Integritetspolicy

1. Vilka vi är

Appoint Me drivs av GK Tools Ltd, ett bolag registrerat i England och Wales, bolagsnummer 16434833, med säte på 483 Green Lanes, London, N13 4BS. Vi är registrerade hos brittiska Information Commissioner's Office, registreringsnummer ZB899192 (öppnas i en ny flik). Den här policyn gäller bokningsappen Appoint Me på den här domänen — bokningssidorna, kundkontona och företagens adminpanel.

2. Personuppgiftsansvarig och biträde — två olika roller

Det här avsnittet är det viktigaste, så det står här rakt på sak.

Appoint Me är en plattform: företag (”Företag”) registrerar sig för att ta emot bokningar från sina egna kunder (”Kunder”). Det betyder att personuppgifter passerar oss på två ganska olika sätt.

När du bokar en tid, köper ett presentkort eller betalar en handpenning hos ett Företag är det Företaget som bestämmer vilka uppgifter de samlar in om dig och varför — de är personuppgiftsansvariga för dina bokningsuppgifter enligt brittiska GDPR. GK Tools Ltd (som driver Appoint Me) är deras personuppgiftsbiträde: vi lagrar och hanterar uppgifterna på Företagets instruktion, enligt vårt personuppgiftsbiträdesavtal, bara för att driva bokningsprogrammet. Vi bestämmer inte hur ett Företag använder dina uppgifter, och vi använder dem inte för egna syften — vi använder till exempel aldrig din bokningshistorik för att marknadsföra andra företag till dig.

För allt annat — en företagares eller anställds egna kontouppgifter, prenumerationsfaktureringen och alla som besöker våra marknadsföringssidor — är GK Tools Ltd personuppgiftsansvarig. I det sammanhanget fungerar den här policyn som vilken vanlig integritetspolicy som helst: vi ansvarar för uppgifterna, och du kan vända dig direkt till oss med vad du än vill.

3. Uppgifter vi samlar in

Om du är ett Företag (ägare eller personal)

• Namn, e-postadress, telefonnummer och lösenord (sparat som saltad hash — vi sparar det aldrig i klartext);
• Företagsuppgifter — namn, adress, tjänstelista, öppettider, personal, platser;
• Prenumerations- och faktureringsuppgifter — Stripe hanterar och lagrar dina kort- eller bankuppgifter; vi har bara det som behövs för att sköta din prenumeration (abonnemang, faktureringshistorik, betalstatus);
• Inställningar för språk och visningstema;
• Uppgifter om värvning — om ett annat företag rekommenderade Appoint Me till dig registrerar vi vilket, och om du registrerar dig berättar vi ditt företagsnamn för det företaget, så att vi kan ge er båda en eventuell värvningsbelöning. Vi gör detta som en skälig och förväntad del av ett rekommendationsprogram, och du kan be oss att låta bli.

Om du är en Kund som bokar hos ett Företag

• Namn, e-postadress, telefonnummer;
• Bokningsuppgifter — tjänst, datum/tid, personal, eventuella noteringar du lägger till och din bokningshistorik hos det Företaget;
• Om du skapar ett Appoint Me-kundkonto (så att du kan sköta bokningar hos alla Företag som använder Appoint Me), dina inloggnings- och kontouppgifter;
• Betalningar för handpenningar eller presentkort — vi ser att en betalning har gjorts, hur mycket och för vilken bokning eller vilket presentkort. Dina kortuppgifter går till Stripe, aldrig till oss;
• Om du recenserar ett Företag efter en tid: ditt betyg, din recensionstext, eventuella foton du lägger till och en eventuell videolänk. Recensioner visas offentligt på det Företagets bokningssida, under det namn du recenserar med. Se våra villkor för reglerna om recensioner.
• Erbjudanden och nyheter från ett Företag: när du bokar kan ett Företag fråga om det får skicka erbjudanden och nyheter till dig via e-post, eller via WhatsApp eller sms. Rutorna är aldrig ifyllda åt dig. Om du säger ja sparar vi ditt val för det Företaget tillsammans med den exakta formulering du fick se, dess språk, datum och tid samt den IP-adress och webbläsare som användes, så att Företaget kan visa att du samtyckte. Vi sparar uppgiften i sex år efter ditt senaste val. Du kan när som helst ändra dig i ditt Appoint Me-konto eller via länken i dina bokningsmejl; det påverkar aldrig dina bokningsbekräftelser eller påminnelser. Ett Företag i Storbritannien kan i stället använda ”soft opt-in” för e-post: e-postrutan frågar då om du inte vill få dess erbjudanden och nyheter via e-post. Lämnar du den tom får det Företaget mejla dig om tjänster som liknar dem du bokat tills du säger nej; varje sådant mejl låter dig avregistrera dig, och vi sparar valet på samma sätt.

