Politica de confidențialitate

1. Cine suntem

Appoint Me este operat de GK Tools Ltd, societate înregistrată în Anglia și Țara Galilor, număr de societate 16434833, sediu social 483 Green Lanes, London, N13 4BS. Suntem înregistrați la Information Commissioner's Office din Regatul Unit, cu numărul de înregistrare ZB899192 (se deschide într-o filă nouă). Această politică acoperă aplicația de programări Appoint Me de pe acest domeniu — paginile de programări, conturile de client și panoul de administrare al firmelor.

2. Operator și persoană împuternicită — două roluri diferite

Aceasta este partea care contează cel mai mult, așa că este prezentată direct.

Appoint Me este o platformă: firmele („Firmele”) se înscriu pentru a primi programări de la propriii clienți („Clienții”). Asta înseamnă că datele cu caracter personal trec prin noi în două moduri destul de diferite.

Când vă faceți o programare, cumpărați un card cadou sau plătiți un avans la o Firmă, acea Firmă decide ce date colectează de la dumneavoastră și în ce scop — ea este operatorul datelor dumneavoastră de programare în temeiul UK GDPR. GK Tools Ltd (care funcționează sub numele comercial Appoint Me) este persoana împuternicită de operator: stocăm și prelucrăm acele date la instrucțiunile Firmei, în baza Actului adițional privind prelucrarea datelor, exclusiv pentru a face să funcționeze software-ul de programări. Nu decidem noi cum folosește o Firmă datele dumneavoastră și nu le folosim în scopuri proprii — de exemplu, nu vă folosim niciodată istoricul programărilor ca să vă promovăm alte firme.

Pentru tot restul — datele de cont ale proprietarului sau ale unui membru al personalului unei Firme, facturarea abonamentului și oricine vizitează paginile noastre de prezentare — GK Tools Ltd este operatorul. În acest context, politica funcționează ca orice politică de confidențialitate obișnuită: noi răspundem pentru acele date și puteți veni direct la noi cu orice cerere.

3. Ce date colectăm

Dacă sunteți o Firmă (proprietar sau personal)

• Nume, adresă de e-mail, număr de telefon și parolă (stocată ca hash cu sare — nu o stocăm niciodată în clar);
• Datele firmei — denumire, adresă, lista de servicii, program de lucru, personal, locații;
• Informații de abonament și facturare — Stripe gestionează și stochează datele cardului sau ale contului dumneavoastră bancar; noi păstrăm doar ce este necesar pentru administrarea abonamentului (plan, istoric de facturare, starea plăților);
• Preferințele de limbă și de temă de afișare;
• Informații despre recomandare — dacă o altă firmă v-a recomandat Appoint Me, înregistrăm care anume și, dacă vă înregistrați, îi comunicăm acelei firme numele firmei dumneavoastră, ca să vă putem acorda amândurora eventuala recompensă pentru recomandare. Facem acest lucru ca parte corectă și previzibilă a unui program de recomandări, iar dumneavoastră ne puteți cere să nu o facem.

