Политика за поверителност

1. Кои сме ние

Appoint Me се управлява от GK Tools Ltd — дружество, регистрирано в Англия и Уелс, номер на дружеството 16434833, седалище 483 Green Lanes, London, N13 4BS. Регистрирани сме в Information Commissioner's Office на Обединеното кралство под регистрационен номер ZB899192 (отваря се в нов раздел). Тази политика обхваща приложението за резервации Appoint Me на този домейн — страниците за резервации, клиентските акаунти и административния панел на бизнесите.

2. Администратор и обработващ — две различни роли

Този раздел е най-важният, затова го излагаме направо.

Appoint Me е платформа: бизнеси („Бизнеси“) се регистрират, за да приемат резервации от собствените си клиенти („Клиенти“). Това означава, че лични данни преминават през нас по два доста различни начина.

Когато запазвате час, купувате ваучер за подарък или плащате депозит при Бизнес, този Бизнес решава какви данни събира от Вас и защо — по UK GDPR той е администраторът на данните за резервацията Ви. GK Tools Ltd (с търговско име Appoint Me) е неговият обработващ лични данни: съхраняваме и обработваме тези данни по указания на Бизнеса, съгласно нашето Допълнително споразумение за обработване на данни, единствено за да работи софтуерът за резервации. Ние не решаваме как Бизнесът използва данните Ви и не ги използваме за собствени цели — например никога не използваме историята на резервациите Ви, за да Ви рекламираме други бизнеси.

За всичко останало — данните на акаунта на собственик или служител на Бизнес, фактурирането на абонамента и всеки, който посещава маркетинговите ни страници — администратор е GK Tools Ltd. В този контекст политиката работи като всяка стандартна политика за поверителност: ние сме отговорни за тези данни и можете да дойдете директно при нас с всяко искане.

3. Какви данни събираме

Ако сте Бизнес (собственик или служител)

• Име, имейл адрес, телефонен номер и парола (съхранявана като осолен хеш — никога не я пазим в явен текст);
• Данни за бизнеса — име, адрес, списък с услуги, работно време, служители, локации;
• Данни за абонамента и фактурирането — Stripe обработва и съхранява данните на картата или банковата сметка Ви; ние държим само необходимото за управление на абонамента (план, история на фактурирането, статус на плащанията);
• Предпочитания за език и за визуална тема;
• Информация за препоръки — ако друг бизнес Ви е препоръчал Appoint Me, записваме кой е той и ако се регистрирате, съобщаваме на този бизнес името на Вашия бизнес, за да можем да дадем и на двама Ви евентуалната награда за препоръка. Правим това като справедлива и очаквана част от програма за препоръки и можете да ни помолите да не го правим.

Ако сте Клиент, който резервира при Бизнес

• Име, имейл адрес, телефонен номер;
• Данни за резервацията — услуга, дата и час, служител, бележките, които добавяте, и историята Ви на резервации при този Бизнес;
• Ако си създадете клиентски акаунт в Appoint Me (за да управлявате резервации при всеки Бизнес, който използва Appoint Me), данните Ви за вход и за акаунта;
• Плащания за депозит или ваучер за подарък — виждаме, че е направено плащане, каква е сумата му и за коя резервация или кой ваучер за подарък е. Данните от картата Ви отиват при Stripe, никога при нас;
• Ако оставите отзив за Бизнес след посещение: Вашата оценка, текстът на отзива, снимките, които добавите, и евентуална връзка към видео. Отзивите се показват публично на страницата за резервации на този Бизнес с името, под което оставяте отзива. Правилата за отзивите са описани в нашите Условия.
• Оферти и новини от Бизнес: при резервация Бизнесът може да Ви попита дали може да Ви изпраща оферти и новини по имейл или по WhatsApp или SMS. Полетата никога не са отметнати вместо Вас. Ако се съгласите, записваме избора Ви за този Бизнес заедно с точния текст, който Ви е бил показан, езика му, датата и часа, както и използваните IP адрес и браузър, за да може Бизнесът да докаже съгласието Ви. Пазим този запис шест години след последния Ви избор. Можете да промените решението си по всяко време в профила си в Appoint Me или чрез връзката в имейлите за резервации; това никога не засяга потвържденията и напомнянията за часовете Ви. Бизнес във Великобритания може вместо това да използва „soft opt-in“ за имейл: тогава полето за имейл Ви пита дали не желаете да получавате неговите оферти и новини по имейл. Ако го оставите неотметнато, този Бизнес може да Ви изпраща имейли за услуги, подобни на резервираните от Вас, докато не откажете; всеки такъв имейл Ви позволява да се отпишете, а ние записваме този избор по същия начин.

