1. Wer wir sind
Appoint Me wird von der GK Tools Ltd betrieben, einer in England und Wales eingetragenen Gesellschaft, Handelsregisternummer 16434833, Sitz 483 Green Lanes, London, N13 4BS. Wir sind beim britischen Information Commissioner's Office registriert, Registrierungsnummer ZB899192 (öffnet in einem neuen Tab). Diese Erklärung gilt für die Buchungsanwendung Appoint Me unter dieser Domain — die Buchungsseiten, die Kundenkonten und das Admin-Panel für Unternehmen.
2. Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter — zwei verschiedene Rollen
Dieser Abschnitt ist der wichtigste, deshalb sagen wir es direkt.
Appoint Me ist eine Plattform: Unternehmen („Unternehmen“) melden sich an, um Buchungen ihrer eigenen Kundschaft („Kunden“) entgegenzunehmen. Personenbezogene Daten fließen dadurch auf zwei ganz unterschiedliche Arten durch uns hindurch.
Wenn Sie einen Termin buchen, einen Gutschein kaufen oder eine Anzahlung an ein Unternehmen leisten, entscheidet dieses Unternehmen, welche Daten es von Ihnen erhebt und wozu — es ist nach der UK-DSGVO der Verantwortliche für Ihre Buchungsdaten. GK Tools Ltd (Handelsname Appoint Me) ist sein Auftragsverarbeiter: Wir speichern und verarbeiten diese Daten nach den Weisungen des Unternehmens auf Grundlage unseres Zusatzes zur Auftragsverarbeitung, allein um die Buchungssoftware zu betreiben. Wir entscheiden nicht, wie ein Unternehmen Ihre Daten nutzt, und wir nutzen sie nicht für eigene Zwecke — wir verwenden Ihre Buchungshistorie zum Beispiel nie, um Ihnen andere Unternehmen zu bewerben.
Wenn Sie zu einer Buchung ein Datenschutzrecht ausüben möchten — Auskunft, Berichtigung, Löschung —, fragen Sie am schnellsten direkt beim Unternehmen, denn es kann am ehesten sofort handeln. Sie können sich gern auch an uns wenden; wir helfen und leiten Ihre Anfrage bei Bedarf an das Unternehmen weiter.
Für alles Übrige — die Kontodaten von Inhaberinnen, Inhabern und Mitarbeitenden eines Unternehmens, die Abrechnung des Abonnements und alle, die unsere Marketingseiten besuchen — ist GK Tools Ltd der Verantwortliche. In diesem Zusammenhang funktioniert diese Erklärung wie jede übliche Datenschutzerklärung: Wir sind für diese Daten verantwortlich, und Sie können mit jedem Anliegen direkt zu uns kommen.
3. Welche Daten wir erheben
Wenn Sie ein Unternehmen sind (Inhaberin, Inhaber oder Mitarbeitende)
- Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Passwort (gespeichert als gesalzener Hash — nie im Klartext);
- Angaben zum Unternehmen — Name, Adresse, Leistungsliste, Öffnungszeiten, Team, Standorte;
- Abonnement- und Abrechnungsdaten — Stripe verarbeitet und speichert Ihre Karten- oder Bankdaten; wir halten nur das vor, was zur Verwaltung Ihres Abonnements nötig ist (Tarif, Abrechnungshistorie, Zahlungsstatus);
- Einstellungen zu Sprache und Farbschema;
- Empfehlungsdaten — hat ein anderes Unternehmen Ihnen Appoint Me empfohlen, speichern wir, welches, und teilen diesem Unternehmen den Namen Ihres Unternehmens mit, wenn Sie sich registrieren, damit wir Ihnen beiden eine etwaige Empfehlungsprämie gewähren können. Das tun wir als fairen und erwartbaren Teil eines Empfehlungsprogramms, und Sie können uns bitten, es zu unterlassen.
Wenn Sie als Kundin oder Kunde bei einem Unternehmen buchen
- Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer;
- Buchungsdaten — Leistung, Datum und Uhrzeit, Mitarbeitende, Ihre Notizen und Ihre Buchungshistorie bei diesem Unternehmen;
- Wenn Sie ein Appoint Me-Kundenkonto anlegen (um Buchungen bei allen Unternehmen zu verwalten, die Appoint Me nutzen), Ihre Login- und Kontodaten;
- Zahlungen für Anzahlungen oder Gutscheine — wir sehen, dass eine Zahlung erfolgt ist, in welcher Höhe und für welche Buchung oder welchen Gutschein. Ihre Kartendaten gehen an Stripe, nie an uns;
- Wenn Sie ein Unternehmen nach einem Termin bewerten: Ihre Sternebewertung, Ihren Bewertungstext, Fotos, die Sie hinzufügen, und einen etwaigen Videolink. Bewertungen werden öffentlich auf der Buchungsseite dieses Unternehmens angezeigt, mit dem Namen, unter dem Sie bewerten. Die Regeln für Bewertungen finden Sie in unseren Bedingungen.