Dacă sunteți Client și vă programați la o Firmă

• Nume, adresă de e-mail, număr de telefon;
• Detaliile programării — serviciul, data și ora, membrul personalului, notele pe care le adăugați și istoricul programărilor dumneavoastră la acea Firmă;
• Dacă vă creați un cont de client Appoint Me (ca să vă gestionați programările la orice Firmă care folosește Appoint Me), datele de autentificare și de cont;
• Plățile pentru avansuri sau carduri cadou — vedem că o plată a fost făcută, în ce sumă și pentru ce programare sau card cadou. Datele cardului dumneavoastră ajung la Stripe, niciodată la noi;
• Dacă lăsați o recenzie unei Firme după o programare: nota, textul recenziei, fotografiile pe care le adăugați și eventualul link video. Recenziile sunt afișate public pe pagina de programări a acelei Firme, cu numele sub care ați scris recenzia. Consultați Termenii noștri pentru regulile privind recenziile.
• Oferte și noutăți de la o Firmă: la programare, o Firmă vă poate întreba dacă vă poate trimite oferte și noutăți prin e-mail sau prin WhatsApp ori SMS. Căsuțele nu sunt niciodată bifate în locul dumneavoastră. Dacă acceptați, înregistrăm alegerea dumneavoastră pentru acea Firmă, împreună cu textul exact care v-a fost afișat, limba acestuia, data și ora, precum și adresa IP și browserul folosite, pentru ca Firma să poată dovedi acordul dumneavoastră. Păstrăm această înregistrare timp de șase ani de la ultima dumneavoastră alegere. Vă puteți răzgândi oricând din contul Appoint Me sau prin linkul din e-mailurile de programare; acest lucru nu afectează niciodată confirmările și mementourile programărilor dumneavoastră. O Firmă din Regatul Unit poate folosi în schimb „soft opt-in” pentru e-mail: căsuța de e-mail vă întreabă atunci dacă nu doriți ofertele și noutățile ei prin e-mail. Dacă o lăsați nebifată, acea Firmă vă poate trimite e-mailuri despre servicii asemănătoare celor rezervate până când refuzați; fiecare astfel de e-mail vă permite dezabonarea, iar noi înregistrăm această alegere în același mod.

Automat, de la oricine folosește Serviciul

• Adresa IP — folosită pentru a vă sugera moneda și limba la prima vizită, precum și în scopuri de securitate, prevenire a fraudei și limitare a solicitărilor;
• Informații standard despre dispozitiv și browser, trimise de orice cerere web (de exemplu user agent-ul browserului dumneavoastră);
• Cookie-uri și stocare locală — vedeți secțiunea următoare.

Dacă solicitați o demonstrație

• adresa dumneavoastră de e-mail sau numărul de mobil, pe care ni-l dați, și numele afacerii, dacă îl adăugați;
• ce demonstrație ați deschis, limba în care ați citit-o, pagina care v-a adus acolo și țara pe care o estimăm din adresa dumneavoastră IP;
• dacă ați revenit prin linkul pe care vi l-am trimis și dacă v-ați înregistrat ulterior;
• ce părți ale demonstrației consultați și când reveniți, ca să știm ce e-mailuri de configurare să vă trimitem. Folosim aceste informații doar pentru a ordona cererile de demonstrație; ele nu decid niciodată nimic despre dumneavoastră în mod automat;
• o formă criptată ireversibil (hash) a adresei dumneavoastră IP, folosită doar pentru a preveni abuzul formularului.

4. Cookie-uri și tehnologii similare

Ținem această listă scurtă și cinstită. Nimic din ce este aici nu vă construiește un profil pe alte site-uri, iar singura etichetă publicitară este cea Microsoft Advertising, care funcționează doar dacă acceptați cookie-urile și doar pentru a măsura propriile noastre reclame. Folosim însă instrumente de analiză prietenoase cu confidențialitatea, ca să înțelegem cum este folosit Serviciul; vedeți mai jos „Analiză” pentru a afla exact ce înseamnă asta. Iată tot ce setează de fapt Appoint Me.

Strict necesare — fără ele Serviciul nu funcționează

Funcționale

Analiză

Folosim două instrumente de analiză. Matomo, un instrument care respectă confidențialitatea și pe care îl găzduim noi înșine, vede aproximativ cum este folosit Serviciul. Este configurat fără cookie-uri — nu setează niciun cookie și nu vă poate identifica personal, deci funcționează fără să vă ceară consimțământul. Google Analytics ne oferă o imagine mai completă, dar rulează numai după ce îl acceptați în mod activ în bannerul de cookie-uri; dacă respingeți sau ignorați bannerul, rămâne oprit, iar vă puteți răzgândi oricând din „Setări cookie-uri”, în subsolul paginii. Același consimțământ acoperă și eticheta Microsoft Advertising, care ne arată dacă reclamele noastre de pe Bing duc la înscrieri; aceasta își setează propriile cookie-uri (_uetsid, _uetvid) numai după ce acceptați. Separat, dacă ajungeți pe site de la una dintre reclamele noastre, referința de clic a reclamei și etichetele de campanie din link sunt păstrate împreună cu vizita dumneavoastră pe serverul nostru și, dacă vă înscrieți, sunt stocate împreună cu datele firmei dumneavoastră, ca să știm ce reclame ne aduc clienți. Transmitem acea referință de clic către Microsoft numai dacă ați acceptat cookie-urile. Nicio altă informație despre dumneavoastră nu este trimisă împreună cu ea.

