Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

Appoint Me est exploité par GK Tools Ltd, société immatriculée en Angleterre et au pays de Galles, numéro de société 16434833, siège social 483 Green Lanes, London, N13 4BS. Nous sommes enregistrés auprès de l'Information Commissioner's Office du Royaume-Uni, référence d'enregistrement ZB899192 (ouvre dans un nouvel onglet). La présente politique couvre l'application de réservation Appoint Me hébergée sur ce domaine — les pages de réservation, les comptes clients et le panneau d'administration des entreprises.

2. Responsable du traitement et sous-traitant — deux rôles distincts

C'est la partie la plus importante, elle est donc exposée sans détour.

Appoint Me est une plateforme : des entreprises (« Entreprises ») s'inscrivent pour recevoir les réservations de leurs propres clients (« Clients »). Les données personnelles transitent donc par nous de deux manières bien différentes.

Lorsque vous réservez un rendez-vous, achetez une carte cadeau ou versez un acompte auprès d'une Entreprise, c'est cette Entreprise qui décide quelles données elle collecte auprès de vous et pourquoi : elle est le responsable du traitement de vos données de réservation au sens du RGPD britannique. GK Tools Ltd (exerçant sous le nom d'Appoint Me) en est le sous-traitant : nous stockons et traitons ces données sur instruction de l'Entreprise, dans le cadre de notre avenant relatif au traitement des données, uniquement pour faire fonctionner le logiciel de réservation. Nous ne décidons pas de la façon dont une Entreprise utilise vos données, et nous ne les utilisons pas à nos propres fins — par exemple, nous n'utilisons jamais votre historique de réservation pour vous faire la promotion d'autres entreprises.

Pour tout le reste — les informations de compte d'un propriétaire d'entreprise ou d'un membre du personnel, la facturation des abonnements, et toute personne qui visite nos pages marketing — GK Tools Ltd est le responsable du traitement. Dans ce cadre, la présente politique fonctionne comme n'importe quelle politique de confidentialité classique : c'est nous qui sommes responsables de ces données, et vous pouvez vous adresser directement à nous pour toute demande.

3. Les informations que nous collectons

Si vous êtes une Entreprise (propriétaire ou personnel)

• Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et mot de passe (stocké sous forme de hachage salé — nous ne le stockons jamais en clair) ;
• Informations sur l'entreprise — nom, adresse, liste des prestations, horaires d'ouverture, personnel, établissements ;
• Informations d'abonnement et de facturation — Stripe traite et conserve vos données de carte ou bancaires ; nous ne conservons que ce qui est nécessaire à la gestion de votre abonnement (formule, historique de facturation, statut des paiements) ;
• Préférences de langue et de thème d'affichage ;
• Informations de parrainage — si une autre entreprise vous a recommandé Appoint Me, nous enregistrons laquelle et lui communiquons le nom de votre entreprise si vous vous inscrivez, afin de pouvoir vous verser à toutes deux l'éventuelle récompense de parrainage. Nous le faisons dans le cadre normal et attendu d'un programme de recommandation, et vous pouvez nous demander de ne pas le faire.