Автоматично, от всеки, който използва Услугата

• IP адрес — използва се, за да предложим валута и език при първото Ви посещение, както и за целите на сигурността, предотвратяването на измами и ограничаването на заявките;
• Стандартна информация за устройството и браузъра, изпращана при всяка уеб заявка (например user agent на браузъра Ви);
• Бисквитки и локално хранилище — вижте следващия раздел.

Ако поискате демонстрация

• Вашият имейл адрес или мобилен номер – което ни дадете – и името на бизнеса Ви, ако го добавите;
• коя демонстрация сте отворили, на какъв език сте я чели, страницата, която Ви е довела до нея, и държавата, която определяме приблизително по IP адреса Ви;
• дали сте се върнали чрез изпратената от нас връзка и дали по-късно сте се регистрирали;
• кои части от демото разглеждате и кога се връщате, за да знаем какви имейли за настройка да Ви изпратим. Използваме това само за подреждане на заявките за демо; то никога не решава нищо за Вас автоматично;
• необратимо криптирана (хеширана) форма на IP адреса Ви, използвана само за предотвратяване на злоупотреби с формуляра.

4. Бисквитки и подобни технологии

Пазим този списък честен и кратък. Нищо тук не изгражда профил за Вас в други сайтове, а единственият рекламен таг е този на Microsoft Advertising, който работи само ако приемете бисквитките, и само за да измерваме собствените си реклами. Използваме обаче анализи, щадящи поверителността, за да разбираме как се използва Услугата; вижте „Анализи“ по-долу за това какво точно означава това. Ето всичко, което Appoint Me наистина записва.

Строго необходими — без тях Услугата не работи

Функционални

Анализи

Използваме два инструмента за анализ. Matomo — щадящ поверителността инструмент, който хостваме сами — вижда приблизително как се използва Услугата. Той е конфигуриран без бисквитки: не записва никакви бисквитки и не може да Ви идентифицира лично, затова работи, без да иска съгласието Ви. Google Analytics ни дава по-пълна картина, но се стартира само след като активно го приемете в банера за бисквитки; ако откажете или подминете банера, той остава изключен, а можете да промените решението си по всяко време през „Настройки за бисквитки“ в долния колонтитул. Същото съгласие обхваща и маркера на Microsoft Advertising, който ни показва дали рекламите ни в Bing водят до регистрации; той записва собствените си бисквитки (_uetsid, _uetvid) едва след като ги приемете. Отделно от това, ако дойдете от някоя от нашите реклами, референтният номер на кликването върху рекламата и етикетите на кампанията във връзката се съхраняват заедно с посещението Ви на нашия сървър, а ако се регистрирате — и заедно с Вашия бизнес, за да знаем кои реклами ни носят клиенти. Предаваме този референтен номер на Microsoft само ако сте приели бисквитките. Заедно с него не се изпраща нищо друго за Вас.

Отказ от анализите

Google Analytics и Microsoft Advertising се стартират само ако ги приемете — използвайте „Настройки за бисквитки“ в долния колонтитул, за да промените това по всяко време. Matomo не изисква съгласие, защото не записва бисквитки, но пак можете да го изключите за този браузър от полето по-долу. Изборът Ви се пази само на това устройство.

Локално хранилище — само на устройството, никога не се изпраща към сървърите ни

Също така запазваме избора Ви за цветова тема, светъл или тъмен режим, език и показвана валута в локалното хранилище на браузъра Ви, за да ги помни сайтът при следващото посещение. Локалното хранилище никога не напуска устройството Ви. То не е бисквитка в правния смисъл и го посочваме тук за пълнота. Цветовата Ви тема и изборът на светъл или тъмен режим се пазят и в бисквитките, посочени по-горе, за да ги следва всяка страница на Appoint Me.

Трети страни

Когато плащате с карта на платежната страница на Stripe, Stripe може да записва там свои собствени бисквитки за предотвратяване на измами съгласно Политиката за поверителност на Stripe (отваря се в нов раздел). Когато формуляр в Услугата е защитен с reCAPTCHA (вижте “С кого споделяме данни” по-долу), Google може да записва свои собствени бисквитки, за да свърши тази работа — това се урежда от Политиката за поверителност на Google (отваря се в нов раздел), а не от настоящата.