Renunțarea la analiză

Google Analytics și Microsoft Advertising rulează doar dacă le acceptați — folosiți „Setări cookie-uri” din subsolul paginii ca să schimbați asta oricând. Matomo nu are nevoie de consimțământ pentru că nu setează cookie-uri, dar îl puteți opri oricum pentru acest browser din caseta de mai jos. Alegerea dumneavoastră se păstrează doar pe acest dispozitiv.

Stocare locală — doar pe dispozitiv, nu ajunge niciodată pe serverele noastre

Salvăm de asemenea în stocarea locală a browserului dumneavoastră alegerile privind tema de culoare, modul luminos sau întunecat, limba și moneda afișată, ca site-ul să și le amintească la următoarea vizită. Stocarea locală nu părăsește niciodată dispozitivul dumneavoastră. Nu este un cookie în sens juridic, iar noi o menționăm aici pentru a fi compleți. Tema de culoare și alegerea între modul luminos și cel întunecat sunt păstrate și în cookie-urile enumerate mai sus, astfel încât fiecare pagină Appoint Me să le urmeze.

Terți

Când plătiți cu cardul pe pagina de plată Stripe, Stripe poate seta acolo propriile cookie-uri pentru prevenirea fraudei, conform Politicii de confidențialitate a Stripe (se deschide într-o filă nouă). Acolo unde un formular din Serviciu este protejat de reCAPTCHA (vedeți mai jos “Cu cine partajăm datele”), Google poate seta propriile cookie-uri pentru a face asta — acest lucru este guvernat de Politica de confidențialitate a Google (se deschide într-o filă nouă), nu de aceasta.

Puteți bloca sau șterge cookie-urile oricând din setările browserului. Blocarea celor strict necesare va împiedica funcționarea corectă a Serviciului — nu veți putea, de exemplu, să rămâneți autentificat.

5. Cum folosim datele dumneavoastră

Prelucrăm date cu caracter personal doar atunci când avem un temei legal pentru asta:

• Contract — pentru a vă crea contul, a prelua o programare, a procesa un abonament sau un avans și, în general, pentru a furniza Serviciul pe care l-ați cerut.
• Interese legitime — pentru a menține Serviciul în siguranță (limitarea solicitărilor, protecția anti-bot, prevenirea fraudei), pentru a înțelege de unde vin programările (linkuri de urmărire), pentru a administra programul nostru de recomandări și pentru a îmbunătăți produsul — mereu echilibrat cu drepturile dumneavoastră, iar dumneavoastră puteți obiecta (vedeți “Drepturile dumneavoastră”).
• Obligație legală — pentru a păstra evidențele financiare (facturi, plăți de abonament) atât timp cât cere legislația fiscală din Regatul Unit.
• Consimțământ — acolo unde îl cerem explicit. Dacă solicitați o demonstrație, vă trimitem noutăți și oferte Appoint Me doar dacă bifați dumneavoastră acea căsuță și puteți retrage oricând consimțământul cu un singur clic. Linkul către demonstrație și scurtul ghid de configurare (4 e-mailuri în 2 săptămâni) vă sunt trimise pentru că ați solicitat demonstrația, în baza interesului nostru legitim, și se opresc imediat ce vă dezabonați.

