Informativa sulla privacy

1. Chi siamo

Appoint Me è gestita da GK Tools Ltd, società registrata in Inghilterra e Galles, numero di società 16434833, sede legale 483 Green Lanes, London, N13 4BS. Siamo iscritti presso l'Information Commissioner's Office del Regno Unito, numero di registrazione ZB899192 (si apre in una nuova scheda). Questa informativa riguarda l'applicazione di prenotazione Appoint Me su questo dominio: le pagine di prenotazione, gli account cliente e il pannello di amministrazione delle attività.

2. Titolare e responsabile — due ruoli diversi

Questa è la parte che conta di più, quindi è esposta in modo diretto.

Appoint Me è una piattaforma: le attività («Attività») si iscrivono per ricevere prenotazioni dai propri clienti («Clienti»). Questo significa che i dati personali passano attraverso di noi in due modi molto diversi.

Quando prenota un appuntamento, acquista un buono regalo o versa un acconto presso un'Attività, è quell'Attività a decidere quali dati raccogliere da Lei e perché: è lei il titolare del trattamento dei dati della Sua prenotazione ai sensi del GDPR del Regno Unito. GK Tools Ltd (che opera con il nome Appoint Me) ne è il responsabile del trattamento: conserviamo e trattiamo quei dati secondo le istruzioni dell'Attività, in base al nostro Accordo sul trattamento dei dati, unicamente per far funzionare il software di prenotazione. Non decidiamo noi come un'Attività usa i Suoi dati e non li usiamo per finalità nostre: per esempio, non usiamo mai il Suo storico di prenotazioni per proporLe altre attività.

Per tutto il resto — i dati dell'account di un proprietario di Attività o di un membro del personale, la fatturazione dell'abbonamento e chiunque visiti le nostre pagine di presentazione — il titolare del trattamento è GK Tools Ltd. In quel contesto questa informativa funziona come qualsiasi informativa sulla privacy standard: di quei dati rispondiamo noi e può rivolgersi direttamente a noi per qualsiasi richiesta.

3. Informazioni che raccogliamo

Se è un'Attività (proprietario o personale)

• Nome, indirizzo email, numero di telefono e password (conservata come hash con salt: non la conserviamo mai in chiaro);
• Dati dell'attività — nome, indirizzo, elenco delle prestazioni, orari di apertura, personale, sedi;
• Informazioni su abbonamento e fatturazione — Stripe gestisce e conserva i dati della Sua carta o del Suo conto bancario; noi conserviamo solo ciò che serve per gestire l'abbonamento (piano, storico di fatturazione, stato dei pagamenti);
• Preferenze di lingua e di tema grafico;
• Informazioni sugli inviti — se un'altra attività Le ha consigliato Appoint Me, registriamo quale e, se si registra, comunichiamo a quell'attività il nome della Sua attività, così da poter riconoscere a entrambe l'eventuale premio per l'invito. Lo facciamo come parte corretta e prevedibile di un programma di inviti, e può chiederci di non farlo.

