1. Kim jesteśmy
Appoint Me prowadzi GK Tools Ltd, spółka zarejestrowana w Anglii i Walii, numer spółki 16434833, siedziba: 483 Green Lanes, London, N13 4BS. Jesteśmy zarejestrowani w brytyjskim Information Commissioner's Office pod numerem ZB899192 (otwiera się w nowej karcie). Ta polityka obejmuje aplikację rezerwacyjną Appoint Me w tej domenie — strony rezerwacji, konta klientów i panel administracyjny firm.
2. Administrator i podmiot przetwarzający — dwie różne role
To najważniejsza część, więc przedstawiamy ją wprost.
Appoint Me jest platformą: firmy („Firmy”) rejestrują się, aby przyjmować rezerwacje od własnych klientów („Klientów”). To znaczy, że dane osobowe przepływają przez nas na dwa całkiem różne sposoby.
Kiedy rezerwujesz wizytę, kupujesz kartę podarunkową albo wpłacasz zaliczkę u Firmy, to ta Firma decyduje, jakie dane od Ciebie zbiera i po co — na gruncie brytyjskiego RODO jest ona administratorem danych Twojej rezerwacji. GK Tools Ltd (działająca jako Appoint Me) jest jej podmiotem przetwarzającym: przechowujemy i obsługujemy te dane na polecenie Firmy, zgodnie z naszym Załącznikiem o przetwarzaniu danych, wyłącznie po to, by działało oprogramowanie rezerwacyjne. Nie decydujemy, jak Firma wykorzystuje Twoje dane, i nie używamy ich do własnych celów — na przykład nigdy nie wykorzystujemy Twojej historii rezerwacji, żeby reklamować Ci inne firmy.
Jeśli chcesz skorzystać z prawa do danych dotyczących rezerwacji — zobaczyć je, poprawić, usunąć — najszybciej będzie poprosić bezpośrednio Firmę, bo to ona może zadziałać od ręki. Możesz oczywiście napisać też do nas, a my pomożemy, w razie potrzeby przekazując Twoje żądanie Firmie.
We wszystkim pozostałym — dane konta właściciela lub pracownika Firmy, rozliczenia abonamentu oraz osoby odwiedzające nasze strony marketingowe — administratorem danych jest GK Tools Ltd. W tym zakresie ta polityka działa jak każda zwykła polityka prywatności: to my odpowiadamy za te dane i możesz zwrócić się z każdym żądaniem wprost do nas.
3. Jakie dane zbieramy
Jeśli jesteś Firmą (właściciel lub pracownik)
- Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i hasło (przechowywane jako solony skrót — nigdy nie zapisujemy go otwartym tekstem);
- Dane firmy — nazwa, adres, lista usług, godziny otwarcia, pracownicy, lokalizacje;
- Dane abonamentowe i rozliczeniowe — dane karty lub rachunku bankowego obsługuje i przechowuje Stripe; my przechowujemy tylko to, co potrzebne do prowadzenia abonamentu (plan, historia rozliczeń, status płatności);
- Preferencje języka i motywu graficznego;
- Informacje o poleceniu — jeśli inna firma poleciła Ci Appoint Me, zapisujemy, która to była, a jeśli założysz konto, przekazujemy tej firmie nazwę Twojej firmy, abyśmy mogli przyznać Wam obu ewentualną nagrodę za polecenie. Robimy to jako uczciwą i oczekiwaną część programu poleceń, a Ty możesz poprosić, abyśmy tego nie robili.
Jeśli jesteś Klientem rezerwującym u Firmy
- Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu;
- Szczegóły rezerwacji — usługa, data i godzina, pracownik, dodane przez Ciebie uwagi oraz Twoja historia rezerwacji u tej Firmy;
- Jeśli zakładasz konto klienta Appoint Me (aby zarządzać rezerwacjami u każdej Firmy korzystającej z Appoint Me), Twoje dane logowania i dane konta;
- Płatności za zaliczkę lub kartę podarunkową — widzimy, że płatność została wykonana, w jakiej kwocie i której rezerwacji lub karty podarunkowej dotyczyła. Dane Twojej karty trafiają do Stripe, nigdy do nas;
- Jeśli po wizycie wystawisz Firmie opinię: Twoja ocena, treść opinii, dodane przez Ciebie zdjęcia i ewentualny link do filmu. Opinie są wyświetlane publicznie na stronie rezerwacji tej Firmy, pod imieniem, którym je podpisujesz. Zasady dotyczące opinii znajdziesz w naszym Regulaminie.