6. Cu cine partajăm datele

Nu vindem niciodată date cu caracter personal. Le partajăm doar cu părțile care ne ajută să facem Serviciul să funcționeze — și, pentru propriile noastre reclame, cu Microsoft Advertising: dacă ați acceptat cookie-urile și v-ați înscris firma după ce ați dat clic pe una dintre reclamele noastre, trimitem către Microsoft referința de clic a acelei reclame și momentul înscrierii, pentru ca aceasta să poată contabiliza conversia (vedeți „Cookie-uri” mai sus). Celelalte:

• Stripe — procesează plățile pentru abonamente cu cardul sau prin debit direct și stochează datele cardului sau bancare în numele nostru și încasează cu cardul avansurile și plățile pentru carduri cadou direct în contul Stripe propriu al Firmei. Stripe respectă standardul PCI-DSS; noi nu vedem și nu stocăm niciodată numărul complet al cardului dumneavoastră. Politica de confidențialitate a Stripe (se deschide într-o filă nouă)
• Sistemele bancare proprii ale GK Tools (“gktools-core”) — serviciul nostru intern care reconciliază plățile prin ordin de plată programat și transfer bancar (asociind plata bancară a unei Firme abonamentului Appoint Me corect) și care determină o localizare generală pornind de la o adresă IP, ca să vă sugereze moneda și limba. Face parte din aceeași societate, nu este un furnizor extern, dar vă spunem despre el fiindcă prelucrează date de plată și adrese IP. Avansurile și cardurile cadou nu trec prin el: se plătesc cu cardul prin Stripe, direct Firmei.
• Google reCAPTCHA — protejează formularele de înregistrare, de autentificare și de programare împotriva boților și a abuzurilor. Politica de confidențialitate a Google (se deschide într-o filă nouă)
• Google Maps (sugestii de adresă) — când o firmă introduce o adresă într-un formular din panoul său, textul introdus este trimis la Google pentru a sugera adrese potrivite. Nu se trimite nimic până când cineva nu scrie în câmp și se trimite doar adresa. Politica de confidențialitate a Google (se deschide într-o filă nouă)
• Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd) — trimite e-mailurile pe care Serviciul trebuie să le trimită (confirmări și mementouri de programare, resetări de parolă, verificarea adresei de e-mail, coduri de autentificare), precum și linkul către demonstrație și ghidul de configurare oricui solicită o demonstrație. Este folosit doar pentru livrarea acestor e-mailuri.
• Voodoo SMS — trimite mesajele text pe care le trimite Serviciul: coduri de autentificare, linkul către demonstrație dacă ne dați un număr de mobil în loc de o adresă de e-mail și mesaje despre programări acolo unde o Firmă le activează. Primește doar numărul de mobil și textul.
• allhost.io — serverele din centrul de date din Regatul Unit pe care funcționează Appoint Me.
• Google Analytics — măsoară modul în care este folosit site-ul nostru și funcționează doar după ce acceptați cookie-urile de analiză (vedeți “Cookie-uri” mai sus). Politica de confidențialitate a Google (se deschide într-o filă nouă)
• Autentificare cu Google sau Apple — dacă alegeți să vă autentificați astfel, Google sau Apple ne comunică numele dumneavoastră, adresa de e-mail (sau o adresă de redirecționare Apple) și un identificator de cont. Când vă ștergeți contul, îi cerem lui Apple să revoce autentificarea.
• Stripe ca operator în nume propriu — Stripe folosește și unele informații de plată pentru propriile obligații de prevenire a fraudei, legale și de reglementare, pe care le stabilește singur, nu pe baza instrucțiunilor noastre. Politica sa de confidențialitate explică acest lucru.
• Apple și Google — dacă permiteți notificările în aplicațiile noastre pentru telefon, mesajele despre programări sunt livrate prin Apple Push Notification service sau Firebase Cloud Messaging. Acestea primesc mesajul și adresa dispozitivului, nu datele contului dumneavoastră.
• Google Calendar și Microsoft Outlook — dacă cineva care lucrează la o Afacere își conectează propriul calendar, citim doar când este ocupat (orele de început și de sfârșit), niciodată conținutul evenimentelor, astfel încât clienții să nu îl poată programa în acele intervale. Conexiunea poate fi întreruptă oricând, din panou sau din contul Google ori Microsoft, iar atunci ștergem intervalele ocupate pe care le-am salvat.
• Un recepționer AI ales de Firmă — o Firmă poate conecta un recepționer AI al unui terț, pentru ca acesta să le spună celor care sună despre serviciile, prețurile și intervalele libere ale Firmei și să le facă programări. Acel serviciu este ales de Firmă și lucrează pentru Firmă; vede doar ce îi este necesar pentru a răspunde și a face programarea, iar Firma răspunde de el.
• Firma la care vă programați — despre asta este vorba într-o programare. Vedeți mai sus “Operator și persoană împuternicită”.