Se è un Cliente che prenota presso un'Attività

• Nome, indirizzo email, numero di telefono;
• Dettagli della prenotazione — prestazione, data e ora, membro del personale, eventuali note che aggiunge e il Suo storico di prenotazioni presso quell'Attività;
• Se crea un account cliente Appoint Me (per gestire le prenotazioni presso qualsiasi Attività che usa Appoint Me), le Sue credenziali di accesso e i dati dell'account;
• Pagamenti di acconti o buoni regalo — vediamo che un pagamento è stato effettuato, per quale importo e per quale prenotazione o buono regalo. I dati della Sua carta vanno a Stripe, mai a noi;
• Se recensisce un'Attività dopo un appuntamento: la Sua valutazione, il testo della recensione, le eventuali foto che aggiunge e l'eventuale link a un video. Le recensioni sono mostrate pubblicamente sulla pagina di prenotazione di quell'Attività, con il nome con cui firma la recensione. Le regole sulle recensioni sono nei nostri Termini.
• Offerte e novità di un'Attività: al momento della prenotazione, un'Attività può chiederLe se può inviarLe offerte e novità via email, oppure via WhatsApp o SMS. Le caselle non sono mai selezionate al posto Suo. Se accetta, registriamo la Sua scelta per quell'Attività insieme al testo esatto che Le è stato mostrato, alla sua lingua, alla data e all'ora, all'indirizzo IP e al browser utilizzati, così che l'Attività possa dimostrare il Suo consenso. Conserviamo questa registrazione per sei anni dalla Sua ultima scelta. Può cambiare idea in qualsiasi momento nel Suo account Appoint Me o tramite il link nelle email di prenotazione; ciò non incide mai sulle conferme e sui promemoria dei Suoi appuntamenti. Un'Attività nel Regno Unito può invece usare il «soft opt-in» per le email: la casella email Le chiede allora se non desidera ricevere le sue offerte e novità via email. Se la lascia vuota, quell'Attività può inviarLe email su servizi simili a quelli prenotati finché Lei non dice di no; ogni email di questo tipo Le permette di annullare l'iscrizione, e registriamo questa scelta allo stesso modo.

Automaticamente, da chiunque usi il Servizio

• Indirizzo IP — usato per suggerire valuta e lingua alla prima visita e per finalità di sicurezza, prevenzione delle frodi e limitazione del numero di richieste;
• Informazioni standard su dispositivo e browser inviate da qualsiasi richiesta web (per esempio lo user agent del Suo browser);
• Cookie e archiviazione locale — veda la sezione successiva.

Se richiede una demo

• il Suo indirizzo email o numero di cellulare, quello che ci fornisce, e il nome della Sua attività, se lo aggiunge;
• quale demo ha aperto, la lingua in cui l’ha letta, la pagina da cui è arrivato e il paese che stimiamo dal Suo indirizzo IP;
• se è tornato tramite il link che Le abbiamo inviato e se in seguito si è registrato;
• quali parti della demo consulta e quando ritorna, per sapere quali e-mail di configurazione inviarLe. Lo usiamo solo per ordinare le richieste di demo; non decide mai nulla su di Lei in modo automatico;
• una forma cifrata in modo irreversibile (hash) del Suo indirizzo IP, usata solo per impedire abusi del modulo.

4. Cookie e tecnologie simili

Teniamo questo elenco onesto e breve. Nulla di quanto segue costruisce un Suo profilo su altri siti, e l'unico tag pubblicitario è quello di Microsoft Advertising, che funziona solo se Lei accetta i cookie e solo per misurare i nostri annunci. Usiamo però strumenti di analisi rispettosi della privacy per capire come viene usato il Servizio; veda «Analisi» qui sotto per sapere esattamente cosa significa. Ecco tutto ciò che Appoint Me imposta davvero.

Strettamente necessari — senza questi il Servizio non funziona

Funzionali

Analisi

Usiamo due strumenti di analisi. Matomo, uno strumento rispettoso della privacy che ospitiamo noi stessi, vede a grandi linee come viene usato il Servizio. È configurato senza cookie: non ne imposta alcuno e non può identificarLa personalmente, quindi funziona senza chiedere il Suo consenso. Google Analytics ci dà un quadro più completo, ma si attiva solo dopo che Lei l'ha accettato attivamente nel banner dei cookie; se rifiuta o ignora il banner resta spento, e può cambiare idea in qualsiasi momento tramite «Impostazioni cookie» nel piè di pagina. Lo stesso consenso copre il tag di Microsoft Advertising, che ci dice se i nostri annunci su Bing portano a iscrizioni; il tag imposta i propri cookie (_uetsid, _uetvid) solo dopo che Lei ha accettato. Inoltre, se arriva da uno dei nostri annunci, il riferimento del clic dell'annuncio e i parametri di campagna presenti nel link vengono conservati insieme alla Sua visita sul nostro server e, se si iscrive, memorizzati insieme ai dati della Sua attività, così sappiamo quali annunci ci portano clienti. Trasmettiamo quel riferimento del clic a Microsoft solo se ha accettato i cookie. Nessun'altra informazione che La riguarda viene inviata insieme a esso.