Automatiskt, från alla som använder Tjänsten

• IP-adress — används för att föreslå valuta och språk vid första besöket, och för säkerhet, bedrägeriskydd och frekvensgränser;
• Vanlig enhets- och webbläsarinformation som skickas med varje webbförfrågan (som din webbläsares user agent);
• Cookies och lokal lagring — se nästa avsnitt.

Om du ber om en demo

• din e-postadress eller ditt mobilnummer, det du väljer att ge oss, och ditt företagsnamn om du fyller i det;
• vilken demo du öppnade, vilket språk du läste den på, vilken sida som ledde dig dit och det land vi uppskattar utifrån din IP-adress;
• om du kom tillbaka via länken vi skickade och om du senare registrerade dig;
• vilka delar av demon du tittar på och när du kommer tillbaka, så att vi vet vilka e-postmeddelanden om att komma igång vi ska skicka. Vi använder det bara för att sortera demoförfrågningar; det avgör aldrig något om dig automatiskt;
• en oåterkalleligt krypterad (hashad) form av din IP-adress, som bara används för att stoppa missbruk av formuläret.

4. Cookies och liknande teknik

Vi håller listan ärlig och kort. Inget här bygger en profil av dig över andra webbplatser, och den enda annonstaggen är Microsoft Advertisings, som bara körs om du godkänner cookies och bara för att mäta våra egna annonser. Däremot använder vi integritetsvänlig statistik för att förstå hur Tjänsten används; se ”Statistik” nedan för exakt vad det innebär. Det här är allt Appoint Me faktiskt sätter.

Nödvändiga — utan dem fungerar inte Tjänsten

Funktionella

Statistik

Vi använder två statistikverktyg. Matomo, ett integritetsvänligt verktyg som vi driftar själva, ser ungefär hur Tjänsten används. Det är inställt utan cookies — det sätter inga cookies och kan inte identifiera dig personligen, så det körs utan att fråga om ditt samtycke. Google Analytics ger oss en fylligare bild, men körs bara efter att du aktivt har accepterat det i cookierutan; att neka eller strunta i rutan håller det avstängt, och du kan ändra dig när som helst via ”Cookieinställningar” i sidfoten. Samma samtycke gäller Microsoft Advertisings tagg, som visar oss om våra annonser på Bing leder till registreringar; den sätter sina egna cookies (_uetsid, _uetvid) först efter att du har accepterat. Separat gäller att om du kommer till oss via en av våra annonser sparas annonsens klickreferens och kampanjtaggarna i länken tillsammans med ditt besök på vår server, och de lagras med ditt företag om du registrerar dig, så att vi vet vilka annonser som ger oss kunder. Vi vidarebefordrar klickreferensen till Microsoft bara om du har accepterat cookies. Inget annat om dig skickas med den.

Att stänga av statistiken

Google Analytics och Microsoft Advertising körs bara om du accepterar dem — använd ”Cookieinställningar” i sidfoten för att ändra det när du vill. Matomo behöver inget samtycke eftersom det inte sätter några cookies, men du kan ändå stänga av det för den här webbläsaren med rutan nedan. Ditt val sparas bara på den här enheten.

Lokal lagring — bara på enheten, skickas aldrig till våra servrar

Vi sparar också dina val av färgtema, ljust eller mörkt läge, språk och valutavisning i webbläsarens lokala lagring, så att webbplatsen kommer ihåg dem till nästa besök. Lokal lagring lämnar aldrig din enhet. Den är inte en cookie i juridisk mening, och vi tar med den här för fullständighetens skull. Ditt färgtema och ditt val av ljust eller mörkt läge sparas också i cookiesen ovan, så att alla Appoint Me-sidor följer dem.

Tredjepart

När du betalar med kort på Stripes betalningssida kan Stripe sätta egna cookies där för att förhindra bedrägerier, enligt Stripes integritetspolicy (öppnas i en ny flik). När ett formulär i Tjänsten skyddas av reCAPTCHA (se “Vilka vi delar uppgifter med” nedan) kan Google sätta egna cookies för det jobbet — det regleras av Googles integritetspolicy (öppnas i en ny flik), inte av den här.