Si vous êtes un Client qui réserve auprès d'une Entreprise

• Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone ;
• Détails de la réservation — prestation, date et heure, membre du personnel, notes que vous ajoutez, et votre historique de réservation auprès de cette Entreprise ;
• Si vous créez un compte client Appoint Me (pour gérer vos réservations auprès de toutes les Entreprises qui utilisent Appoint Me), vos identifiants et les informations de votre compte ;
• Paiements d'acomptes ou de cartes cadeaux — nous voyons qu'un paiement a été effectué, son montant, et la réservation ou la carte cadeau concernée. Les données de votre carte vont à Stripe, jamais à nous ;
• Si vous laissez un avis sur une Entreprise après un rendez-vous : votre note, le texte de votre avis, les photos que vous ajoutez et l'éventuel lien vidéo. Les avis sont affichés publiquement sur la page de réservation de cette Entreprise, avec le nom sous lequel vous publiez l'avis. Consultez nos conditions générales pour les règles relatives aux avis.
• Offres et actualités d’une Entreprise : lors de votre réservation, une Entreprise peut vous demander si elle peut vous envoyer des offres et des actualités par e-mail, ou par WhatsApp ou SMS. Les cases ne sont jamais cochées à votre place. Si vous acceptez, nous enregistrons votre choix pour cette Entreprise, avec le texte exact qui vous a été présenté, sa langue, la date et l’heure, ainsi que l’adresse IP et le navigateur utilisés, afin que l’Entreprise puisse démontrer votre accord. Nous conservons cet enregistrement six ans après votre dernier choix. Vous pouvez changer d’avis à tout moment dans votre compte Appoint Me ou via le lien figurant dans vos e-mails de réservation ; cela n’a jamais d’incidence sur vos confirmations et rappels de rendez-vous. Une Entreprise située au Royaume-Uni peut à la place utiliser le « soft opt-in » pour les e-mails : la case e-mail vous demande alors si vous ne souhaitez pas recevoir ses offres et actualités par e-mail. Si vous la laissez décochée, cette Entreprise peut vous envoyer des e-mails sur des prestations semblables à celles que vous avez réservées jusqu’à ce que vous refusiez ; chacun de ces e-mails permet de se désabonner, et nous enregistrons ce choix de la même manière.

Automatiquement, pour toute personne utilisant le Service

• Adresse IP — utilisée pour vous suggérer une devise et une langue lors de votre première visite, ainsi qu'à des fins de sécurité, de prévention de la fraude et de limitation du débit ;
• Informations standard sur l'appareil et le navigateur envoyées par toute requête web (comme l'agent utilisateur de votre navigateur) ;
• Cookies et stockage local — voir la section suivante.

Si vous demandez une démo

• votre adresse e-mail ou votre numéro de mobile, selon ce que vous nous donnez, et le nom de votre entreprise si vous l’indiquez ;
• la démo que vous avez ouverte, la langue dans laquelle vous l’avez lue, la page qui vous y a mené et le pays que nous estimons à partir de votre adresse IP ;
• si vous êtes revenu par le lien que nous vous avons envoyé, et si vous vous êtes inscrit par la suite ;
• les parties de la démo que vous consultez et le moment où vous revenez, afin de savoir quels e-mails de configuration vous envoyer. Nous l'utilisons uniquement pour classer les demandes de démo ; cela ne décide jamais rien vous concernant de manière automatique ;
• une forme brouillée de façon irréversible (hachée) de votre adresse IP, utilisée uniquement pour empêcher les abus du formulaire.

4. Cookies et technologies similaires

Nous gardons cette liste honnête et courte. Rien ici ne construit un profil de vous à travers d'autres sites, et le seul traceur publicitaire est celui de Microsoft Advertising : il ne fonctionne que si vous acceptez les cookies, et uniquement pour mesurer nos propres annonces. Nous utilisons en revanche une mesure d'audience respectueuse de la vie privée pour comprendre comment le Service est utilisé ; voir « Mesure d'audience » ci-dessous pour savoir exactement ce que cela recouvre. Voici tout ce qu'Appoint Me dépose réellement.

Strictement nécessaires — le Service ne peut pas fonctionner sans eux

Fonctionnels

Mesure d'audience

Nous utilisons deux outils de mesure d'audience. Matomo, un outil respectueux de la vie privée que nous hébergeons nous-mêmes, observe globalement comment le Service est utilisé. Il est configuré sans cookie : il n'en dépose aucun et ne peut pas vous identifier personnellement, il fonctionne donc sans demander votre consentement. Google Analytics nous donne une image plus complète, mais ne se déclenche que si vous l'acceptez activement dans le bandeau cookies ; refuser ou ignorer le bandeau le laisse désactivé, et vous pouvez changer d'avis à tout moment via « Paramètres des cookies » en pied de page. Le même consentement couvre la balise de Microsoft Advertising, qui nous indique si nos publicités sur Bing mènent à des inscriptions ; elle ne dépose ses propres cookies (_uetsid, _uetvid) qu'après votre acceptation. Par ailleurs, si vous arrivez par l'une de nos publicités, la référence de clic de la publicité et les paramètres de campagne figurant dans le lien sont conservés avec votre visite sur notre serveur et, si vous vous inscrivez, enregistrés avec les données de votre entreprise, afin que nous sachions quelles publicités nous amènent des clients. Nous ne transmettons cette référence de clic à Microsoft que si vous avez accepté les cookies. Aucune autre information vous concernant n'est envoyée avec elle.