Можете да блокирате или да изтриете бисквитките по всяко време от настройките на браузъра си. Блокирането на строго необходимите ще спре Услугата да работи правилно — например няма да можете да останете вписани.

5. Как използваме данните Ви

Обработваме лични данни само когато имаме законово основание за това:

• Договор — за да създадем акаунта Ви, да приемем резервация, да обработим абонамент или депозит и изобщо да предоставим Услугата, която сте поискали.
• Легитимни интереси — за да поддържаме Услугата сигурна (ограничаване на заявките, защита от ботове, предотвратяване на измами), за да разбираме откъде идват резервациите (връзки за проследяване), за да поддържаме програмата си за препоръки и за да подобряваме продукта — винаги претеглено спрямо Вашите права, като можете да възразите (вижте “Вашите права”).
• Законово задължение — за да пазим финансовата документация (фактури, абонаментни плащания) толкова дълго, колкото изисква данъчното право на Обединеното кралство.
• Съгласие — там, където го искаме изрично. Ако поискате демонстрация, Ви изпращаме новини и оферти от Appoint Me само ако сами отметнете това поле, и можете да оттеглите съгласието си по всяко време с едно щракване. Връзката към демонстрацията и краткото ръководство за настройка (4 имейла за 2 седмици) се изпращат, защото сте поискали демонстрацията, въз основа на нашия легитимен интерес, и спират веднага щом се отпишете.

6. С кого споделяме данни

Никога не продаваме лични данни. Споделяме ги само със страните, които ни помагат да поддържаме Услугата, а във връзка със собствените ни реклами — и с Microsoft Advertising: ако сте приели бисквитките и сте регистрирали бизнеса си, след като сте кликнали върху някоя от нашите реклами, изпращаме на Microsoft референтния номер на кликването върху тази реклама и момента на регистрацията Ви, за да може реализацията да бъде отчетена (вижте „Бисквитки“ по-горе). Останалите са:

• Stripe — обработва плащанията по абонаменти с карта или директен дебит и съхранява данните на картите или банковите сметки от наше име, а също така приема плащанията за депозити и ваучери за подарък с карта в собствения Stripe акаунт на Бизнеса. Stripe е в съответствие с PCI-DSS; ние никога не виждаме и не съхраняваме пълния номер на картата Ви. Политика за поверителност на Stripe (отваря се в нов раздел)
• Собствените банкови системи на GK Tools (“gktools-core”) — нашата вътрешна услуга, която засича плащанията по периодични нареждания и банкови преводи (съпоставяйки банково плащане на Бизнес с правилния абонамент за Appoint Me) и определя приблизително местоположение по IP адрес, за да предложи валута и език. Тя е част от същото дружество, а не външен доставчик, но Ви казваме за нея, защото обработва платежни данни и IP адреси. Депозитите и ваучерите за подарък не минават през нея: те се плащат с карта през Stripe, направо на Бизнеса.
• Google reCAPTCHA — защитава формулярите за регистрация, вход и резервация от ботове и злоупотреби. Политика за поверителност на Google (отваря се в нов раздел)
• Google Maps (предложения за адрес) — когато бизнес въвежда адрес във формуляр в таблото си, въведеното се изпраща до Google, за да се предложат съвпадащи адреси. Нищо не се изпраща, докато някой не започне да пише в полето, и се изпраща само адресът. Политика за поверителност на Google (отваря се в нов раздел)
• Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd) — изпраща имейлите, които Услугата трябва да изпраща (потвърждения и напомняния за резервации, нулиране на парола, потвърждаване на имейл, кодове за вход), както и връзката към демонстрацията и ръководството за настройка на всеки, който поиска демонстрация. Използва се само за доставяне на тези имейли.
• Voodoo SMS — изпраща текстовите съобщения на Услугата: кодове за вход, връзката към демонстрацията, ако дадете мобилен номер вместо имейл адрес, и съобщения за часове, когато Бизнесът ги е включил. Получава само мобилния номер и текста.
• allhost.io — сървърите в център за данни в Обединеното кралство, на които работи Appoint Me.
• Google Analytics — измерва как се използва нашият сайт и работи само след като приемете аналитичните бисквитки (вижте “Бисквитки” по-горе). Политика за поверителност на Google (отваря се в нов раздел)
• Вход с Google или Apple — ако изберете да влизате по този начин, Google или Apple ни съобщават името Ви, имейл адреса Ви (или адрес за препращане на Apple) и идентификатор на акаунта. Когато изтриете акаунта си, уведомяваме Apple да оттегли входа.
• Stripe като самостоятелен администратор — Stripe използва част от платежната информация и за собствените си задължения за предотвратяване на измами, правни и регулаторни задължения, за които решава сам, а не по наши указания. Политиката му за поверителност обяснява това.
• Apple и Google — ако разрешите известия в нашите мобилни приложения, съобщенията за резервации се доставят чрез Apple Push Notification service или Firebase Cloud Messaging. Те получават съобщението и адреса на устройството, а не данните на акаунта Ви.
• Google Календар и Microsoft Outlook — ако някой, който работи в даден Бизнес, свърже собствения си календар, четем само кога е зает (начален и краен час), никога съдържанието на събитията, за да не могат клиентите да го запазват в тези часове. Връзката може да бъде прекъсната по всяко време, от таблото или от акаунта в Google или Microsoft, и тогава изтриваме запазените заети часове.
• Рецепционист с ИИ, избран от Бизнеса — Бизнесът може да свърже рецепционист с ИИ на трета страна, който да информира обаждащите се за услугите, цените и свободните часове и да им запазва часове. Тази услуга се избира от Бизнеса и работи за Бизнеса; тя вижда само необходимото, за да отговори и да направи резервацията, и Бизнесът отговаря за нея.
• Бизнесът, при когото резервирате — в това е целият смисъл на една резервация. Вижте “Администратор & обработващ” по-горе.