Du kan blockera eller radera cookies i webbläsarens inställningar när du vill. Blockerar du de nödvändiga slutar Tjänsten fungera som den ska — du kan då till exempel inte förbli inloggad.

5. Så använder vi dina uppgifter

Vi behandlar bara personuppgifter när vi har en laglig grund för det:

• Avtal — för att skapa ditt konto, ta emot en bokning, hantera en prenumeration eller handpenning och i övrigt leverera den Tjänst du har bett om.
• Berättigat intresse — för att hålla Tjänsten säker (frekvensgränser, robotskydd, bedrägeriskydd), för att förstå var bokningar kommer ifrån (spårningslänkar), för att driva vårt värvningsprogram och för att förbättra produkten — alltid vägt mot dina rättigheter, och du kan invända (se “Dina rättigheter”).
• Rättslig förpliktelse — för att spara ekonomiska underlag (fakturor, prenumerationsbetalningar) så länge brittisk skattelagstiftning kräver.
• Samtycke — där vi uttryckligen ber om det. Om du ber om en demo skickar vi bara nyheter och erbjudanden från Appoint Me om du själv kryssar i den rutan, och du kan när som helst återkalla samtycket med ett klick. Demolänken och den korta startguiden (4 mejl under 2 veckor) skickas eftersom du bad om demon, vilket är vårt berättigade intresse, och de upphör så snart du avslutar prenumerationen.

6. Vilka vi delar uppgifter med

Vi säljer aldrig personuppgifter. Vi delar dem bara med dem som hjälper oss att driva Tjänsten — och, för våra egna annonser, med Microsoft Advertising: om du har accepterat cookies och registrerat ditt företag efter att ha klickat på en av våra annonser skickar vi Microsoft annonsens klickreferens och tidpunkten för din registrering, så att konverteringen kan räknas (se ”Cookies” ovan). Övriga:

• Stripe — hanterar betalningar för prenumerationer med kort eller autogiro och lagrar kort- eller bankuppgifter åt oss, och tar emot handpenningar och presentkortsbetalningar med kort till Företagets eget Stripe-konto. Stripe uppfyller PCI-DSS; vi ser eller sparar aldrig hela ditt kortnummer. Stripes integritetspolicy (öppnas i en ny flik)
• GK Tools egna banksystem (“gktools-core”) — vår interna tjänst som stämmer av betalningar via stående banköverföring och vanlig banköverföring (matchar ett Företags bankbetalning mot rätt Appoint Me-prenumeration) och som slår upp en ungefärlig plats utifrån en IP-adress för att föreslå valuta och språk. Det tillhör samma bolag och är ingen extern leverantör, men vi berättar om det eftersom det behandlar betalnings- och IP-uppgifter. Handpenningar och presentkort går inte via det: de betalas med kort via Stripe, direkt till Företaget.
• Google reCAPTCHA — skyddar registrerings-, inloggnings- och bokningsformulär mot robotar och missbruk. Googles integritetspolicy (öppnas i en ny flik)
• Google Maps (adressförslag) — när ett företag skriver en adress i ett formulär i sin panel skickas det som skrivs till Google för att föreslå matchande adresser. Inget skickas förrän någon skriver i fältet, och bara adressen skickas. Googles integritetspolicy (öppnas i en ny flik)
• Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd) — skickar de mejl som Tjänsten behöver skicka (bokningsbekräftelser och påminnelser, lösenordsåterställningar, verifiering av e-post, inloggningskoder), samt demolänken och startguiden till alla som ber om en demo. Används bara för att leverera de mejlen.
• Voodoo SMS — skickar de sms som Tjänsten skickar: inloggningskoder, demolänken om du anger ett mobilnummer i stället för en e-postadress, och sms om bokade tider där ett Företag har aktiverat dem. Den får bara mobilnumret och texten.
• allhost.io — servrarna i brittiska datacenter som Appoint Me körs på.
• Google Analytics — mäter hur vår webbplats används och körs bara efter att du har accepterat statistikcookies (se “Cookies” ovan). Googles integritetspolicy (öppnas i en ny flik)
• Logga in med Google eller Apple — om du väljer att logga in på det sättet ger Google eller Apple oss ditt namn, din e-postadress (eller en vidarebefordringsadress från Apple) och en kontoidentifierare. När du raderar ditt konto ber vi Apple att återkalla inloggningen.
• Stripe som självständigt personuppgiftsansvarig — Stripe använder också vissa betalningsuppgifter för sina egna skyldigheter när det gäller bedrägeriförebyggande, lagar och regelverk, vilket Stripe själv bestämmer och inte gör på våra instruktioner. Stripes integritetspolicy förklarar detta.
• Apple och Google — om du tillåter notiser i våra mobilappar levereras bokningsmeddelanden via Apple Push Notification service eller Firebase Cloud Messaging. De får meddelandet och enhetens adress, inte dina kontouppgifter.
• Google Kalender och Microsoft Outlook — om någon som arbetar på ett Företag kopplar sin egen kalender läser vi bara när personen är upptagen (start- och sluttider), aldrig vad händelserna gäller, så att kunder inte kan boka personen då. Kopplingen kan tas bort när som helst, i instrumentpanelen eller i Google- eller Microsoft-kontot, och då raderar vi de upptagna tider vi sparat.
• En AI-receptionist som Företaget väljer — ett Företag kan ansluta en AI-receptionist från tredje part så att den kan berätta för dem som ringer om Företagets tjänster, priser och lediga tider och boka in dem. Den tjänsten väljs av Företaget och arbetar för Företaget; den ser bara det den behöver för att svara och göra bokningen, och Företaget ansvarar för den.
• Företaget du bokar hos — det är hela poängen med en bokning. Se “Personuppgiftsansvarig & biträde” ovan.