- Angebote und Neuigkeiten eines Unternehmens: Bei der Buchung kann ein Unternehmen fragen, ob es Ihnen Angebote und Neuigkeiten per E-Mail oder per WhatsApp oder SMS senden darf. Die Kästchen sind nie für Sie angekreuzt. Wenn Sie zustimmen, speichern wir Ihre Entscheidung für dieses Unternehmen zusammen mit dem genauen Wortlaut, der Ihnen angezeigt wurde, seiner Sprache, Datum und Uhrzeit sowie der verwendeten IP-Adresse und dem Browser, damit das Unternehmen Ihre Zustimmung nachweisen kann. Wir bewahren diesen Nachweis sechs Jahre nach Ihrer letzten Entscheidung auf. Sie können Ihre Entscheidung jederzeit in Ihrem Appoint Me-Konto oder über den Link in Ihren Buchungs-E-Mails ändern; Ihre Terminbestätigungen und Erinnerungen bleiben davon unberührt. Ein Unternehmen im Vereinigten Königreich kann für E-Mails stattdessen das „Soft-Opt-in“ nutzen: Das E-Mail-Kästchen fragt dann, ob Sie keine Angebote und Neuigkeiten per E-Mail möchten. Kreuzen Sie es nicht an, darf Ihnen dieses Unternehmen E-Mails zu ähnlichen Leistungen wie den gebuchten senden, bis Sie widersprechen; jede solche E-Mail ermöglicht die Abmeldung, und wir speichern diese Wahl auf dieselbe Weise.
Automatisch, von allen, die den Dienst nutzen
- IP-Adresse — dient dazu, beim ersten Besuch Währung und Sprache vorzuschlagen, sowie der Sicherheit, der Betrugsprävention und der Ratenbegrenzung;
- Übliche Geräte- und Browserangaben, die jede Webanfrage mitsendet (etwa der User-Agent Ihres Browsers);
- Cookies und lokaler Speicher — siehe den nächsten Abschnitt.
Wenn Sie eine Demo anfordern
- Ihre E-Mail-Adresse oder Handynummer, je nachdem, was Sie uns angeben, und den Namen Ihres Betriebs, falls Sie ihn eintragen;
- welche Demo Sie geöffnet haben, in welcher Sprache, über welche Seite Sie dorthin kamen und das Land, das wir aus Ihrer IP-Adresse schätzen;
- ob Sie über den zugesandten Link zurückgekommen sind und ob Sie sich später angemeldet haben;
- welche Bereiche der Demo Sie ansehen und wann Sie zurückkehren, damit wir wissen, welche Einrichtungs-E-Mails wir Ihnen senden. Wir nutzen dies nur, um Demo-Anfragen zu ordnen; es entscheidet nie automatisch etwas über Sie;
- eine nicht umkehrbar verschlüsselte (gehashte) Form Ihrer IP-Adresse, die nur dazu dient, Missbrauch des Formulars zu verhindern.
5. Wie wir Ihre Daten nutzen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn wir dafür eine Rechtsgrundlage haben:
- Vertrag — um Ihr Konto anzulegen, eine Buchung entgegenzunehmen, ein Abonnement oder eine Anzahlung abzuwickeln und ganz allgemein den Dienst zu erbringen, um den Sie gebeten haben.
- Berechtigte Interessen — um den Dienst sicher zu halten (Ratenbegrenzung, Bot-Schutz, Betrugsprävention), um zu verstehen, woher Buchungen kommen (Tracking-Links), um unser Empfehlungsprogramm zu betreiben und um das Produkt zu verbessern — stets abgewogen gegen Ihre Rechte, und Sie können widersprechen (siehe “Ihre Rechte”).
- Rechtliche Verpflichtung — um Finanzunterlagen (Rechnungen, Abonnementzahlungen) so lange aufzubewahren, wie es das britische Steuerrecht verlangt.