Ще споделим данни с някой друг само ако законът го изисква (например съдебно решение) или ако Вие ни помолите.

7. Международни трансфери

Нашите сървъри се намират в Обединеното кралство. Някои от изброените по-горе дружества обработват данни извън Обединеното кралство, главно в Съединените щати (Stripe, Google, Apple и Microsoft). В такъв случай трансферът е обезпечен с гаранции, признати съгласно UK GDPR: разширението за Обединеното кралство на EU-US Data Privacy Framework, когато дружеството е сертифицирано по него, а в противен случай — International Data Transfer Agreement на ICO или неговото Допълнение (Addendum) към стандартните договорни клаузи на ЕС. Пишете ни по имейл, за да получите копие от приложимата гаранция. Рецепционист с ИИ, свързан от Бизнес, обработва необходимите му данни за резервации там, където работи съответната услуга; Бизнесът я избира, затова попитайте Бизнеса къде отиват данните Ви.

8. Колко дълго пазим данните

• Данни за бизнес акаунта & абонамента — докато акаунтът Ви е активен, след това 30 дни, през които можете да ни поискате копие от данните си, а после се изтриват, с изключение на фактурите и документите за плащания, които пазим 6 години от края на финансовата година, за която се отнасят, както изисква данъчното право на Обединеното кралство.
• Отзиви — докато Бизнесът поддържа акаунта си, освен ако отзивът не бъде премахнат по искане на Клиента или от нас съгласно нашите Условия, например след проверка на сигнал. Закриването на клиентския Ви акаунт не премахва отзивите Ви; помолете ни за това.
• Данни за резервациите на Клиенти — пазят се по указание на Бизнеса, обикновено докато акаунтът му е активен или докато е необходимо за решаване на спор или изпълнение на законово задължение. Ако помолите Бизнес да изтрие данните Ви и той вече няма основание да ги пази, ще извършим това изтриване от негово име.
• Бисквитки — както е посочено в таблицата по-горе.
• Заявки за демонстрация — ако поискате демонстрация и не се регистрирате, изтриваме имейла, мобилния номер и името на бизнеса Ви 12 месеца след последното Ви посещение. Ако се отпишете, пазим само кодирано (хеширано) копие на адреса, за да не пишем никога повече на него.

9. Сигурност на данните

Използваме стандартни за индустрията мерки за защита на личните данни — криптирани връзки (HTTPS), хеширани чувствителни полета (паролите винаги се хешират и никога не се пазят в явен текст), контрол на достъпа, така че един Бизнес да вижда единствено собствените си данни, и редовен преглед на сигурността на платформата. Никоя система не е напълно защитена от риск, но приемаме това сериозно: ако някога възникне нарушение, ще го докладваме на ICO без ненужно забавяне и, когато е възможно, в рамките на 72 часа, и ще Ви уведомим пряко, без ненужно забавяне, ако е вероятно то да създаде висок риск за Вас.

