una señal y, en general, prestar el Servicio que usted ha pedido.
• Intereses legítimos — para mantener seguro el Servicio (limitación de peticiones, protección antibots, prevención del fraude), para saber de dónde vienen las reservas (enlaces de seguimiento), para gestionar nuestro programa de recomendaciones y para mejorar el producto, siempre ponderándolo con sus derechos y pudiendo usted oponerse (véase «Sus derechos»).
• Obligación legal — para conservar los registros financieros (facturas, pagos de suscripción) durante el tiempo que exija la normativa fiscal del Reino Unido.
• Consentimiento — cuando lo pedimos específicamente. Si solicita una demo, solo le enviamos novedades y ofertas de Appoint Me si marca usted mismo esa casilla, y puede retirar ese consentimiento en cualquier momento con un clic. El enlace a la demo y la breve guía de puesta en marcha (4 correos en 2 semanas) se envían porque usted pidió la demo, lo que constituye nuestro interés legítimo, y dejan de enviarse en cuanto se da de baja.

6. Con quién compartimos sus datos

Nunca vendemos datos personales, jamás. Solo los compartimos con quienes nos ayudan a hacer funcionar el Servicio y, para nuestros propios anuncios, con Microsoft Advertising: si usted aceptó las cookies y registró su empresa después de hacer clic en uno de nuestros anuncios, enviamos a Microsoft la referencia de clic de ese anuncio y el momento en que se registró, para que pueda contabilizar la conversión (vea «Cookies» más arriba). Los demás son:

• Stripe — procesa los pagos de suscripción con tarjeta o domiciliación bancaria y almacena los datos de la tarjeta o bancarios por cuenta nuestra, y cobra con tarjeta las señales y los pagos de tarjetas regalo en la cuenta de Stripe propia de la Empresa. Stripe cumple la norma PCI-DSS; nosotros nunca vemos ni guardamos el número completo de su tarjeta. Política de Privacidad de Stripe (se abre en una pestaña nueva)
• Los sistemas bancarios propios de GK Tools («gktools-core») — nuestro servicio interno que concilia los pagos por orden permanente y por transferencia bancaria (asociando el pago bancario de una Empresa a la suscripción correcta de Appoint Me) y que deduce una ubicación general a partir de una dirección IP para sugerir moneda e idioma. Forma parte de la misma empresa, no es un proveedor externo, pero se lo contamos porque sí trata datos de pago y direcciones IP. Las señales y las tarjetas regalo no pasan por él: se pagan con tarjeta a través de Stripe, directamente a la Empresa.
• Google reCAPTCHA — protege los formularios de registro, de inicio de sesión y de reserva frente a bots y abusos. Política de Privacidad de Google (se abre en una pestaña nueva)
• Google Maps (sugerencias de dirección) — cuando un negocio escribe una dirección en un formulario de su panel, lo escrito se envía a Google para sugerir direcciones coincidentes. No se envía nada hasta que alguien escribe en el campo, y solo se envía la dirección. Política de Privacidad de Google (se abre en una pestaña nueva)
• Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd) — envía los correos que el Servicio necesita enviar (confirmaciones y recordatorios de reservas, restablecimientos de contraseña, verificación de correo, códigos de inicio de sesión), así como el enlace a la demo y la guía de puesta en marcha a quien solicita una demo. Solo se usa para entregar esos correos.
• Voodoo SMS — envía los SMS del Servicio: códigos de inicio de sesión, el enlace a la demo si facilita un número de móvil en lugar de una dirección de correo, y los SMS de citas cuando una Empresa los activa. Solo recibe el número de móvil y el texto.
• allhost.io — los servidores del centro de datos del Reino Unido en los que funciona Appoint Me.
• Google Analytics — mide cómo se usa nuestro sitio, y solo se ejecuta después de que acepte las cookies de analítica (véase «Cookies» más arriba). Política de Privacidad de Google (se abre en una pestaña nueva)
• Iniciar sesión con Google o Apple — si elige iniciar sesión de este modo, Google o Apple nos comunican su nombre, su dirección de correo electrónico (o una dirección de reenvío de Apple) y un identificador de cuenta. Cuando elimina su cuenta, pedimos a Apple que revoque el inicio de sesión.
• Stripe como responsable propio — Stripe también utiliza parte de la información de pago para sus propias obligaciones de prevención del fraude, legales y regulatorias, que decide por sí misma y no siguiendo nuestras instrucciones. Su política de privacidad lo explica.
• Apple y Google — si permite las notificaciones en nuestras apps para móvil, los mensajes de reservas se entregan a través de Apple Push Notification service o Firebase Cloud Messaging. Reciben el mensaje y la dirección del dispositivo, no los datos de su cuenta.
• Google Calendar y Microsoft Outlook — si alguien que trabaja en un Negocio conecta su propio calendario, solo leemos cuándo está ocupado (hora de inicio y de fin), nunca de qué tratan sus eventos, para que los clientes no puedan reservarle en esos momentos. Puede desconectarlo en cualquier momento, desde el panel o desde su cuenta de Google o Microsoft, y entonces eliminamos los horarios ocupados que guardamos.
• Un recepcionista con IA elegido por la Empresa — una Empresa puede conectar un recepcionista con IA de un tercero para que informe a quienes llaman sobre sus servicios, precios y horas libres y les haga la reserva. Ese servicio lo elige la Empresa y trabaja para la Empresa; solo ve lo que necesita para responder y hacer la reserva, y la Empresa es responsable de él.
• La Empresa con la que reserva — de eso trata una reserva. Véase «Responsable y encargado» más arriba.

