SMS, e-mails et rappels

Quand l’utiliser

Les e-mails fonctionnent dès le premier jour. Utilisez ces paramètres pour ajouter des SMS, des demandes d’avis et des alertes pour vous-même.

Comment le configurer

1. Les e-mails de confirmation et de rappel sont envoyés automatiquement. Le rappel part un jour avant le rendez-vous ; pour le modifier, ouvrez « Entreprise » et choisissez un moment sous « Rappels de rendez-vous », de 2 heures à 3 jours avant.
2. Ouvrez « Entreprise ». Dans « Rappels par SMS », activez « Envoyer aux clients un rappel par SMS avant leur rendez-vous ». Les SMS ne sont envoyés qu’aux numéros de mobile des pays vers lesquels nous pouvons envoyer des SMS, actuellement le Royaume-Uni. Ils ne partent jamais la nuit, et dans la limite d’un forfait mensuel ; au-delà, les clients reçoivent leur rappel par e-mail.
3. Dans « Alertes clients », laissez « M’envoyer un e-mail quand un client réserve, déplace, annule, achète une carte cadeau ou laisse un avis » activé pour être informé des réservations faites en ligne par vos clients.
4. Dans « Demandes d'avis », l’option « Demander un avis à vos clients » invite vos clients à laisser un avis après un rendez-vous terminé. Les réservations doivent pour cela être marquées comme terminées : laissez donc « Clôturer automatiquement les réservations passées » activé dans « Clôturer les rendez-vous ».
5. Pour vous souvenir de quelque chose lors de la prochaine visite d’un client, ajoutez une note dans « Clients » et cochez « Afficher cette note au prochain rendez-vous ». Elle est réservée à votre équipe et n’est pas envoyée au client.
6. Pour rappeler à vos clients qu'il est temps de réserver à nouveau une prestation, ouvrez « Prestations », modifiez la prestation et renseignez « Rappel après » sous « Rappel », en semaines ou en mois. La fonction reste désactivée tant que vous ne l'avez pas fait, et seules les visites marquées comme terminées à partir de ce moment déclenchent un rappel. « Rappels » les liste tous ; vous pouvez y choisir « Envoyer maintenant », « Reporter » ou « Annuler » pour chacun.
7. Pour utiliser un même délai pour toutes les prestations, renseignez Rappel par défaut après sous Rappel par défaut dans Entreprise. Une prestation qui a son propre délai le garde, et Pas de rappel pour cette prestation désactive le rappel pour une prestation. Comme le réglage par prestation, il n'est jamais rétroactif.

Ce que voient vos clients

Vos clients reçoivent un e-mail de confirmation avec un fichier de calendrier, et un rappel avant le rendez-vous (un jour avant, sauf si vous avez choisi un autre moment). Ils peuvent désactiver les e-mails de rappel dans leur compte. Lorsque les SMS sont activés, les clients qui laissent cochée la case de rappel par SMS reçoivent aussi un SMS au même moment, ainsi qu’un SMS si vous déplacez ou annulez leur rendez-vous. Après un rendez-vous terminé, ils peuvent être invités à laisser un avis. Pour une prestation avec rappel, ils reçoivent aussi un e-mail quand il est temps de la réserver à nouveau, et un SMS s'ils ont accepté les SMS de rendez-vous ; chaque message contient un lien pour arrêter ces rappels.

Exemples dans différents métiers

• KinésithérapeuteComptez sur l’e-mail de rappel, qui comprend le formulaire à remplir s’il ne l’a pas encore été.
• Moniteur d’auto-écoleActivez les rappels par SMS, car les élèves lisent leurs SMS plus vite que leurs e-mails.
• Toiletteur caninLaissez les demandes d’avis activées, pour que les propriétaires satisfaits soient sollicités pendant que la visite est encore récente.