- Oferty i nowości od Firmy: podczas rezerwacji Firma może zapytać, czy może wysyłać Ci oferty i nowości e-mailem albo przez WhatsApp lub SMS. Pola nigdy nie są zaznaczone za Ciebie. Jeśli się zgodzisz, zapisujemy Twoją decyzję dla tej Firmy wraz z dokładną treścią, którą Ci pokazano, jej językiem, datą i godziną oraz użytym adresem IP i przeglądarką, aby Firma mogła wykazać Twoją zgodę. Przechowujemy ten zapis przez sześć lat od Twojej ostatniej decyzji. Możesz zmienić zdanie w dowolnej chwili na swoim koncie Appoint Me lub przez link w e-mailach dotyczących rezerwacji; nie wpływa to na potwierdzenia ani przypomnienia o wizytach. Firma w Wielkiej Brytanii może zamiast tego stosować dla e-maili tzw. „soft opt-in”: pole e-mail pyta wtedy, czy nie chcesz otrzymywać jej ofert i nowości e-mailem. Jeśli go nie zaznaczysz, ta Firma może wysyłać Ci e-maile o usługach podobnych do zarezerwowanych, dopóki nie odmówisz; każdy taki e-mail pozwala się wypisać, a Twój wybór zapisujemy w ten sam sposób.
Automatycznie, od każdego, kto korzysta z Usługi
- Adres IP — używany, by przy pierwszej wizycie zaproponować walutę i język, oraz do celów bezpieczeństwa, przeciwdziałania oszustwom i limitowania zapytań;
- Standardowe informacje o urządzeniu i przeglądarce przesyłane przy każdym zapytaniu (na przykład user agent przeglądarki);
- Pliki cookie i pamięć lokalna — zobacz kolejną sekcję.
Jeśli prosisz o demo
- Twój adres e-mail lub numer komórki – to, co nam podasz – oraz nazwę Twojej firmy, jeśli ją dodasz;
- które demo otwierasz, w jakim języku, z której strony do niego trafiasz oraz kraj, który szacujemy na podstawie Twojego adresu IP;
- czy wracasz przez wysłany przez nas link i czy później się rejestrujesz;
- które części demo oglądasz i kiedy wracasz, abyśmy wiedzieli, jakie e-maile o konfiguracji Ci wysłać; używamy tego wyłącznie do porządkowania próśb o demo i nigdy nie decyduje to automatycznie o niczym, co Cię dotyczy;
- nieodwracalnie zaszyfrowaną (zahaszowaną) postać Twojego adresu IP, używaną wyłącznie do zapobiegania nadużyciom formularza.
5. Jak wykorzystujemy Twoje dane
Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie wtedy, gdy mamy do tego podstawę prawną:
- Umowa — aby założyć Twoje konto, przyjąć rezerwację, obsłużyć abonament lub zaliczkę i ogólnie świadczyć Usługę, o którą prosisz.
- Prawnie uzasadnione interesy — aby zapewnić bezpieczeństwo Usługi (limity zapytań, ochrona przed botami, przeciwdziałanie oszustwom), aby wiedzieć, skąd biorą się rezerwacje (linki śledzące), aby prowadzić nasz program poleceń i aby ulepszać produkt — zawsze z uwzględnieniem Twoich praw, a Ty możesz wnieść sprzeciw (zobacz “Twoje prawa”).
- Obowiązek prawny — aby przechowywać dokumentację finansową (faktury, płatności abonamentowe) tak długo, jak wymaga tego brytyjskie prawo podatkowe.
- Zgoda — tam, gdzie o nią wprost prosimy. Jeśli prosisz o demo, nowości i oferty Appoint Me wysyłamy tylko wtedy, gdy samodzielnie zaznaczysz to pole, a zgodę możesz wycofać w każdej chwili jednym kliknięciem. Link do demo i krótki poradnik na start (4 maile w ciągu 2 tygodni) wysyłamy, ponieważ prosisz o demo, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes; przestajemy, gdy tylko się wypiszesz.