- Einwilligung — wo wir ausdrücklich danach fragen. Wenn Sie eine Demo anfordern, schicken wir Ihnen Neuigkeiten und Angebote von Appoint Me nur, wenn Sie das Kästchen selbst ankreuzen; diese Einwilligung können Sie jederzeit mit einem Klick widerrufen. Den Demo-Link und die kurze Einrichtungsanleitung (4 E-Mails in 2 Wochen) senden wir, weil Sie die Demo angefordert haben, auf Grundlage unseres berechtigten Interesses; sie enden, sobald Sie sich abmelden.
7. Internationale Datenübermittlung
Unsere Server stehen im Vereinigten Königreich. Einige der oben genannten Unternehmen verarbeiten Daten außerhalb des Vereinigten Königreichs, vor allem in den Vereinigten Staaten (Stripe, Google, Apple und Microsoft). In diesen Fällen ist die Übermittlung durch Garantien abgesichert, die nach der UK GDPR anerkannt sind: die britische Erweiterung des EU-US Data Privacy Framework, wenn das Unternehmen danach zertifiziert ist, und andernfalls das International Data Transfer Agreement des ICO oder dessen Addendum zu den EU-Standardvertragsklauseln. Schreiben Sie uns, wenn Sie eine Kopie der geltenden Garantie wünschen. Eine KI-Rezeption, die ein Unternehmen verbindet, verarbeitet die Buchungsdaten, die sie braucht, dort, wo dieser Dienst tätig ist; das Unternehmen wählt sie aus, fragen Sie daher das Unternehmen, wohin Ihre Daten gehen.
8. Wie lange wir Daten speichern
- Unternehmenskonto & Abonnementdaten — solange Ihr Konto aktiv ist, danach 30 Tage lang, in denen Sie eine Kopie Ihrer Daten von uns anfordern können, dann gelöscht, mit Ausnahme von Rechnungen und Zahlungsbelegen, die wir 6 Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres aufbewahren, auf das sie sich beziehen, wie es das britische Steuerrecht verlangt.
- Bewertungen — solange das Unternehmen sein Konto behält, es sei denn, die Bewertung wird auf Wunsch des Kunden entfernt oder von uns nach unseren Bedingungen, zum Beispiel nach der Prüfung einer Meldung. Wenn Sie Ihr Kundenkonto schließen, werden Ihre Bewertungen nicht entfernt; bitten Sie uns darum.
- Buchungsdaten von Kundinnen und Kunden — aufbewahrt nach Weisung des Unternehmens, in der Regel solange dessen Konto aktiv ist oder solange es nötig ist, um eine Streitigkeit zu klären oder eine rechtliche Pflicht zu erfüllen. Wenn Sie ein Unternehmen bitten, Ihre Daten zu löschen, und es keinen Grund mehr hat, sie zu behalten, führen wir die Löschung in seinem Auftrag aus.
- Cookies — wie in der Tabelle oben aufgeführt.
- Demo-Anfragen — wenn Sie eine Demo anfordern und sich nicht registrieren, löschen wir Ihre E-Mail-Adresse, Handynummer und den Namen Ihres Unternehmens 12 Monate nach Ihrem letzten Besuch. Wenn Sie sich abmelden, behalten wir nur eine verschlüsselte (gehashte) Kopie der Adresse, damit wir ihr nie wieder schreiben.
9. Wie wir Daten schützen
Wir schützen personenbezogene Daten mit branchenüblichen Maßnahmen — verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), gehashte sensible Felder (Passwörter werden immer gehasht und nie im Klartext gespeichert), Zugriffskontrollen, damit ein Unternehmen immer nur seine eigenen Daten sieht, und regelmäßige Sicherheitsprüfungen der Plattform. Kein System ist völlig risikofrei, aber wir nehmen das ernst: Kommt es je zu einer Datenschutzverletzung, melden wir sie unverzüglich und, wenn möglich, innerhalb von 72 Stunden dem ICO und informieren Sie unverzüglich direkt, wenn sie voraussichtlich ein hohes Risiko für Sie mit sich bringt.
10. Daten von Kindern
Appoint Me richtet sich nicht an Kinder. Für ein Kundenkonto müssen Sie mindestens 13 Jahre alt sein, und wenn Sie unter 18 sind, nutzen Sie Appoint Me bitte nur mit dem Einverständnis eines Elternteils oder Erziehungsberechtigten. Ein Unternehmen kann natürlich Leistungen für Kinder anbieten — einen Kinderhaarschnitt zum Beispiel; in dem Fall gibt die erwachsene Person, die bucht, ihre eigenen Kontaktdaten an das Unternehmen weiter, nicht die des Kindes.