Solo compartiremos datos con alguien más si la ley lo exige (por ejemplo, una orden judicial) o si usted nos lo pide.

7. Transferencias internacionales

Nuestros servidores están en el Reino Unido. Algunas de las empresas indicadas más arriba tratan datos fuera del Reino Unido, principalmente en los Estados Unidos (Stripe, Google, Apple y Microsoft). En esos casos, la transferencia está cubierta por garantías reconocidas en el RGPD del Reino Unido: la UK Extension del EU-US Data Privacy Framework cuando la empresa está certificada en ella y, en otro caso, el International Data Transfer Agreement de la ICO o su Addendum a las cláusulas contractuales tipo de la UE. Escríbanos para obtener una copia de la garantía aplicable. Un recepcionista con IA que conecte una Empresa trata los datos de reserva que necesita allí donde opere ese servicio; lo elige la Empresa, así que pregunte a la Empresa adónde van sus datos.

8. Cuánto tiempo conservamos los datos

• Datos de la cuenta de empresa y de la suscripción — mientras su cuenta esté activa y, después, durante 30 días, en los que puede pedirnos una copia de sus datos; luego se eliminan, salvo las facturas y los registros de pago, que conservamos durante 6 años desde el final del ejercicio económico al que corresponden, como exige la normativa fiscal del Reino Unido.
• Reseñas — mientras la Empresa mantenga su cuenta, salvo que la reseña se elimine a petición del Cliente o la eliminemos nosotros conforme a nuestros Términos, por ejemplo tras revisar una denuncia. Cerrar su cuenta de cliente no elimina sus reseñas; para ello, pídanoslo.
• Datos de reservas de clientes — se conservan siguiendo las instrucciones de la Empresa, por lo general mientras su cuenta esté activa, o el tiempo necesario para resolver una reclamación o cumplir una obligación legal. Si pide a una Empresa que elimine sus datos y esta ya no tiene motivos para conservarlos, ejecutaremos esa eliminación por cuenta de ella.
• Cookies — según lo indicado en la tabla anterior.
• Solicitudes de demo — si solicita una demo y no se registra, eliminamos su correo electrónico, su número de móvil y el nombre de su negocio 12 meses después de su última visita. Si se da de baja, solo conservamos una copia codificada (hash) de la dirección para no volver a escribirle nunca.

9. Cómo mantenemos seguros los datos

Usamos medidas estándar del sector para proteger los datos personales: conexiones cifradas (HTTPS), campos sensibles con hash (las contraseñas siempre se guardan con hash, nunca en texto plano), controles de acceso para que cada Empresa solo pueda ver sus propios datos, y revisiones periódicas de seguridad de la plataforma. Ningún sistema está completamente libre de riesgo, pero nos lo tomamos en serio: si alguna vez se produce una brecha, la notificaremos a la ICO sin dilación indebida y, cuando sea posible, en un plazo de 72 horas, y se lo comunicaremos directamente, sin dilación indebida, si es probable que suponga un alto riesgo para usted.