Refuser la mesure d'audience

Google Analytics et Microsoft Advertising ne se déclenchent que si vous les acceptez — utilisez « Paramètres des cookies » en pied de page pour revenir sur ce choix à tout moment. Matomo ne nécessite aucun consentement puisqu'il ne dépose aucun cookie, mais vous pouvez tout de même le désactiver pour ce navigateur à l'aide de la case ci-dessous. Votre choix est conservé sur cet appareil uniquement.

Stockage local — sur l'appareil uniquement, jamais envoyé à nos serveurs

Nous enregistrons également vos choix de thème de couleur, de mode clair ou sombre, de langue et d'affichage des devises dans le stockage local de votre navigateur, afin que le site s'en souvienne à votre prochaine visite. Le stockage local ne quitte jamais votre appareil. Ce n'est pas un cookie au sens juridique, et nous le mentionnons ici par souci d'exhaustivité. Votre thème de couleur et votre choix de mode clair ou sombre sont aussi conservés dans les cookies énumérés ci-dessus, afin que chaque page d'Appoint Me les respecte.

Tiers

Lorsque vous payez par carte sur la page de paiement de Stripe, Stripe peut y déposer ses propres cookies pour prévenir la fraude, conformément à la politique de confidentialité de Stripe (ouvre dans un nouvel onglet). Lorsqu'un formulaire du Service est protégé par reCAPTCHA (voir « Avec qui nous partageons vos données » ci-dessous), Google peut déposer ses propres cookies pour cela — ce point relève de la politique de confidentialité de Google (ouvre dans un nouvel onglet), et non de la présente politique.

Vous pouvez bloquer ou supprimer les cookies dans les réglages de votre navigateur à tout moment. Bloquer ceux qui sont strictement nécessaires empêchera le Service de fonctionner correctement — vous ne pourrez plus rester connecté, par exemple.

5. Comment nous utilisons vos données

Nous ne traitons des données personnelles que lorsque nous disposons d'une base légale pour le faire :

• Contrat — pour créer votre compte, enregistrer une réservation, traiter un abonnement ou un acompte, et plus généralement fournir le Service que vous avez demandé.
• Intérêts légitimes — pour assurer la sécurité du Service (limitation du débit, protection anti-robots, prévention de la fraude), pour comprendre d'où viennent les réservations (liens de suivi), pour gérer notre programme de parrainage et pour améliorer le produit — toujours mis en balance avec vos droits, et vous pouvez vous y opposer (voir « Vos droits »).
• Obligation légale — pour conserver les documents financiers (factures, paiements d'abonnement) aussi longtemps que la législation fiscale britannique l'exige.
• Consentement — lorsque nous le demandons expressément. Si vous demandez une démo, nous ne vous envoyons les actualités et les offres d’Appoint Me que si vous cochez vous-même cette case, et vous pouvez retirer ce consentement à tout moment en un clic. Le lien de la démo et le court guide de prise en main (4 e-mails sur 2 semaines) vous sont envoyés parce que vous avez demandé la démo, ce qui relève de notre intérêt légitime, et s’arrêtent dès que vous vous désabonnez.