11. Ihre Rechte
Nach der UK-DSGVO haben Sie das Recht,
- zu erfahren, welche Daten wir (bei Buchungsdaten das jeweilige Unternehmen) über Sie haben, und eine Kopie davon zu erhalten — Auskunft;
- unrichtige Daten berichtigen zu lassen — Berichtigung;
- die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, wenn es keinen guten Grund gibt, sie weiter aufzubewahren — Löschung;
- die Einschränkung bestimmter Verarbeitungen zu verlangen oder ihnen zu widersprechen, auch allem, was auf berechtigten Interessen beruht — Einschränkung und Widerspruch;
- Ihre Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten oder sie direkt an einen anderen Anbieter senden zu lassen — Datenübertragbarkeit;
- eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wo wir uns auf sie stützen.
Um eines dieser Rechte für Ihr eigenes Appoint Me-Geschäftskonto oder für Ihr Appoint Me-Kundenkonto auszuüben (den Login, mit dem Sie Buchungen bei allen Unternehmen auf Appoint Me verwalten), wenden Sie sich direkt an uns (siehe unten) — für beide sind wir der Verantwortliche. Bei einer konkreten Buchung bei einem Unternehmen fragen Sie am besten zuerst dort — es ist der Verantwortliche für diese Buchungsdaten und kann meist am schnellsten handeln —, Sie können sich aber gern auch an uns wenden, wir helfen in jedem Fall.
12. Unsere Apps
Appoint Me und Appoint Me Business, unsere Apps für iPhone, iPad und Android, zeigen denselben Dienst wie die Website, und alles in dieser Erklärung gilt auch für sie. Sie bringen nur Folgendes hinzu.
- Diagnosedaten — wenn die App abstürzt, eine Seite langsam oder gar nicht lädt oder ein Bildschirm geöffnet wird, sendet uns die App einen kurzen Bericht: was passiert ist, auf welcher Seite (nie, was dort eingegeben oder angezeigt wurde), die App- und Systemversion, das Gerätemodell und eine Zufallszahl, die bei der Installation der App auf dem Gerät erzeugt wurde. Der Bericht wird nicht mit Ihrem Konto verknüpft und nicht dazu verwendet, Sie zu identifizieren; wir bewahren ihn 30 Tage lang auf, um Fehler zu finden und zu beheben.
- Auf Ihrem Gerät gespeichert — die Seiten und Fotos, die Sie öffnen, sowie Ihre anstehenden Termine für die Widgets, den Sperrbildschirm und die Offline-Ansicht, damit sie auch ohne Empfang angezeigt werden. Wenn Sie sich abmelden, werden sie entfernt (sobald das Gerät wieder Empfang hat), ebenso wenn Sie die App löschen. Nichts davon wird in Cloud-Backups kopiert: weder in iCloud auf iPhone und iPad noch in das Backup von Google auf Android.
- Mitteilungen — wenn Sie sie erlauben, gibt das Gerät der App eine Adresse, über die wir Ihnen Nachrichten zu Ihren Buchungen senden können; wir speichern sie, bis Sie sich abmelden.
- Kein Tracking — die Apps enthalten keinen Werbecode und verfolgen Sie nicht über Apps oder Websites anderer Unternehmen hinweg. Nutzungszahlen stammen aus unserer eigenen Statistik, ohne Cookies.
Wie Sie Ihr Appoint Me-Konto löschen, lesen Sie unter Konto löschen.
13. Änderungen dieser Erklärung
Wir können diese Erklärung anpassen, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt immer die unter dieser Adresse veröffentlichte Fassung mit dem Datum oben; auf wesentliche Änderungen weisen wir im Dienst hin.
14. Kontakt und Beschwerden
Schreiben Sie an support@appointme.com oder an GK Tools Ltd, 483 Green Lanes, London, N13 4BS. Wenn Sie damit unzufrieden sind, wie wir mit Ihren Daten umgegangen sind, können Sie sich unter derselben Adresse bei uns beschweren. Wir bestätigen den Eingang Ihrer Beschwerde innerhalb von 30 Tagen, gehen ihr unverzüglich nach, halten Sie auf dem Laufenden und teilen Ihnen mit, wie wir entschieden haben und warum. Sie können sich außerdem jederzeit beim britischen Information Commissioner's Office beschweren, auch wenn Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sind: ico.org.uk/make-a-complaint (öffnet in einem neuen Tab).