10. Данни на деца

Appoint Me не е насочена към деца. Трябва да сте навършили 13 години, за да създадете клиентски акаунт, а ако сте под 18 години, моля, използвайте Appoint Me само със съгласието на родител или настойник. Разбира се, един Бизнес може да предоставя услуги на деца — например детска подстрижка — но в такъв случай възрастният, който прави резервацията, дава на Бизнеса своите собствени данни за контакт, а не тези на детето.

11. Вашите права

По UK GDPR имате право:

• да знаете какви данни за Вас съхраняваме ние (или, за данните от резервации — съответният Бизнес) и да получите копие от тях — достъп;
• да поискате коригиране на неточни данни — коригиране;
• да поискате данните Ви да бъдат изтрити, когато няма основателна причина да ги пазим — изтриване;
• да поискате ограничаване на определено обработване или да възразите срещу него, включително срещу всяко, основано на легитимни интереси — ограничаване и възражение;
• да получите данните си в преносим формат или те да бъдат изпратени директно на друг доставчик — преносимост;
• да оттеглите съгласието си по всяко време, когато се позоваваме на него.

За да упражните някое от тези права за собствения си бизнес акаунт в Appoint Me или за клиентския си акаунт в Appoint Me (входа, с който управлявате резервации при всеки Бизнес в Appoint Me), свържете се директно с нас (по-долу) — за двата администратор сме ние. За конкретна резервация, направена при Бизнес, бихме предложили първо да попитате него — той е администраторът на данните за тази резервация и обикновено може да действа най-бързо — но сте добре дошли да се обърнете и към нас и ние ще помогнем във всеки случай.

12. Нашите мобилни приложения

Appoint Me и Appoint Me Business, нашите приложения за iPhone, iPad и Android, показват същата Услуга като уебсайта и всичко в тази политика важи и за тях. Те добавят само следното.

• Диагностика — когато приложението се срине, дадена страница се зарежда бавно или не се зарежда или се отвори екран, приложението ни изпраща кратък отчет: какво се е случило, на коя страница (никога какво е било въведено или показано на нея), версията на приложението и на системата, модела на телефона и случайно число, създадено на телефона при инсталирането на приложението. Отчетът не се свързва с акаунта Ви и не се използва, за да Ви идентифицира, а го пазим 30 дни, за да откриваме и отстраняваме грешки.
• Съхранявано на телефона Ви — страниците и снимките, които отваряте, както и предстоящите Ви часове за уиджетите, заключения екран и офлайн екрана, за да се виждат и без сигнал. Те се премахват, когато излезете от акаунта си (следващия път, когато телефонът има сигнал), както и когато изтриете приложението. Нищо от това не се копира в резервни копия в облака: нито в iCloud на iPhone и iPad, нито в резервното копие на Google на Android.
• Известия — ако ги разрешите, телефонът дава на приложението адрес, на който да Ви изпращаме съобщения за резервации; пазим го, докато не излезете от акаунта си.
• Без проследяване — приложенията не съдържат рекламен код и не Ви следят в приложения или уебсайтове на други компании. Данните за използването идват от собствения ни анализ, без бисквитки.

За да изтриете акаунта си в Appoint Me, вижте Изтриване на акаунта.

13. Промени в тази политика

Може да актуализираме тази политика с промените в Услугата или в законодателството. В сила е винаги версията, публикувана на този адрес, с датата в горната ѝ част; за съществените промени ще уведомяваме в Услугата.

14. Контакт и жалби

Пишете на support@appointme.com или на адрес GK Tools Ltd, 483 Green Lanes, London, N13 4BS. Ако не сте доволни от начина, по който сме обработили данните Ви, можете да подадете жалба до нас на същия адрес. Ще потвърдим получаването на жалбата Ви в рамките на 30 дни, ще я разгледаме без ненужно забавяне, ще Ви държим в течение и ще Ви съобщим какво сме решили и защо. Можете също по всяко време да подадете жалба до Information Commissioner's Office на Обединеното кралство, включително ако не сте доволни от нашия отговор: ico.org.uk/make-a-complaint (отваря се в нов раздел).