10. Datos de menores

Appoint Me no está dirigido a menores. Debe tener al menos 13 años para crear una cuenta de cliente y, si es menor de 18, utilice Appoint Me solo con el consentimiento de su padre, madre o tutor. Por supuesto, una Empresa puede prestar servicios a menores —un corte de pelo infantil, por ejemplo—, en cuyo caso es el adulto que hace la reserva quien facilita sus propios datos de contacto a la Empresa, no los del menor.

11. Sus derechos

Conforme al RGPD del Reino Unido, usted tiene derecho a:

• saber qué datos tenemos sobre usted (o, en el caso de los datos de reserva, la Empresa correspondiente) y obtener una copia — acceso;
• que se corrijan los datos inexactos — rectificación;
• pedir que se eliminen sus datos cuando no haya un buen motivo para conservarlos — supresión;
• pedirnos que limitemos ciertos tratamientos u oponerse a ellos, incluido cualquier tratamiento basado en el interés legítimo — limitación y oposición;
• recibir sus datos en un formato portable, o que se envíen directamente a otro proveedor — portabilidad;
• retirar su consentimiento en cualquier momento, cuando nos basemos en él.

Para ejercer cualquiera de estos derechos sobre su cuenta de empresa de Appoint Me, o sobre su cuenta de cliente de Appoint Me (el acceso que usa para gestionar reservas en cualquier Empresa de Appoint Me), contacte directamente con nosotros (más abajo): somos el responsable de ambas. Para una reserva concreta hecha con una Empresa, le sugerimos preguntarle a ella primero, porque es el responsable de esos datos de reserva y suele poder actuar más rápido, pero puede acudir a nosotros igualmente y le ayudaremos.

12. Nuestras apps para el móvil

Appoint Me y Appoint Me Business, nuestras apps para iPhone, iPad y Android, muestran el mismo Servicio que la web, y todo lo que dice esta política se aplica también a ellas. Solo añaden lo siguiente.

• Diagnóstico — cuando la app se cierra inesperadamente, una página tarda o no carga, o se abre una pantalla, la app nos envía un breve informe: qué ha pasado, en qué página (nunca lo que se escribió o se mostraba en ella), la versión de la app y del sistema, el modelo del teléfono y un número aleatorio generado en el teléfono al instalar la app. No se vincula a su cuenta ni se usa para identificarle, y lo conservamos 30 días, para encontrar y corregir fallos.
• Guardado en su teléfono — las páginas y fotos que abre, y sus próximas citas para los widgets, la pantalla de bloqueo y la pantalla sin conexión, para que se sigan viendo sin cobertura. Se borran al cerrar sesión (la próxima vez que el teléfono tenga cobertura) y al eliminar la app. Nada se copia en las copias de seguridad en la nube: ni en iCloud en iPhone y iPad, ni en la copia de seguridad de Google en Android.
• Notificaciones — si las permite, el teléfono da a la app una dirección para enviarle mensajes sobre sus reservas, que conservamos hasta que cierre sesión.
• Sin rastreo — las apps no contienen código publicitario y no le siguen por las apps ni las webs de otras empresas. Las cifras de uso proceden de nuestra propia analítica, sin cookies.

Para eliminar su cuenta de Appoint Me, consulte Eliminar su cuenta.

13. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política a medida que cambien el Servicio o la ley. La versión vigente es siempre la publicada en esta dirección, con la fecha que figura arriba; los cambios sustanciales se señalarán en el Servicio.

14. Contacto y reclamaciones

Escriba a support@appointme.com o a GK Tools Ltd, 483 Green Lanes, London, N13 4BS. Si no está conforme con cómo hemos tratado sus datos, puede presentarnos una reclamación en esa misma dirección. Acusaremos recibo de su reclamación en un plazo de 30 días, la estudiaremos sin dilación indebida, le mantendremos informado y le comunicaremos nuestra decisión y sus motivos. También puede reclamar en cualquier momento ante la Information Commissioner's Office del Reino Unido, incluso si no está conforme con nuestra respuesta: ico.org.uk/make-a-complaint (se abre en una pestaña nueva).