Vom partaja date cu altcineva doar dacă legea o cere (de exemplu în baza unei hotărâri judecătorești) sau dacă ne cereți dumneavoastră.

7. Transferuri internaționale

Serverele noastre se află în Regatul Unit. Unele dintre companiile enumerate mai sus prelucrează date în afara Regatului Unit, în principal în Statele Unite (Stripe, Google, Apple și Microsoft). Atunci când fac acest lucru, transferul este acoperit de garanții recunoscute de UK GDPR: Extensia Regatului Unit la Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor, dacă firma este certificată conform acestuia, iar în caz contrar International Data Transfer Agreement al ICO sau Addendumul său la Clauzele contractuale standard ale UE. Scrieți-ne pentru o copie a garanției aplicabile. Un recepționer AI conectat de o Firmă prelucrează datele de programare de care are nevoie oriunde funcționează acel serviciu; Firma este cea care îl alege, așa că întrebați Firma unde ajung datele dumneavoastră.

8. Cât timp păstrăm datele

• Datele contului de firmă și ale abonamentului — atât timp cât contul este activ, apoi încă 30 de zile, timp în care ne puteți cere o copie a datelor dumneavoastră, apoi șterse, cu excepția facturilor și a evidențelor de plată, pe care le păstrăm 6 ani de la sfârșitul exercițiului financiar la care se referă, așa cum cere legislația fiscală din Regatul Unit.
• Recenzii — atât timp cât Firma își păstrează contul, cu excepția cazului în care recenzia este eliminată la cererea Clientului sau de noi conform Termenilor noștri, de exemplu după ce verificăm o raportare. Închiderea contului dumneavoastră de client nu vă elimină recenziile; cereți-ne acest lucru.
• Datele de programare ale Clienților — păstrate la instrucțiunea Firmei, în general atât timp cât contul ei este activ sau cât este necesar pentru soluționarea unui litigiu ori îndeplinirea unei obligații legale. Dacă cereți unei Firme să vă șteargă datele și ea nu mai are un motiv să le păstreze, vom efectua ștergerea în numele ei.
• Cookie-uri — conform tabelului de mai sus.
• Cereri de demonstrație — dacă solicitați o demonstrație și nu vă înregistrați, ștergem adresa de e-mail, numărul de mobil și numele firmei la 12 luni după ultima dumneavoastră vizită. Dacă vă dezabonați, păstrăm doar o copie criptată ireversibil (hash) a adresei, ca să nu vă mai scriem niciodată.

9. Securitatea datelor

Folosim măsuri conforme cu standardele industriei pentru a proteja datele cu caracter personal — conexiuni criptate (HTTPS), câmpuri sensibile transformate în hash (parolele sunt întotdeauna hash-uite, niciodată stocate în clar), controale de acces prin care o Firmă vede doar propriile date și revizuiri periodice de securitate ale platformei. Niciun sistem nu este complet ferit de riscuri, dar tratăm acest lucru cu seriozitate: dacă se produce vreodată o încălcare a securității, o vom raporta la ICO fără întârzieri nejustificate și, acolo unde este posibil, în 72 de ore, și vă vom anunța direct, fără întârzieri nejustificate, dacă este probabil să vă expună unui risc ridicat.

10. Datele copiilor

Appoint Me nu se adresează copiilor. Trebuie să aveți cel puțin 13 ani pentru a crea un cont de client, iar dacă aveți sub 18 ani, vă rugăm să folosiți Appoint Me numai cu acordul unui părinte sau al tutorelui. Bineînțeles, o Firmă poate presta servicii pentru copii — de exemplu o tunsoare pentru copii — caz în care adultul care face programarea este cel care își dă Firmei propriile date de contact, nu pe ale copilului.