6. Avec qui nous partageons vos données

Nous ne vendons jamais de données personnelles. Nous ne les partageons qu'avec les parties qui nous aident à faire fonctionner le Service — et, pour nos propres publicités, avec Microsoft Advertising : si vous avez accepté les cookies et inscrit votre entreprise après avoir cliqué sur l'une de nos publicités, nous transmettons à Microsoft la référence de clic de cette publicité ainsi que le moment de votre inscription, afin qu'il puisse comptabiliser la conversion (voir « Cookies » ci-dessus). Les autres :

• Stripe — traite les paiements des abonnements par carte ou prélèvement et conserve les données de carte ou bancaires pour notre compte, et encaisse par carte les acomptes et les paiements de cartes cadeaux sur le compte Stripe propre de l'Entreprise. Stripe est conforme à la norme PCI-DSS ; nous ne voyons ni ne conservons jamais votre numéro de carte complet. Politique de confidentialité de Stripe (ouvre dans un nouvel onglet)
• Les systèmes bancaires internes de GK Tools (« gktools-core ») — notre service interne qui rapproche les paiements par virement permanent et par virement bancaire (en associant le paiement bancaire d'une Entreprise au bon abonnement Appoint Me) et qui déduit une localisation générale à partir d'une adresse IP pour suggérer une devise et une langue. Il fait partie de la même société, ce n'est pas un prestataire externe, mais nous vous en informons parce qu'il traite bien des données de paiement et d'adresse IP. Les acomptes et les cartes cadeaux n'y transitent pas : ils sont réglés par carte via Stripe, directement à l'Entreprise.
• Google reCAPTCHA — protège les formulaires d'inscription, de connexion et de réservation contre les robots et les abus. Politique de confidentialité de Google (ouvre dans un nouvel onglet)
• Google Maps (suggestions d’adresse) — quand une entreprise saisit une adresse dans un formulaire de son tableau de bord, le texte saisi est envoyé à Google pour suggérer des adresses correspondantes. Rien n’est envoyé avant que quelqu’un saisisse quelque chose dans le champ, et seule l’adresse est envoyée. Politique de confidentialité de Google (ouvre dans un nouvel onglet)
• Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd) — envoie les e-mails que le Service doit envoyer (confirmations et rappels de réservation, réinitialisations de mot de passe, vérification d’adresse e-mail, codes de connexion), ainsi que le lien de démo et le guide de prise en main à toute personne qui demande une démo. Utilisé uniquement pour remettre ces e-mails.
• Voodoo SMS — envoie les SMS que le Service envoie : codes de connexion, lien de démo si vous indiquez un numéro de mobile plutôt qu’une adresse e-mail, et SMS de rendez-vous lorsqu’une Entreprise les active. Il ne reçoit que le numéro de mobile et le texte du message.
• allhost.io — les serveurs du centre de données britannique sur lesquels fonctionne Appoint Me.
• Google Analytics — mesure l’utilisation de notre site, et ne fonctionne jamais qu’après que vous avez accepté les cookies de mesure d’audience (voir « Cookies » ci-dessus). Politique de confidentialité de Google (ouvre dans un nouvel onglet)
• Connexion avec Google ou Apple — si vous choisissez de vous connecter de cette façon, Google ou Apple nous communique votre nom, votre adresse e-mail (ou une adresse relais Apple) et un identifiant de compte. Lorsque vous supprimez votre compte, nous demandons à Apple de révoquer la connexion.
• Stripe en tant que responsable du traitement — Stripe utilise également certaines informations de paiement pour ses propres obligations de prévention de la fraude, légales et réglementaires, qu’il détermine lui-même et non sur nos instructions. Sa politique de confidentialité l’explique.
• Apple et Google — si vous autorisez les notifications dans nos applications mobiles, les messages de réservation sont remis via Apple Push Notification service ou Firebase Cloud Messaging. Ils reçoivent le message et l’adresse de l’appareil, pas les informations de votre compte.
• Google Agenda et Microsoft Outlook — si une personne travaillant pour une Entreprise connecte son propre agenda, nous lisons uniquement les moments où elle est occupée (heures de début et de fin), jamais le contenu de ses événements, afin que les clients ne puissent pas la réserver à ces moments-là. Elle peut se déconnecter à tout moment, depuis le tableau de bord ou depuis son compte Google ou Microsoft, et nous supprimons alors les plages occupées enregistrées.
• Un réceptionniste IA choisi par l’Entreprise — une Entreprise peut connecter un réceptionniste IA tiers pour qu’il renseigne les appelants sur ses prestations, ses tarifs et ses créneaux libres et qu’il enregistre leurs réservations. Ce service est choisi par l’Entreprise et travaille pour elle ; il ne voit que ce dont il a besoin pour répondre et effectuer la réservation, et l’Entreprise en est responsable.
• L'Entreprise auprès de laquelle vous réservez — c'est tout l'objet d'une réservation. Voir « Responsable du traitement et sous-traitant » ci-dessus.