7. Transfery międzynarodowe
Nasze serwery znajdują się w Wielkiej Brytanii. Niektóre z wymienionych wyżej firm przetwarzają dane poza Wielką Brytanią, głównie w Stanach Zjednoczonych (Stripe, Google, Apple i Microsoft). W takim przypadku przekazanie jest objęte zabezpieczeniami uznanymi przez UK GDPR: brytyjskim rozszerzeniem Ramowych zasad ochrony prywatności danych UE-USA, jeśli dana firma ma certyfikację w ich ramach, a w przeciwnym razie International Data Transfer Agreement wydaną przez ICO lub jej Addendum do standardowych klauzul umownych UE. Napisz do nas, a prześlemy kopię mającego zastosowanie zabezpieczenia. Recepcjonista AI podłączony przez Firmę przetwarza potrzebne mu dane rezerwacji tam, gdzie działa ta usługa; wybiera go Firma, więc zapytaj Firmę, dokąd trafiają Twoje dane.
8. Jak długo przechowujemy dane
- Dane konta firmowego i abonamentu — tak długo, jak Twoje konto jest aktywne, a potem przez 30 dni, w trakcie których możesz poprosić nas o kopię swoich danych; następnie są usuwane, z wyjątkiem faktur i dokumentacji płatności, które przechowujemy przez 6 lat od końca roku obrotowego, którego dotyczą, zgodnie z wymogami brytyjskiego prawa podatkowego.
- Opinie — tak długo, jak Firma ma konto, chyba że opinia zostanie usunięta na prośbę Klienta lub przez nas na podstawie Regulaminu, na przykład po sprawdzeniu zgłoszenia. Zamknięcie konta klienta nie usuwa Twoich opinii; poproś nas o to.
- Dane rezerwacji Klientów — przechowywane na polecenie Firmy, zwykle tak długo, jak jej konto jest aktywne, albo tak długo, jak potrzeba do rozstrzygnięcia sporu lub wypełnienia obowiązku prawnego. Jeśli poprosisz Firmę o usunięcie swoich danych, a ona nie ma już powodu, by je przechowywać, przeprowadzimy to usunięcie w jej imieniu.
- Pliki cookie — zgodnie z tabelą powyżej.
- Prośby o demo — jeśli prosisz o demo i nie zakładasz konta, usuwamy Twój e-mail, numer komórki i nazwę firmy 12 miesięcy po Twojej ostatniej wizycie. Jeśli się wypiszesz, zachowujemy tylko zahaszowaną kopię adresu, żeby nigdy więcej na niego nie pisać.
9. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy branżowe standardy ochrony danych osobowych — szyfrowane połączenia (HTTPS), haszowanie wrażliwych pól (hasła są zawsze haszowane, nigdy nie są przechowywane otwartym tekstem), kontrolę dostępu, dzięki której Firma widzi wyłącznie własne dane, oraz regularne przeglądy bezpieczeństwa platformy. Żaden system nie jest całkowicie odporny na ryzyko, ale traktujemy to poważnie: jeśli kiedykolwiek dojdzie do naruszenia, zgłosimy je do ICO bez zbędnej zwłoki i w miarę możliwości w ciągu 72 godzin, a jeśli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla Ciebie, bez zbędnej zwłoki poinformujemy Cię o tym bezpośrednio.
10. Dane dzieci
Appoint Me nie jest kierowane do dzieci. Aby założyć konto klienta, musisz mieć ukończone 13 lat, a jeśli masz mniej niż 18 lat, korzystaj z Appoint Me wyłącznie za zgodą rodzica lub opiekuna. Firma może oczywiście świadczyć usługi dzieciom — na przykład strzyżenie dziecka — ale wtedy to dorosły dokonujący rezerwacji podaje Firmie własne dane kontaktowe, a nie dane dziecka.