Vi delar bara uppgifter med någon annan om lagen kräver det (till exempel ett domstolsbeslut), eller om du ber oss om det.

7. Överföringar utomlands

Våra servrar finns i Storbritannien. Några av företagen ovan behandlar uppgifter utanför Storbritannien, främst i USA (Stripe, Google, Apple och Microsoft). När de gör det omfattas överföringen av skyddsåtgärder som erkänns enligt UK GDPR: den brittiska utvidgningen av EU-US Data Privacy Framework när företaget är certifierat enligt det, och annars International Data Transfer Agreement från ICO eller dess tillägg (Addendum) till standardavtalsklausulerna från EU. Mejla oss för en kopia av den skyddsåtgärd som gäller. En AI-receptionist som ett Företag ansluter behandlar de bokningsuppgifter den behöver där den tjänsten är verksam; det är Företaget som väljer den, så fråga Företaget vart dina uppgifter tar vägen.

8. Hur länge vi sparar uppgifter

• Uppgifter om företagskonto & prenumeration — så länge ditt konto är aktivt, sedan i 30 dagar efteråt, under vilka du kan be oss om en kopia av dina uppgifter, och därefter raderade, utom fakturor och betalningsunderlag, som vi sparar i 6 år från utgången av det räkenskapsår de avser, enligt brittisk skattelagstiftning.
• Recensioner — så länge Företaget har kvar sitt konto, om inte recensionen tas bort på Kundens begäran, eller av oss enligt våra villkor, till exempel efter att vi har granskat en anmälan. Om du stänger ditt kundkonto tas dina recensioner inte bort; be oss om det.
• Kunders bokningsuppgifter — sparas på Företagets instruktion, i regel så länge deras konto är aktivt, eller så länge det behövs för att lösa en tvist eller uppfylla en rättslig skyldighet. Ber du ett Företag att radera dina uppgifter och de inte längre har skäl att spara dem, genomför vi raderingen åt dem.
• Cookies — enligt tabellen ovan.
• Demoförfrågningar — om du ber om en demo och inte registrerar dig raderar vi din e-postadress, ditt mobilnummer och ditt företagsnamn 12 månader efter ditt senaste besök. Om du avslutar prenumerationen sparar vi bara en förvrängd (hashad) kopia av adressen, så att vi aldrig mejlar den igen.

9. Så håller vi uppgifter säkra

Vi använder åtgärder enligt branschstandard för att skydda personuppgifter — krypterade anslutningar (HTTPS), hashade känsliga fält (lösenord hashas alltid och sparas aldrig i klartext), behörighetsstyrning så att ett Företag bara någonsin kan se sina egna uppgifter, och regelbunden säkerhetsgenomgång av plattformen. Inget system är helt riskfritt, men vi tar det här på allvar: om en personuppgiftsincident någon gång inträffar anmäler vi den till ICO utan onödigt dröjsmål och, om möjligt, inom 72 timmar, och vi meddelar dig direkt, utan onödigt dröjsmål, om den sannolikt innebär en hög risk för dig.