Nous ne partagerons vos données avec quiconque d'autre que si la loi l'exige (une décision de justice, par exemple), ou si vous nous le demandez.

7. Transferts internationaux

Nos serveurs sont situés au Royaume-Uni. Certaines des sociétés énumérées ci-dessus traitent des données hors du Royaume-Uni, principalement aux États-Unis (Stripe, Google, Apple et Microsoft). Dans ce cas, le transfert est couvert par des garanties reconnues par le RGPD britannique : l'extension britannique du cadre de protection des données UE-États-Unis (UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework) lorsque la société est certifiée à ce titre, et à défaut l'International Data Transfer Agreement de l'ICO ou son avenant (Addendum) aux clauses contractuelles types de l'UE. Écrivez-nous pour obtenir une copie de la garantie applicable. Un réceptionniste IA connecté par une Entreprise traite les données de réservation dont il a besoin là où ce service opère ; c'est l'Entreprise qui le choisit, demandez-lui donc où vont vos données.

8. Combien de temps nous conservons les données

• Données de compte professionnel et d'abonnement — tant que votre compte est actif, puis pendant 30 jours, au cours desquels vous pouvez nous demander une copie de vos données, puis supprimées, à l'exception des factures et des justificatifs de paiement, que nous conservons pendant 6 ans à compter de la fin de l'exercice comptable auquel ils se rapportent, comme l'exige la législation fiscale britannique.
• Avis — tant que l'Entreprise conserve son compte, sauf si l'avis est supprimé à la demande du Client, ou par nous en application de nos conditions générales, par exemple après l'examen d'un signalement. La fermeture de votre compte client ne supprime pas vos avis ; demandez-nous de le faire.
• Données de réservation des clients — conservées sur instruction de l'Entreprise, en général tant que son compte est actif, ou aussi longtemps que nécessaire pour résoudre un litige ou respecter une obligation légale. Si vous demandez à une Entreprise de supprimer vos données et qu'elle n'a plus de raison de les conserver, nous procéderons à cette suppression pour son compte.
• Cookies — comme indiqué dans le tableau ci-dessus.
• Demandes de démo — si vous demandez une démo sans vous inscrire, nous supprimons votre adresse e-mail, votre numéro de mobile et le nom de votre entreprise 12 mois après votre dernière visite. Si vous vous désabonnez, nous ne gardons qu’une copie brouillée (hachée) de l’adresse, pour ne plus jamais lui écrire.

9. Sécurité des données

Nous utilisons des mesures conformes aux standards du secteur pour protéger les données personnelles — connexions chiffrées (HTTPS), champs sensibles hachés (les mots de passe sont toujours hachés, jamais stockés en clair), contrôles d'accès garantissant qu'une Entreprise ne voit jamais que ses propres données, et examen régulier de la sécurité de la plateforme. Aucun système n'est totalement à l'abri du risque, mais nous prenons cela au sérieux : si une violation se produit, nous la notifierons à l'ICO dans les meilleurs délais et, si possible, dans les 72 heures, et nous vous préviendrons directement, dans les meilleurs délais, si elle est susceptible d'engendrer un risque élevé pour vous.

10. Données des enfants

Appoint Me ne s'adresse pas aux enfants. Vous devez avoir au moins 13 ans pour créer un compte client, et si vous avez moins de 18 ans, veuillez n'utiliser Appoint Me qu'avec l'accord d'un parent ou d'un tuteur. Une Entreprise peut bien sûr fournir des prestations à des enfants — une coupe de cheveux pour enfant, par exemple — auquel cas c'est l'adulte qui effectue la réservation qui communique ses propres coordonnées à l'Entreprise, et non celles de l'enfant.