11. Drepturile dumneavoastră

În temeiul UK GDPR aveți dreptul:

• să știți ce date deținem noi despre dumneavoastră (sau, pentru datele de programare, Firma în cauză) și să primiți o copie a lor — acces;
• să cereți corectarea datelor inexacte — rectificare;
• să cereți ștergerea datelor, atunci când nu avem un motiv întemeiat să le păstrăm — ștergere;
• să ne cereți restricționarea anumitor prelucrări sau să vă opuneți acestora, inclusiv celor bazate pe interese legitime — restricționare și opoziție;
• să primiți datele într-un format portabil sau să fie trimise direct altui furnizor — portabilitate;
• să vă retrageți consimțământul oricând, acolo unde ne bazăm pe el.

Pentru a exercita oricare dintre aceste drepturi în legătură cu propriul cont de firmă Appoint Me sau cu contul dumneavoastră de client Appoint Me (autentificarea cu care vă gestionați programările la orice Firmă de pe Appoint Me), contactați-ne direct (mai jos) — pentru ambele, operatorul suntem noi. Pentru o programare anume făcută la o Firmă, v-am sugera să întrebați întâi acolo — ea este operatorul acelor date de programare și de obicei poate acționa cel mai repede — dar puteți veni și la noi, iar noi vă ajutăm oricum.

12. Aplicațiile noastre pentru telefon

Appoint Me și Appoint Me Business, aplicațiile noastre pentru iPhone, iPad și Android, oferă același Serviciu ca site-ul, iar tot ce cuprinde această politică li se aplică și lor. Ele adaugă doar următoarele.

• Diagnosticare — când aplicația se blochează, o pagină se încarcă greu sau deloc ori se deschide un ecran, aplicația ne trimite un scurt raport: ce s-a întâmplat, pe ce pagină (niciodată ce s-a scris sau s-a afișat pe ea), versiunea aplicației și a sistemului, modelul telefonului și un număr aleatoriu generat pe telefon la instalarea aplicației. Raportul nu este legat de contul dumneavoastră și nu este folosit pentru a vă identifica, iar noi îl păstrăm 30 de zile, pentru a găsi și remedia defecțiunile.
• Păstrat pe telefonul dumneavoastră — paginile și fotografiile pe care le deschideți, precum și programările viitoare pentru widgeturi, ecranul de blocare și ecranul offline, ca să se vadă și fără semnal. Ele sunt șterse când vă deconectați (data următoare când telefonul are semnal), precum și când ștergeți aplicația. Nimic din acestea nu este copiat în backupurile din cloud: nici în iCloud pe iPhone și iPad, nici în backupul Google pe Android.
• Notificări — dacă le permiteți, telefonul îi dă aplicației o adresă prin care să vă trimitem mesaje despre programări, pe care o păstrăm până când vă deconectați.
• Fără urmărire — aplicațiile nu conțin cod publicitar și nu vă urmăresc în aplicațiile sau pe site-urile altor companii. Cifrele de utilizare provin din propriile noastre statistici, fără cookie-uri.

Pentru a vă șterge contul Appoint Me, consultați Ștergerea contului.

13. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza această politică pe măsură ce Serviciul sau legislația se schimbă. Versiunea în vigoare este întotdeauna cea publicată la această adresă, cu data trecută în partea de sus; modificările substanțiale vor fi semnalate în Serviciu.

14. Contact și reclamații

Scrieți la support@appointme.com sau la adresa GK Tools Ltd, 483 Green Lanes, London, N13 4BS. Dacă nu sunteți mulțumit de felul în care v-am tratat datele, ne puteți adresa o plângere la aceeași adresă. Vom confirma primirea plângerii în 30 de zile, o vom analiza fără întârzieri nejustificate, vă vom ține la curent și vă vom spune ce am decis și de ce. Puteți depune oricând o plângere și la Information Commissioner's Office din Regatul Unit, inclusiv dacă nu sunteți mulțumit de răspunsul nostru: ico.org.uk/make-a-complaint (se deschide într-o filă nouă).