Rinunciare alle analisi

Google Analytics e Microsoft Advertising si attivano solo se li accetta: usi «Impostazioni cookie» nel piè di pagina per cambiare idea in qualsiasi momento. Matomo non richiede consenso perché non imposta cookie, ma può comunque disattivarlo per questo browser con la casella qui sotto. La Sua scelta è memorizzata solo su questo dispositivo.

Archiviazione locale — solo sul dispositivo, mai inviata ai nostri server

Salviamo inoltre le Sue scelte di tema cromatico, modalità chiara o scura, lingua e visualizzazione della valuta nell'archiviazione locale del browser, così il sito le ricorda alla visita successiva. L'archiviazione locale non lascia mai il Suo dispositivo. Non è un cookie in senso giuridico, e la indichiamo qui per completezza. Il Suo tema cromatico e la scelta tra modalità chiara e scura sono conservati anche nei cookie elencati sopra, così ogni pagina di Appoint Me li rispetta.

Di terze parti

Quando paga con carta sulla pagina di pagamento di Stripe, Stripe può impostarvi cookie propri per prevenire le frodi, in base all'Informativa sulla privacy di Stripe (si apre in una nuova scheda). Quando un modulo del Servizio è protetto da reCAPTCHA (veda «Con chi condividiamo i dati» qui sotto), Google può impostare cookie propri per farlo: la cosa è regolata dall'Informativa sulla privacy di Google (si apre in una nuova scheda), non da questa.

Può bloccare o eliminare i cookie dalle impostazioni del Suo browser in qualsiasi momento. Bloccare quelli strettamente necessari impedirà al Servizio di funzionare correttamente: per esempio non riuscirà a restare connesso.

5. Come usiamo i Suoi dati

Trattiamo dati personali solo quando abbiamo una base giuridica per farlo:

• Contratto — per creare il Suo account, registrare una prenotazione, gestire un abbonamento o un acconto e, in generale, fornire il Servizio che ci ha chiesto.
• Legittimo interesse — per mantenere sicuro il Servizio (limitazione del numero di richieste, protezione anti-bot, prevenzione delle frodi), per capire da dove arrivano le prenotazioni (link di tracciamento), per gestire il nostro programma di inviti e per migliorare il prodotto — sempre bilanciato con i Suoi diritti, e Lei può opporsi (veda «I Suoi diritti»).
• Obbligo di legge — per conservare le scritture contabili (fatture, pagamenti degli abbonamenti) per il tempo richiesto dalla normativa fiscale del Regno Unito.
• Consenso — dove lo chiediamo espressamente. Se richiede una demo, Le inviamo novità e offerte di Appoint Me solo se spunta Lei stesso quella casella, e può revocare il consenso in qualsiasi momento con un clic. Il link alla demo e la breve guida introduttiva (4 email in 2 settimane) Le vengono inviati perché ha chiesto la demo, sulla base del nostro legittimo interesse, e si interrompono non appena annulla l’iscrizione.

6. Con chi condividiamo i dati

Non vendiamo dati personali, mai. Li condividiamo solo con i soggetti che ci aiutano a far funzionare il Servizio e, per i nostri annunci pubblicitari, con Microsoft Advertising: se ha accettato i cookie e ha iscritto la Sua attività dopo aver cliccato su uno dei nostri annunci, inviamo a Microsoft il riferimento del clic di quell'annuncio e il momento della Sua iscrizione, affinché possa conteggiare la conversione (veda «Cookie» più sopra). Gli altri:

• Stripe — elabora i pagamenti degli abbonamenti con carta o addebito diretto e conserva i dati della carta o bancari per nostro conto, e incassa con carta acconti e pagamenti di buoni regalo sull'account Stripe dell'Attività. Stripe è conforme allo standard PCI-DSS; noi non vediamo né conserviamo mai il numero completo della carta. Informativa sulla privacy di Stripe (si apre in una nuova scheda)
• I sistemi bancari interni di GK Tools («gktools-core») — il nostro servizio interno che riconcilia i pagamenti con ordine permanente e bonifico (abbinando il pagamento bancario di un'Attività all'abbonamento Appoint Me giusto) e ricava una localizzazione generica da un indirizzo IP per suggerire valuta e lingua. Fa parte della stessa società, non è un fornitore esterno, ma gliene parliamo perché tratta dati di pagamento e indirizzi IP. Acconti e buoni regalo non passano da questo sistema: vengono pagati con carta tramite Stripe, direttamente all'Attività.
• Google reCAPTCHA — protegge i moduli di registrazione, accesso e prenotazione da bot e abusi. Informativa sulla privacy di Google (si apre in una nuova scheda)
• Google Maps (suggerimenti di indirizzo) — quando un’attività inserisce un indirizzo in un modulo del proprio pannello, il testo digitato viene inviato a Google per suggerire indirizzi corrispondenti. Non viene inviato nulla finché qualcuno non scrive nel campo, e viene inviato solo l’indirizzo. Informativa sulla privacy di Google (si apre in una nuova scheda)
• Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd) — invia le email che il Servizio deve inviare (conferme e promemoria delle prenotazioni, reimpostazione della password, verifica dell’email, codici di accesso), oltre al link alla demo e alla guida introduttiva a chi richiede una demo. Usato solo per recapitare queste email.
• Voodoo SMS — invia gli SMS del Servizio: codici di accesso, il link alla demo se fornisce un numero di cellulare invece di un indirizzo email, e gli SMS sugli appuntamenti quando un’Attività li attiva. Riceve solo il numero di cellulare e il testo.
• allhost.io — i server del data center nel Regno Unito su cui funziona Appoint Me.
• Google Analytics — misura come viene usato il nostro sito, e funziona sempre e solo dopo che ha accettato i cookie di analisi (veda «Cookie» qui sopra). Informativa sulla privacy di Google (si apre in una nuova scheda)
• Accesso con Google o Apple — se sceglie di accedere in questo modo, Google o Apple ci comunicano il Suo nome, il Suo indirizzo email (o un indirizzo di inoltro Apple) e un identificativo dell’account. Quando elimina il Suo account, chiediamo ad Apple di revocare l’accesso.
• Stripe come titolare autonomo — Stripe usa inoltre alcune informazioni di pagamento per i propri obblighi di prevenzione delle frodi, legali e regolamentari, che stabilisce autonomamente e non su nostre istruzioni. La sua informativa sulla privacy lo spiega.
• Apple e Google — se consente le notifiche nelle nostre app per telefono, i messaggi sulle prenotazioni vengono recapitati tramite Apple Push Notification service o Firebase Cloud Messaging. Ricevono il messaggio e l’indirizzo del dispositivo, non i dati del Suo account.
• Google Calendar e Microsoft Outlook — se una persona che lavora presso un'Attività collega il proprio calendario, leggiamo solo quando è occupata (orari di inizio e fine), mai il contenuto dei suoi eventi, così i clienti non possono prenotarla in quegli orari. Può scollegarlo in qualsiasi momento, dalla dashboard o dal proprio account Google o Microsoft, e a quel punto cancelliamo gli orari occupati che avevamo salvato.
• Un receptionist IA scelto dall’Attività — un’Attività può collegare un receptionist IA di terzi che informa chi chiama sulle sue prestazioni, sui prezzi e sugli orari liberi e registra le prenotazioni. Quel servizio è scelto dall’Attività e lavora per l’Attività; vede solo ciò che gli serve per rispondere ed effettuare la prenotazione, e l’Attività ne è responsabile.
• L'Attività presso cui prenota — è tutto il senso di una prenotazione. Veda «Titolare e responsabile» qui sopra.