11. Vos droits

Au titre du RGPD britannique, vous avez le droit de :

• savoir quelles données nous détenons sur vous (ou, pour les données de réservation, l'Entreprise concernée) et en obtenir une copie — droit d'accès ;
• faire corriger des données inexactes — droit de rectification ;
• demander la suppression de vos données lorsque aucune raison valable ne justifie que nous les conservions — droit à l'effacement ;
• nous demander de limiter certains traitements ou vous y opposer, y compris ceux fondés sur les intérêts légitimes — limitation et opposition ;
• recevoir vos données dans un format portable, ou les faire transmettre directement à un autre prestataire — portabilité ;
• retirer votre consentement à tout moment, lorsque nous nous fondons dessus.

Pour exercer l'un de ces droits sur votre propre compte professionnel Appoint Me, ou sur votre compte client Appoint Me (l'identifiant que vous utilisez pour gérer vos réservations auprès de toutes les Entreprises présentes sur Appoint Me), contactez-nous directement (ci-dessous) — nous sommes responsables du traitement pour les deux. Pour une réservation précise effectuée auprès d'une Entreprise, nous vous suggérons de vous adresser d'abord à elle — c'est elle le responsable du traitement de ces données de réservation et elle peut généralement agir le plus vite — mais vous pouvez tout à fait nous contacter, et nous vous aiderons dans tous les cas.

12. Nos applications mobiles

Appoint Me et Appoint Me Business, nos applications pour iPhone, iPad et Android, donnent accès au même Service que le site web, et tout ce que prévoit la présente politique s'applique à elles. Elles n'ajoutent que ce qui suit.

• Diagnostic — lorsque l'application plante, qu'une page est lente ou ne se charge pas, ou qu'un écran est ouvert, l'application nous envoie un bref rapport : ce qui s'est passé, la page concernée (jamais ce qui y a été saisi ou affiché), la version de l'application et du système, le modèle du téléphone et un nombre aléatoire généré sur le téléphone à l'installation de l'application. Ce rapport n'est pas lié à votre compte et ne sert pas à vous identifier ; nous le conservons 30 jours, pour trouver et corriger les anomalies.
• Conservé sur votre téléphone — les pages et photos que vous ouvrez, ainsi que vos prochains rendez-vous pour les widgets, l'écran verrouillé et l'écran hors connexion, afin qu'ils restent visibles sans réseau. Ils sont supprimés lorsque vous vous déconnectez (dès que le téléphone retrouve du réseau), ainsi que lorsque vous supprimez l'application. Rien n'est copié dans les sauvegardes cloud : ni dans iCloud sur iPhone et iPad, ni dans la sauvegarde de Google sur Android.
• Notifications — si vous les autorisez, le téléphone fournit à l'application une adresse qui nous permet de vous envoyer des messages sur vos réservations, et que nous conservons jusqu'à votre déconnexion.
• Aucun pistage — les applications ne contiennent aucun code publicitaire et ne vous suivent pas sur les applications ou sites web d'autres sociétés. Les statistiques d'utilisation proviennent de notre propre outil de mesure d'audience, sans cookies.

Pour supprimer votre compte Appoint Me, consultez Supprimer votre compte.

13. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique à mesure que le Service ou la loi évoluent. La version en vigueur est toujours celle publiée à cette adresse, datée en haut de page ; les modifications substantielles seront signalées sur le Service.

14. Contact et réclamations

Écrivez-nous à support@appointme.com, ou par courrier à GK Tools Ltd, 483 Green Lanes, London, N13 4BS. Si vous n'êtes pas satisfait de la façon dont nous avons traité vos données, vous pouvez nous adresser une réclamation à la même adresse. Nous accuserons réception de votre réclamation dans un délai de 30 jours, l'examinerons dans les meilleurs délais, vous tiendrons informé et vous indiquerons notre décision et ses motifs. Vous pouvez aussi adresser une réclamation à l'Information Commissioner's Office du Royaume-Uni à tout moment, y compris si notre réponse ne vous satisfait pas : ico.org.uk/make-a-complaint (ouvre dans un nouvel onglet).