10. Barns uppgifter

Appoint Me riktar sig inte till barn. Du måste vara minst 13 år för att skapa ett kundkonto, och är du under 18 ber vi dig att bara använda Appoint Me med en förälders eller vårdnadshavares medgivande. Ett Företag kan förstås erbjuda tjänster till barn — en barnklippning till exempel — och då är det den vuxna som gör bokningen som lämnar sina egna kontaktuppgifter till Företaget, inte barnets.

11. Dina rättigheter

Enligt brittiska GDPR har du rätt att:

• få veta vilka uppgifter vi (eller, för bokningsuppgifter, det aktuella Företaget) har om dig, och få en kopia — tillgång;
• få felaktiga uppgifter rättade — rättelse;
• be om att dina uppgifter raderas, när det inte finns någon god anledning för oss att spara dem — radering;
• be oss begränsa viss behandling eller invända mot den, inklusive allt som vilar på berättigat intresse — begränsning och invändning;
• få dina uppgifter i ett portabelt format, eller få dem skickade direkt till en annan leverantör — dataportabilitet;
• ta tillbaka ditt samtycke när som helst, där vi stödjer oss på det.

Vill du utöva någon av rättigheterna för ditt eget Appoint Me-företagskonto, eller för ditt Appoint Me-kundkonto (inloggningen du använder för att sköta bokningar hos alla Företag på Appoint Me), kontakta oss direkt (nedan) — vi är personuppgiftsansvariga för båda. Gäller det en specifik bokning hos ett Företag föreslår vi att du frågar dem först — de är personuppgiftsansvariga för de bokningsuppgifterna och kan oftast agera snabbast — men du är välkommen att vända dig till oss, så hjälper vi till ändå.

12. Våra mobilappar

Appoint Me och Appoint Me Business, våra appar för iPhone, iPad och Android, visar samma Tjänst som webbplatsen, och allt i den här policyn gäller även dem. De tillför bara följande.

• Diagnostik — när appen kraschar, en sida är långsam eller inte laddas, eller en skärm öppnas, skickar appen en kort rapport till oss: vad som hände, på vilken sida (aldrig vad som skrevs eller visades där), app- och systemversion, telefonmodell och ett slumpmässigt nummer som skapades på telefonen när appen installerades. Rapporten kopplas inte till ditt konto och används inte för att identifiera dig, och vi sparar den i 30 dagar för att hitta och rätta fel.
• Sparat på din telefon — sidorna och bilderna du öppnar, och dina kommande tider för widgetarna, låsskärmen och offlineskärmen, så att de syns även utan täckning. De tas bort när du loggar ut (nästa gång telefonen har täckning) och när du raderar appen. Inget av det kopieras till säkerhetskopior i molnet: inte till iCloud på iPhone och iPad, och inte till Googles säkerhetskopiering på Android.
• Notiser — om du tillåter dem ger telefonen appen en adress för att skicka bokningsmeddelanden till dig, som vi sparar tills du loggar ut.
• Ingen spårning — apparna innehåller ingen annonskod och följer dig inte i andra företags appar eller på deras webbplatser. Användningssiffror kommer från vår egen statistik, utan cookies.

Om du vill radera ditt Appoint Me-konto, se Radera ditt konto.

13. Ändringar av den här policyn

Vi kan uppdatera policyn när Tjänsten eller lagen förändras. Den version som gäller är alltid den som är publicerad på den här adressen, daterad högst upp; väsentliga ändringar flaggas i Tjänsten.

14. Kontakt och klagomål

Mejla support@appointme.com eller skriv till GK Tools Ltd, 483 Green Lanes, London, N13 4BS. Är du missnöjd med hur vi har hanterat dina uppgifter kan du klaga till oss på samma adress. Vi bekräftar ditt klagomål inom 30 dagar, utreder det utan onödigt dröjsmål, håller dig informerad och berättar vad vi har beslutat och varför. Du kan också när som helst klaga till brittiska Information Commissioner's Office, även om du inte är nöjd med vårt svar: ico.org.uk/make-a-complaint (öppnas i en ny flik).