Condivideremo dati con altri soggetti solo se la legge lo impone (per esempio un ordine dell'autorità giudiziaria) o se ce lo chiede Lei.

7. Trasferimenti internazionali

I nostri server si trovano nel Regno Unito. Alcune delle società elencate sopra trattano dati fuori dal Regno Unito, soprattutto negli Stati Uniti (Stripe, Google, Apple e Microsoft). In tal caso il trasferimento è coperto da garanzie riconosciute dal GDPR del Regno Unito: la UK Extension all'EU-US Data Privacy Framework quando la società è certificata in base a essa, e altrimenti l'International Data Transfer Agreement dell'ICO o il suo Addendum alle clausole contrattuali tipo dell'UE. Ci scriva per ricevere una copia della garanzia applicabile. Un receptionist IA collegato da un'Attività tratta i dati di prenotazione di cui ha bisogno ovunque operi quel servizio; lo sceglie l'Attività, quindi chieda all'Attività dove vanno i Suoi dati.

8. Per quanto tempo conserviamo i dati

• Dati dell'account Attività e dell'abbonamento — per tutto il tempo in cui il Suo account è attivo, poi per 30 giorni, durante i quali può chiederci una copia dei Suoi dati, poi cancellati, salvo fatture e documenti di pagamento, che conserviamo per 6 anni dalla fine dell'esercizio finanziario a cui si riferiscono, come richiesto dalla normativa fiscale del Regno Unito.
• Recensioni — per tutto il tempo in cui l'Attività mantiene il proprio account, a meno che la recensione non venga rimossa su richiesta del Cliente o da noi in base ai nostri Termini, per esempio dopo aver verificato una segnalazione. La chiusura del Suo account cliente non rimuove le Sue recensioni; per questo deve chiedercelo.
• Dati delle prenotazioni dei Clienti — conservati su istruzione dell'Attività, in genere per tutto il tempo in cui il suo account è attivo, oppure per quanto serve a risolvere una controversia o ad adempiere a un obbligo di legge. Se chiede a un'Attività di cancellare i Suoi dati e questa non ha più motivo di conservarli, eseguiremo la cancellazione per suo conto.
• Cookie — come indicato nella tabella qui sopra.
• Richieste di demo — se richiede una demo e non si registra, cancelliamo il Suo indirizzo email, il numero di cellulare e il nome dell’attività 12 mesi dopo la Sua ultima visita. Se annulla l’iscrizione, conserviamo solo una copia offuscata (hash) dell’indirizzo, per non scriverLe mai più.

9. Come teniamo al sicuro i dati

Usiamo misure conformi agli standard del settore per proteggere i dati personali: connessioni cifrate (HTTPS), campi sensibili sottoposti ad hashing (le password sono sempre in hash, mai conservate in chiaro), controlli di accesso che permettono a un'Attività di vedere solo i propri dati, e revisioni periodiche della sicurezza della piattaforma. Nessun sistema è del tutto immune dai rischi, ma prendiamo la cosa sul serio: se dovesse verificarsi una violazione, la notificheremo all'ICO senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 72 ore, e La informeremo direttamente, senza ingiustificato ritardo, se è probabile che presenti un rischio elevato per Lei.

10. Dati dei minori

Appoint Me non si rivolge ai minori. Per creare un account cliente deve avere almeno 13 anni e, se ha meno di 18 anni, usi Appoint Me solo con il consenso di un genitore o di un tutore. Naturalmente un'Attività può offrire prestazioni ai bambini — un taglio di capelli per bambini, per esempio — ma in quel caso è l'adulto che effettua la prenotazione a fornire all'Attività i propri recapiti, non quelli del bambino.