11. Twoje prawa
Na gruncie brytyjskiego RODO masz prawo:
- wiedzieć, jakie dane o Tobie posiadamy my (a w przypadku danych rezerwacyjnych — właściwa Firma), i otrzymać ich kopię — dostęp;
- żądać poprawienia nieprawidłowych danych — sprostowanie;
- żądać usunięcia swoich danych, jeśli nie mamy uzasadnionego powodu, by je przechowywać — usunięcie;
- żądać ograniczenia przetwarzania lub wnieść wobec niego sprzeciw, w tym wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach — ograniczenie i sprzeciw;
- otrzymać swoje dane w formacie nadającym się do przenoszenia albo żądać przesłania ich wprost innemu dostawcy — przenoszenie danych;
- wycofać zgodę w dowolnym momencie tam, gdzie się na niej opieramy.
Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw wobec własnego konta firmowego Appoint Me albo swojego konta klienta Appoint Me (logowania, którym zarządzasz rezerwacjami u każdej Firmy w Appoint Me), skontaktuj się bezpośrednio z nami (poniżej) — dla obu jesteśmy administratorem. W sprawie konkretnej rezerwacji u Firmy sugerujemy najpierw zwrócić się do niej — to ona jest administratorem tych danych i zwykle zadziała najszybciej — ale możesz też przyjść z tym do nas, a my i tak pomożemy.
12. Nasze aplikacje mobilne
Appoint Me i Appoint Me Business, nasze aplikacje na iPhone'a, iPada i Androida, pokazują tę samą Usługę co strona internetowa, a wszystko, co zawiera ta polityka, dotyczy również ich. Dodają tylko to, co opisujemy poniżej.
- Diagnostyka — gdy aplikacja ulegnie awarii, strona działa wolno lub się nie wczytuje albo otwierany jest ekran, aplikacja wysyła nam krótki raport: co się stało, na której stronie (nigdy to, co na niej wpisano lub wyświetlono), wersję aplikacji i systemu, model telefonu oraz losową liczbę wygenerowaną na telefonie przy instalacji aplikacji. Raport nie jest powiązany z Twoim kontem ani używany do Twojej identyfikacji, a przechowujemy go przez 30 dni, aby wykrywać i naprawiać błędy.
- Przechowywane w telefonie — otwierane przez Ciebie strony i zdjęcia oraz nadchodzące wizyty na potrzeby widżetów, ekranu blokady i ekranu offline, aby były widoczne także bez zasięgu. Usuwa je wylogowanie (gdy telefon następnym razem złapie zasięg), a także usunięcie aplikacji. Nic z tego nie jest kopiowane do kopii zapasowych w chmurze: ani do iCloud na iPhonie i iPadzie, ani do kopii zapasowej Google na Androidzie.
- Powiadomienia — jeśli na nie zezwolisz, telefon przekazuje aplikacji adres, na który możemy wysyłać Ci wiadomości o rezerwacjach; przechowujemy go do czasu wylogowania.
- Bez śledzenia — aplikacje nie zawierają kodu reklamowego i nie śledzą Cię w aplikacjach ani na stronach innych firm. Statystyki użycia pochodzą z naszej własnej analityki, bez plików cookie.
Aby usunąć konto Appoint Me, zobacz Usuwanie konta.
13. Zmiany niniejszej polityki
Możemy aktualizować tę politykę wraz ze zmianami Usługi lub prawa. Obowiązuje zawsze wersja opublikowana pod tym adresem, z datą podaną na górze; o istotnych zmianach poinformujemy w Usłudze.
14. Kontakt i skargi
Napisz na support@appointme.com albo listownie na adres GK Tools Ltd, 483 Green Lanes, London, N13 4BS. Jeśli nie jesteś zadowolony(-a) z tego, jak postąpiliśmy z Twoimi danymi, możesz złożyć do nas skargę pod tym samym adresem. Potwierdzimy otrzymanie skargi w ciągu 30 dni, rozpatrzymy ją bez zbędnej zwłoki, będziemy Cię informować o postępach i przekażemy Ci naszą decyzję wraz z uzasadnieniem. W każdej chwili możesz też złożyć skargę do brytyjskiego Information Commissioner's Office, w tym wtedy, gdy nasza odpowiedź Cię nie zadowoli: ico.org.uk/make-a-complaint (otwiera się w nowej karcie).