11. I Suoi diritti

Ai sensi del GDPR del Regno Unito Lei ha il diritto di:

• sapere quali dati noi (o, per i dati di prenotazione, l'Attività interessata) deteniamo su di Lei e ottenerne una copia — accesso;
• far correggere i dati inesatti — rettifica;
• chiedere la cancellazione dei Suoi dati, quando non c'è un valido motivo per conservarli — cancellazione;
• chiederci di limitare determinati trattamenti oppure opporsi a essi, compreso qualsiasi trattamento basato sul legittimo interesse — limitazione e opposizione;
• ricevere i Suoi dati in un formato portabile, o farli trasmettere direttamente a un altro fornitore — portabilità;
• revocare il consenso in qualsiasi momento, quando è su di esso che ci basiamo.

Per esercitare uno di questi diritti sul Suo account Attività di Appoint Me, o sul Suo account cliente Appoint Me (le credenziali con cui gestisce le prenotazioni presso qualsiasi Attività su Appoint Me), ci contatti direttamente (qui sotto): per entrambi il titolare del trattamento siamo noi. Per una specifica prenotazione effettuata presso un'Attività, Le suggeriamo di rivolgersi prima a loro — sono il titolare del trattamento di quei dati e di solito possono intervenire più in fretta — ma può comunque rivolgersi a noi e in ogni caso La aiuteremo.

12. Le nostre app per smartphone

Appoint Me e Appoint Me Business, le nostre app per iPhone, iPad e Android, offrono lo stesso Servizio del sito web, e tutto quanto previsto da questa informativa si applica anche a loro. Aggiungono soltanto quanto segue.

• Diagnostica — quando l'app si chiude in modo anomalo, una pagina è lenta o non si carica, oppure viene aperta una schermata, l'app ci invia un breve rapporto: che cosa è successo, la pagina in cui è successo (mai ciò che vi è stato digitato o mostrato), la versione dell'app e del sistema, il modello del telefono e un numero casuale generato sul telefono al momento dell'installazione dell'app. Il rapporto non è collegato al Suo account né usato per identificarLa, e lo conserviamo per 30 giorni, per individuare e correggere i malfunzionamenti.
• Conservato sul Suo telefono — le pagine e le foto che apre e i Suoi prossimi appuntamenti per i widget, la schermata di blocco e la schermata offline, così restano visibili anche senza campo. Vengono rimossi quando esce dall'account (la prima volta che il telefono ha di nuovo campo) e quando elimina l'app. Nulla viene copiato nei backup sul cloud: né su iCloud su iPhone e iPad, né nel backup di Google su Android.
• Notifiche — se le consente, il telefono fornisce all'app un indirizzo a cui inviarLe i messaggi sulle prenotazioni, che conserviamo finché non esce dall'account.
• Nessun tracciamento — le app non contengono codice pubblicitario e non La seguono attraverso app o siti web di altre aziende. I dati di utilizzo provengono dalle nostre statistiche interne, senza cookie.

Per eliminare il Suo account Appoint Me, consulti Eliminare l'account.

13. Modifiche a questa informativa

Possiamo aggiornare questa informativa quando cambiano il Servizio o la legge. La versione in vigore è sempre quella pubblicata a questo indirizzo, con la data in alto; le modifiche sostanziali saranno segnalate nel Servizio.

14. Contatti e reclami

Scriva a support@appointme.com oppure a GK Tools Ltd, 483 Green Lanes, London, N13 4BS. Se non è soddisfatto di come abbiamo trattato i Suoi dati, può presentarci un reclamo allo stesso indirizzo. Confermeremo la ricezione del reclamo entro 30 giorni, lo esamineremo senza ingiustificato ritardo, La terremo aggiornata e Le comunicheremo la nostra decisione e le sue ragioni. Può inoltre presentare reclamo in qualsiasi momento all'Information Commissioner's Office del Regno Unito, anche se non è soddisfatto della nostra risposta: ico.org.uk/make-a-complaint (si apre in una nuova scheda).